Новый руководитель, новый сертификат: где в 1С поменять подписи

Сменить подпись в 1С можно в трёх местах, и каждое отвечает за своё. Фамилии подписантов на бланках меняются в карточке организации (Главное → Организации, раздел подписей). Картинки факсимиле загружаются там же, в блоке «Логотип и печать». Электронная подпись меняется в Администрирование → Общие настройки → Электронная подпись и шифрование, а для отчётности ещё и заявлением в 1С-Отчетности.

Типичная ситуация: в понедельник пришёл новый директор, а во вторник бухгалтер печатает акт, и там стоит прежняя фамилия. Через неделю старому руководителю отзывают КЭП, и декларация не уходит. Ниже порядок, при котором в программе не остаётся «хвостов» старой подписи.

1. Что именно меняем: пять видов подписи в 1С

Слово «подпись» в 1С означает разные вещи. Сначала определите, какую из них нужно изменить, иначе правка в одном месте не исправит другое.

Если ушёл руководитель, обычно меняются все пять. Если просто перевыпустили сертификат с тем же владельцем — только два последних.

2. Как изменить имя пользователя в профиле 1С

Имя пользователя попадает в поле «Ответственный» документов и в журнал регистрации. На печатных формах оно встречается редко, но в отчётах по ответственным видно сразу.

Порядок в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 одинаковый:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Двойным щелчком откройте карточку нужного пользователя.
3. Исправьте поле «Полное имя», это видимое имя в программе.
4. Если нужно поменять логин, исправьте «Имя для входа». Сообщите сотруднику новое имя заранее, иначе утром он не войдёт.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Пользователь не может сам переименовать себя, если у него нет административных прав. Это не ошибка, а нормальное разграничение: правку делает администратор базы.

3. Подпись руководителя и главбуха в печатных формах

Расшифровки подписей на бланках берутся из сведений об ответственных лицах организации. Они хранятся с датой: старые документы печатаются с прежним директором, новые — с новым. Поэтому новую фамилию не вписывают поверх старой, а добавляют запись с даты вступления в должность.

3.1. Замена подписанта по дате

1. Откройте Главное → Организации и карточку своей организации.
2. Разверните раздел подписей (в БП 3.0 он называется «Подписи», в ЗУП 3.1 и УТ 11 — «Ответственные лица»).
3. Выберите нового руководителя из справочника физических лиц. Если его там нет, создайте элемент прямо из поля выбора.
4. Укажите должность и дату, с которой он подписывает документы.
5. Повторите для главного бухгалтера и кассира, если они тоже сменились.
6. Запишите карточку.

Не правьте ФИО прежнего руководителя в справочнике физических лиц. Это перепишет подпись во всех старых документах при повторной печати, и архивные акты разойдутся с бумажными оригиналами.

3.2. Факсимиле: картинка подписи и печати

Картинка подписи нужна для счетов и актов, которые уходят контрагенту в PDF. Загружается она один раз на организацию:

1. В карточке организации раскройте блок «Логотип и печать».
2. Загрузите изображения: подпись руководителя, подпись главного бухгалтера, печать.
3. Посмотрите результат по ссылке предпросмотра макета счёта.

Требования к файлу, чтобы картинка легла ровно:

• 🖼️ формат PNG с прозрачным фоном, иначе белый прямоугольник закроет линию бланка;
• 📏 подпись отсканирована с разрешением 300 dpi и обрезана по краям;
• 🧹 без лишних штрихов и полей вокруг росчерка.

При печати счёта на оплату или акта в форме печати появляется флажок «Подпись и печать». Снимите его, если документ уйдёт на бумаге с живой подписью.

Сменился директор — замените и картинку. Иначе на новых счетах окажется фамилия нового руководителя и росчерк старого.

4. Электронная подпись для документооборота: добавляем новый сертификат

Новый сертификат КЭП сначала ставят на компьютер через криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP), а потом регистрируют в 1С. Пока сертификат не добавлен в программу, 1С его не предлагает при подписании.

