Новый директор в 1С:ЗУП 3.1: приказ, подписи, подчинённость и права

Чтобы сменить руководителя в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, оформите кадровый документ на нового директора (Кадры → Приемы, переводы, увольнения), а затем в карточке организации (Настройка → Организации) добавьте новую запись об ответственном лице с датой вступления в должность. Старую запись не перезаписывайте: по ней программа подставляет подпись в документы прошлых периодов.

Типичная боль после смены директора: в приказах за прошлый год вдруг стоит фамилия нового руководителя, отчёт в СФР уходит с подписью уволенного, а сотрудники отдела «зависли» без начальника в графике отпусков. Ниже порядок, который этого не допускает. Он подходит для ЗУП 3.1 и для «Зарплаты и кадров государственного учреждения» с тем же интерфейсом.

Что подготовить перед сменой директора в ЗУП

Программа не знает о решении собственников. Все даты и реквизиты придут из бумаг, поэтому соберите их до того, как открывать базу.

📄 Документы-основания:

• решение единственного участника или протокол общего собрания о назначении нового руководителя и прекращении полномочий прежнего;
• дата, с которой новый директор вступает в должность (именно она пойдёт в ответственные лица);
• трудовой договор с новым руководителем: оклад, режим работы, совместительство или основное место;
• лист записи ЕГРЮЛ после регистрации изменений, если он уже получен.

👤 Данные человека:

• ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт;
• признак налогового резидентства для НДФЛ;
• работал ли он в этой организации раньше (от этого зависит тип документа).

🔐 Права в базе:

• кадровые документы проводит пользователь с правами на кадровый учёт;
• менять карточку организации и пользователей может только тот, у кого есть права администратора или настройки справочников;
• проверьте это заранее в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи: у своей учётной записи откройте группы доступа.

Приказ о назначении нового руководителя в 1С ЗУП

Кадровый документ нужен всегда: без него человек не станет сотрудником, ему не начислится зарплата, а мероприятие не попадёт в сведения о трудовой деятельности. Какой документ выбрать, зависит от ситуации.

Приём или перевод нового директора

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте нужный документ.
2. Укажите организацию, подразделение и должность «Генеральный директор» или «Директор» — так, как она называется в штатном расписании.
3. Дата приёма или перевода — день вступления в должность из решения собственников.
4. На вкладке оплаты труда задайте оклад и прочие начисления по трудовому договору.
5. Проведите документ и распечатайте приказ.

Если в программе включено ведение штатного расписания, должность директора должна быть в нём свободна. Пока прежний руководитель занимает позицию, приём на неё не пройдёт. Выход простой: сначала проведите увольнение прежнего директора, затем приём нового.

Увольнение прежнего руководителя

Создайте документ «Увольнение» в том же журнале. Последний день работы — дата прекращения полномочий по решению собственников. Основание выберите по фактической ситуации: для руководителя это может быть как общее основание по ст. 77 ТК РФ, так и специальное по ст. 278 ТК РФ (решение уполномоченного органа). Формулировку согласуйте с юристом: от неё зависит компенсация.

Как сменить руководителя организации в карточке

Это главный шаг. От ответственных лиц зависят подписи в печатных формах кадровых документов, расчётных листках, справках и регламентированных отчётах.

1. Откройте Настройка → Организации и войдите в карточку нужной организации.
2. Найдите группу полей с ответственными лицами: руководитель, главный бухгалтер, ответственный за кадры. Рядом с ними есть ссылка на историю изменений.
3. Откройте историю и добавьте новую строку. Не правьте существующую.
4. В строке укажите дату, с которой новый директор вступил в должность, самого сотрудника и его должность.
5. Запишите и закройте карточку.

Не меняйте фамилию в старой записи ответственного лица. Иначе все документы прошлых периодов при повторной печати получат подпись нового директора. Это самая частая ошибка: человек открывает карточку, видит в поле «Руководитель» прежнего директора и просто выбирает другого. Программа воспринимает это как исправление, а не как смену.

Как проверить, что история ведётся верно:

Если прежний директор внесён в базу не сотрудником, а только физическим лицом, это не мешает: в истории ответственных лиц выбирается физлицо, а должность пишется строкой.

Руководители подразделений и подчинённость сотрудников

Директор организации и руководитель подразделения — в ЗУП разные настройки. Первая влияет на подписи, вторая на то, кто согласует отпуска, кому видны заявки сотрудников и кто стоит руководителем в графиках.

Если новый директор возглавляет и подразделение

1. Откройте справочник подразделений: Настройка → Подразделения. Если в настройках кадрового учёта указано, что структура предприятия не совпадает со структурой юрлиц, работайте со справочником Настройка → Структура предприятия.
2. Откройте подразделение «Администрация», «Дирекция» или аналогичное.
3. В поле руководителя выберите нового директора и запишите элемент.

