Новый человек на кассе: что поменять в 1С, на ККТ и в документах

Чтобы сменить кассира в 1С, не нужно переименовывать старого пользователя. Новому кассиру заводят своего пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, дают ему права на работу с кассой, а старому снимают флажок «Вход в программу разрешён». ФИО в чеке после этого подставится само: касса печатает того, кто открыл смену и пробил чек.

Частая ошибка — исправить имя в карточке прежнего пользователя. Тогда в истории все чеки, смены и отчёты «перепишутся» на нового человека, и при недостаче уже не разобраться, кто работал на кассе в марте. Правильная замена кассира в 1С затрагивает три вещи: пользователя, смену на ККТ и подпись в кассовых документах.

1. Подготовка к замене кассира: что сделать до изменений в 1С

Сначала решите, какого «кассира» вы меняете. В 1С это слово встречается в двух разных местах:

• 🧾 Кассир на ККТ — человек, чьи ФИО и ИНН уходят в чек и в отчёт об открытии смены. Он задаётся пользователем, под которым работают с кассой.
• 📑 Кассир организации — подпись в приходных и расходных кассовых ордерах (ПКО, РКО) и в кассовой книге. Он хранится в настройках организации с датой начала.

В маленьком магазине это один человек. В офисе с бухгалтерией — часто разные. Поменять обычно нужно оба.

До изменений в программе соберите:

• 📋 ФИО нового кассира полностью и его ИНН. ИНН кассира — реквизит чека по 54-ФЗ, его передают, если он есть.
• 📋 Приказ о назначении на должность кассира и договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), если он у вас применяется.
• 📋 Дату и время передачи дел: последняя смена старого кассира и первая — нового.
• 📋 Компьютер, за которым будет работать новый кассир. От этого зависит, нужно ли настраивать оборудование.

2. Новый пользователь для кассира в 1С

Путь в типовых конфигурациях один и тот же: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Создание доступно только пользователю с административными правами.

1. Нажмите «Создать».
2. Заполните «Полное имя» в формате «Фамилия Имя Отчество». Это имя увидят в списках документов.
3. Укажите физическое лицо, если поле есть в карточке. Через него программа берёт ФИО и ИНН для чека. Если физлица в справочнике нет — создайте его, ИНН заполните в его карточке.
4. Включите флажок «Вход в программу разрешён».
5. Задайте имя для входа и пароль. Для кассы удобнее короткое имя: «Петрова», а не «Петрова Анна Сергеевна».
6. Нажмите «Записать».

Пароль кассир должен сменить при первом входе. Для этого в карточке есть флажок о смене пароля при входе, его стоит включить.

Что сделать со старым пользователем

Не удаляйте пользователя прежнего кассира. На него ссылаются кассовые смены, чеки и отчёты о продажах. Вместо удаления:

1. Откройте его карточку.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешён».
3. Если в карточке есть флажок «Недействителен» — установите его, тогда пользователь пропадёт из выбора в формах.

Так история сохранится, а войти под старым логином уже не получится.

3. Права и роли кассира: что выдать и что не давать

Права в Рознице, УТ 11 и Бухгалтерии 3.0 выдаются через группы доступа. Открываются они там же, в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав, ссылкой «Группы доступа» или прямо из карточки пользователя кнопкой «Права доступа ».

Удобнее всего не собирать права заново, а добавить нового пользователя в ту же группу доступа, где был прежний кассир. Тогда права совпадут один в один.

Чего кассиру лучше не давать:

• ❌ изменение цен и скидок — иначе он сможет пробить товар по своей цене;
• ❌ проведение документов прошлыми датами;
• ❌ доступ к администрированию и подключаемому оборудованию;
• ❌ удаление документов.

Если в группе доступа настроены ограничения по магазинам или организациям, проверьте, что нужный магазин отмечен. Иначе кассир войдёт, а РМК откроется с пустым списком касс.

4. Касса и ФИО в чеке: привязка нового кассира к ККТ

Здесь главный приём, который многие упускают. Фискальный регистратор в 1С привязан к рабочему месту, а не к пользователю. Рабочее место — это конкретный компьютер.

Отсюда два сценария:

• ✅ Новый кассир садится за тот же компьютер. Настраивать оборудование не нужно. ККТ уже подключена, кассиру достаточно войти под своим логином.
• 🔧 Новый кассир работает на другом компьютере. Оборудование подключают на этом рабочем месте: Администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование в Рознице и УТ, Администрирование → Подключаемое оборудование в Бухгалтерии. Там добавляют экземпляр фискального регистратора, ставят драйвер и выполняют «Тест устройства».

Перерегистрировать ККТ в налоговой при смене кассира не нужно. Кассир не входит в регистрационные данные кассы.