4.1. Регистрация сертификата в 1С

1. Откройте Администрирование → Общие настройки → Электронная подпись и шифрование.
2. Перейдите по ссылке настроек электронной подписи, вкладка «Сертификаты».
3. Нажмите «Добавить» и выберите вариант «Из установленных на компьютере».
4. Отметьте новый сертификат, введите пароль к контейнеру ключа и нажмите «Добавить».
5. Программа проверит подпись: тестовые подписание и шифрование должны пройти без ошибок.

4.2. Подключение сертификата к ЭДО

Для обмена с контрагентами сертификат нужно привязать к учётной записи ЭДО. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами, перейдите к настройкам ЭДО и откройте учётную запись организации. В списке сертификатов учётной записи добавьте новый и запишите.

Старый сертификат не удаляйте сразу. Документы, подписанные им, остаются в базе, и при проверке подписи программа обращается к сертификату. Достаточно отметить его как отозванный или просто не выбирать.

4.3. Если подписывает не руководитель

С 1 сентября 2023 года сотрудник компании подписывает документы своей КЭП физлица плюс машиночитаемая доверенность (МЧД). Сама МЧД оформляется по формату ФНС и регистрируется в распределённом реестре. В 1С её загружают в учётную запись ЭДО или 1С-Отчетности вместе с сертификатом сотрудника. Без МЧД подписанный сотрудником документ контрагент или налоговая не примет.

5. Замена сертификата в 1С-Отчетности

Здесь недостаточно добавить сертификат в настройки. Спецоператор должен знать о новом ключе, иначе ФНС не расшифрует отчёт. Поэтому новый сертификат передают заявлением.

Порядок замены

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Нажмите «Настройки» и перейдите к учётной записи документооборота организации.
3. Создайте заявление на изменение параметров подключения и укажите причину: замена сертификата.
4. Выберите новый сертификат из установленных на компьютере. Если подписант новый — заполните его данные и должность.
5. Отправьте заявление и дождитесь одобрения. Обычно это от нескольких часов до одного-двух рабочих дней.
6. После одобрения программа сама обновит учётную запись. Отправьте тестовое сообщение, чтобы проверить связь с ФНС и СФР.

Если сменилось само юрлицо или ИНН, это уже не замена сертификата, а новое подключение. Отдельной учётной записи на каждое изменение не нужно: смена директора, перевыпуск КЭП, переезд в другую налоговую делаются заявлением на изменение.

Чем отличаются случаи

6. Технические проблемы при смене подписи

Большая часть сбоев после замены сертификата связана не с 1С, а с криптопровайдером и цепочкой сертификатов. В карточке сертификата в 1С есть кнопка «Проверить» — начните с неё, она показывает, на каком этапе ломается подписание.

Ещё одна частая ловушка — на компьютере два криптопровайдера сразу. КриптоПро и ViPNet CSP на одной машине конфликтуют, и 1С может выбрать не тот. В настройках электронной подписи, на вкладке «Программы», оставьте одну программу, которой реально пользуетесь.

7. Права доступа и безопасность при смене подписи

Сертификат КЭП руководителя по силе равен его собственноручной подписи. Поэтому после замены важно не только «чтобы работало», но и чтобы им не мог воспользоваться кто попало.

Что стоит настроить сразу:

• 🔒 В карточке сертификата заполните поле «Пользователь». Тогда при подписании сертификат увидит только этот пользователь 1С.
• 🚫 Не ставьте флажок запоминания пароля к ключу на общем компьютере или терминальном сервере. Иначе подписать документ сможет любой, кто сел за машину.
• 👥 Права на добавление и изменение сертификатов дайте только администратору. Обычному бухгалтеру хватает права подписывать.
• 🗝️ Токен с ключом руководителя храните у руководителя или в сейфе, а не в USB-порту сервера постоянно.
• 📋 Уволенному подписанту отзовите сертификат в удостоверяющем центре и отключите его пользователя в 1С в тот же день.

Для старых подписантов есть простое правило. Их записи в ответственных лицах и сертификаты в базе остаются как история, но доступ к подписанию закрывается. Удалять ничего не нужно.

Частые вопросы