Если поменялись линейные руководители

Смена директора часто тянет цепочку: заместитель стал директором, на его место пришёл новый человек. Пройдите по всем подразделениям, где руководителем указан переведённый или уволенный сотрудник:

• 🔎 откройте список подразделений и отберите те, где руководителем стоит прежний директор или переведённый заместитель;
• 🔁 назначьте нового руководителя в каждом элементе;
• 📅 если подчинённость меняется вместе с переводом сотрудников в другое подразделение, оформите кадровые переводы теми же датами, что и смену руководителя.

Электронная подпись нового директора и 1С-Отчетность

Подпись прежнего руководителя после прекращения полномочий использовать нельзя: сертификат выдан на него как на лицо, действующее от имени организации без доверенности.

Получение КЭП руководителя

КЭП директора юрлица выдаёт удостоверяющий центр ФНС России или его доверенные лица. Новый руководитель получает её лично, после того как сведения о нём внесены в ЕГРЮЛ: до этого налоговая не выпустит сертификат с новыми данными. Порядок выдачи и состав сертификата регулирует закон № 63-ФЗ.

Пока сведения не внесены в реестр, сдавать отчёты от имени нового директора не получится. Планируйте это окно: если срок сдачи отчёта приходится на него, отчёт может подписать сотрудник с собственной КЭП и машиночитаемой доверенностью (МЧД), выданной до смены.

Настройка сертификата в программе

1. Установите новый сертификат на компьютер, где работают с отчётностью, вместе с криптопровайдером.
2. В ЗУП откройте Администрирование → Общие настройки и перейдите к настройкам электронной подписи и шифрования.
3. На вкладке сертификатов добавьте сертификат нового директора, проверьте его кнопкой проверки и сохраните.
4. Старый сертификат отметьте как недействующий, чтобы его не выбрали по ошибке.

Изменения в 1С-Отчетности

Если организация сдаёт отчёты через 1С-Отчетность, оператору нужно сообщить о новом руководителе. Делается это заявлением на изменение параметров подключения из списка заявлений 1С-Отчетности: в нём выбирают новый сертификат и указывают нового директора. После одобрения заявления программа обновит настройки документооборота с ФНС и СФР.

МЧД, выданные прежним директором

Проверьте все машиночитаемые доверенности, которые прежний руководитель выдал бухгалтеру и кадровику:

• срок действия и полномочия в каждой МЧД;
• требования вашего контролирующего органа к доверенности после смены руководителя;
• при сомнениях — перевыпустите МЧД от имени нового директора и загрузите их в программу заново.

Проверка изменений и закрытие периода после смены руководителя

Смена директора задевает сразу кадровый учёт, зарплату и отчётность. Проверку удобно сделать за один подход в день вступления в должность или сразу после него.

Сведения о трудовой деятельности

Приём, перевод и увольнение директора — кадровые мероприятия, которые попадают в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР (бывший ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд с 2023 года). Сроки:

В ЗУП сведения формируются документом о трудовой деятельности из раздела Кадры. Заполните его по проведённым приказам и проверьте, что у директора правильная должность и код по классификатору.

Расчёт зарплаты за месяц смены

• 💰 Прежнему директору при увольнении рассчитайте окончательный расчёт и компенсацию за неиспользованный отпуск: это делает документ «Увольнение» на своей вкладке начислений.
• 💰 Новому директору в месяце вступления оклад начислится пропорционально отработанным дням. Пример: оклад 150 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, директор вступил в должность с 11-го рабочего дня и отработал 11 дней. Начисление: 150 000 / 21 × 11 = 78 571,43 ₽.
• 🧾 Если новый директор — нерезидент или пришёл с другим статусом по НДФЛ, проверьте карточку физлица до начисления.

Контроль, что старые документы не изменились

1. Откройте любой приказ или расчётный листок за прошлый месяц и сформируйте печатную форму. В подписи должен стоять прежний руководитель.
2. Сформируйте документ, датированный днём вступления нового директора. В подписи — новый.
3. Если подпись «поехала» в старых документах, вернитесь в историю ответственных лиц: значит, вы исправили старую запись вместо добавления новой.

Чтобы после проверки никто не поменял закрытые месяцы случайно, установите дату запрета изменения данных. Настройка находится в разделе Администрирование среди общих настроек: включите даты запрета и задайте последний день закрытого периода.

Права доступа прежнего руководителя

Если у уволенного директора был пользователь в базе, отключите вход: в карточке пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи снимите флажок разрешения входа в программу. Удалять пользователя не нужно: под ним записана история изменений документов.

Новому директору выдайте группы доступа по реальным задачам. Чаще всего руководителю хватает просмотра кадровых данных и отчётов. Права на изменение зарплатных документов ему обычно не нужны.

Частые вопросы о смене директора в 1С