Откуда берутся ФИО и ИНН в чеке

При каждой операции 1С передаёт драйверу ККТ имя кассира и его ИНН. Источник — текущий пользователь и связанное с ним физическое лицо. Поэтому:

• если в чеке напечаталось «Администратор» — физлицо не указано или вход выполнен не под тем пользователем;
• если ИНН кассира пустой — он не заполнен в карточке физического лица;
• если в чеке старая фамилия — смену открыл прежний кассир, а новый работает в его смене под своим логином, либо карточку физлица не поменяли.

5. Передача смены и наличных: закрываем старую, открываем новую

Закон не требует закрывать смену при каждой смене кассира. В одной смене ККТ могут работать разные люди, и в каждом чеке будет свой кассир. Но для замены кассира насовсем правильнее провести чистую границу.

Порядок в день передачи:

1. Прежний кассир закрывает смену. В РМК — командой закрытия смены; ККТ печатает отчёт о закрытии смены, а 1С формирует документ «Отчёт о розничных продажах» (в Рознице и УТ) за эту смену.
2. Убедитесь, что отчёт о закрытии ушёл в ОФД. Счётчик непереданных документов на кассе должен быть нулевым.
3. Пересчитайте наличные в денежном ящике вместе с новым кассиром и сравните с остатком по 1С.
4. Оформите передачу кассы актом с подписями обоих кассиров и старшего (руководителя или бухгалтера).
5. Новый кассир входит в 1С под своим логином и открывает новую смену.

Пересчёт при смене материально ответственного лица — это инвентаризация, она обязательна (п. 27 Положения, утверждённого приказом Минфина № 34н). Унифицированные формы КМ для онлайн-касс больше не обязательны. Акт можно составить по форме, утверждённой в учётной политике, или по форме инвентаризации наличных денег.

Смена кассира посреди рабочего дня

Бывает, что кассира подменяют на пару часов: обед, болезнь, срочный отъезд. Закрывать смену ради этого не обязательно, но порядок всё равно нужен.

1. Прежний кассир снимает X-отчёт. Он покажет выручку на момент передачи и не обнулит счётчики.
2. Вдвоём пересчитывают наличные и сверяют их с суммой из X-отчёта с учётом размена на начало дня.
3. Прежний кассир выходит из 1С. Не блокирует экран, а именно завершает работу.
4. Новый кассир входит под своим логином и продолжает пробивать чеки в той же смене.

Каждый чек после этого уйдёт с ФИО нового кассира. А вот отчёт о закрытии смены напечатается с фамилией того, кто будет закрывать смену вечером. Это нормально: в отчёте о закрытии кассир — тот, кто выполнил гашение.

Если обнаружилась разница

Излишек оприходуют приходным ордером, недостачу — по результатам инвентаризации с объяснительной прежнего кассира. Делайте это до открытия новой смены: иначе расхождение ляжет на нового человека.

6. Кассир в ПКО, РКО и кассовой книге

Это «второй кассир» из первого раздела. Сам по себе он не меняется при создании пользователя.

В Бухгалтерии 3.0 подписи хранятся в карточке организации: Главное → Организации, откройте организацию и перейдите в раздел подписей ответственных лиц. Для кассира задайте нового сотрудника с датой начала, когда он фактически принял кассу.

Дата важна. Программа подставляет кассира в печатную форму по дате документа:

• ПКО и РКО до даты передачи будут печататься со старым кассиром;
• документы после неё — с новым.

Если вместо записи с датой просто заменить фамилию, перепечатанные старые ордера и кассовая книга за прошлые месяцы получат чужую подпись.

По Указанию № 3210-У кассовые операции ведёт кассир, назначенный руководителем, а при его отсутствии их может вести и сам руководитель. Поэтому назначение оформляют приказом, а дату в 1С берут из приказа.

7. Проверка: первая смена нового кассира

Пробивать «тестовый чек на 1 рубль» не нужно. Любой чек на онлайн-кассе фискальный и уходит в налоговую. Если всё же пробили — оформите чек возврата прихода на ту же сумму.

Проверяйте на настоящей работе:

1. Отчёт об открытии смены. Он печатается при открытии и содержит ФИО кассира. Если там верная фамилия — передача данных работает.
2. Первый чек покупателю. Посмотрите строки «Кассир» и ИНН кассира.
3. X-отчёт (отчёт без гашения) в середине дня. Сумма должна совпасть с продажами в РМК.
4. Список кассовых смен в 1С. Новая смена должна числиться за новым пользователем.
5. Закрытие смены вечером. Отчёт о розничных продажах формируется и проводится без ошибок.

После первого дня сверьте наличные в ящике с остатком по 1С. Совпало — замена завершена.

8. Частые ошибки при смене кассира

9. Вопросы, которые задают при замене кассира