Справочник контрагентов: поиск, отборы и сверка расчётов
Содержание
Полный список контрагентов в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из раздела Справочники → группа «Покупки и продажи» → Контрагенты. Тот же справочник доступен из разделов Покупки и Продажи — в каждом есть пункт Контрагенты, он ведёт в один и тот же список.
Дальше всё зависит от задачи. Нужно просто найти одну организацию — хватит строки поиска. Нужно увидеть всех поставщиков из одного города или всех, у кого висит долг, — понадобятся отборы. Нужно свериться по деньгам — это уже не справочник, а отчёты по счетам 60 и 62. Ниже — каждый из этих сценариев по шагам, с точными путями меню для БП 3.0 и оговорками по другим конфигурациям.
Где открыть справочник и как он устроен
В 1С:Бухгалтерии 3.0 карточки всех поставщиков, покупателей и прочих контрагентов лежат в одном справочнике. Путь: Справочники → Контрагенты.
Список открывается плоским перечнем. Сверху — командная панель с кнопками Создать, Найти, Создать группу, а также полем поиска. Колонки по умолчанию: наименование, ИНН, КПП. Их набор можно изменить через меню Ещё → Изменить форму.
Если контрагентов много, включите группировку по папкам. Кнопка Создать группу заводит каталог (например, «Поставщики», «Покупатели», «Банки»), и справочник превращается в дерево. В левой части появляется панель с деревом групп — по ней быстро переходят между категориями.
Отдельно стоит знать про разницу конфигураций:
| Конфигурация | Где искать контрагентов |
|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Справочники → Контрагенты |
| ЗУП 3.1 | Выплаты → Контрагенты (для перечислений алиментов, займов и т.п.) |
| УТ 11, ERP | Отдельно Партнёры и Контрагенты в разделе НСИ |
В УТ 11 и ERP «Партнёр» и «Контрагент» — это разные справочники. Партнёр — это бизнес-субъект (сеть, холдинг, физлицо-клиент), а контрагент — конкретное юрлицо или ИП с ИНН. У одного партнёра может быть несколько контрагентов. Если вы работаете в торговой конфигурации и не находите привычный список, ищите именно Контрагенты, а не Партнёры.
Поиск конкретного контрагента
Самый быстрый способ — строка поиска над списком. Начните печатать наименование, ИНН или часть названия, и список отфильтруется на лету. Поиск идёт сразу по нескольким реквизитам, поэтому ИНН из договора можно вставить целиком — найдётся нужная запись.
Если вы не помните, как записана организация (ООО в начале или в конце, с кавычками или без), ищите по ИНН — он уникален и не зависит от написания названия. Это снимает частую проблему, когда один и тот же контрагент заведён в базе дважды с чуть разными наименованиями.
Горячая клавиша для перехода в поиск по открытому списку — Ctrl + F. Чтобы снять наложенный фильтр и вернуть полный список, нажмите крестик рядом со строкой поиска или Ctrl + Q.
Нашли дубль одного контрагента? Не удаляйте запись кнопкой — на неё уже могут ссылаться документы. Пометьте лишнюю на удаление и используйте обработку Поиск и удаление дублей (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных), она аккуратно заменит ссылки в документах на одну «правильную» карточку.
Отбор списка по нужным условиям
Когда нужен не один контрагент, а целая выборка (все поставщики, все из одного региона, все с определённым видом договора), работает механизм отборов.
Откройте меню Ещё → Настроить список (или значок настройки в правом верхнем углу списка). На вкладке «Отбор» добавьте условие — например, «ИНН», «Страна регистрации», «Входит в группу». Условий можно задать несколько, они складываются по логике «И».
Простые отборы ставятся ещё быстрее — прямо из колонки. Нажмите правой кнопкой на значение в любой колонке списка и выберите команду отбора по этому значению. Так за один клик получают, скажем, всех контрагентов с пустым КПП (признак того, что это ИП или физлицо).
Полезные отборы на практике:
- 🔎 По ИНН/КПП — быстро находит все филиалы одного юрлица (ИНН общий, КПП разные).
- 🏷️ По группе справочника — если вы разложили контрагентов по папкам.
- 📄 По договору — через связанный справочник
Договоры, когда нужен срез по условиям расчётов. - 🌍 По стране регистрации — отделяет иностранных контрагентов (важно для валютных операций и агентского НДС).
Настроенный отбор можно сохранить: в том же окне настройки есть команда сохранения варианта списка. Тогда к привычной выборке вы вернётесь одним выбором из меню вариантов, не настраивая условия заново.
Как посмотреть взаиморасчёты с контрагентом
Справочник показывает карточки, но не деньги. Чтобы увидеть, кто кому и сколько должен, нужны отчёты по счетам расчётов: 60 (с поставщиками), 62 (с покупателями), 76 (прочие).
Быстрый способ — прямо из карточки. Откройте контрагента и нажмите в карточке команду отчёта по расчётам (в командной панели карточки или в меню Ещё). Система сразу покажет обороты и остаток по этому контрагенту.
Полная картина — через оборотно-сальдовую ведомость по счёту. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Выберите счёт 60 или 62, в настройках задайте отбор по конкретному контрагенту или разверните по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Дебетовое сальдо по счёту 60 — это ваши авансы поставщику, кредитовое — ваш долг перед ним. По счёту 62 наоборот.
Задолженность одним списком. Отчёт Отчёты → Анализ субконто с видом субконто «Контрагенты» выводит остатки сразу по всем партнёрам. Так за минуту видно, кто должен вам и кому должны вы.
Акт сверки. Когда нужен документ для контрагента, а не внутренний отчёт, формируйте Покупки (или Продажи) → Акты сверки расчётов. Документ подтягивает движения по выбранному контрагенту за период и печатается в двух экземплярах — ваш и для партнёра.
Если в оборотке по контрагенту «висит» встречное сальдо (и дебет, и кредит по разным договорам), это нормально только при разных договорах. По одному договору одновременного долга в обе стороны быть не должно — ищите неверно указанный договор в документах оплаты или отгрузки.
Отдельно полезен срез по срокам долга. В ОСВ по счёту 62 настройте группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры», а в отчёте Анализ субконто добавьте отбор по периоду — так видно, кто задолжал давно, а кто в пределах обычной отсрочки. Для наглядной картины просроченной дебиторки в типовой конфигурации есть и готовый отчёт по расчётам с покупателями — ищите его в разделе Продажи среди отчётов по взаиморасчётам.
Проверка контрагента по ИНН и внешние сервисы
В карточке контрагента в 1С:Бухгалтерии встроена проверка по государственным базам. Она не требует отдельной программы — работает через интернет -поддержку.
Проверка по ЕГРЮЛ/ЕГРИП. При вводе ИНН 1С обращается к сервису ФНС и автоматически подтягивает наименование, адрес и статус организации. Если ИНН не найден или контрагент исключён из реестра, система покажет предупреждение. Эту проверку нужно один раз включить: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → настройки проверки контрагентов.
Досье контрагента. В карточке есть команда, открывающая сводку по организации: дата регистрации, руководитель, виды деятельности, признаки неблагонадёжности. Данные приходят из сервиса 1С и обновляются при наличии действующей подписки ИТС.
1СПАРК Риски. Отдельный платный сервис, который встраивается в ту же карточку и показывает индекс должной осмотрительности, арбитражные дела, залоги и прочие сигналы. Ориентировочная стоимость — несколько тысяч рублей в год за пакет проверок, точную цену уточняйте у партнёра 1С: тарифы зависят от числа проверяемых контрагентов.
Массовая проверка всего списка. Проверять контрагентов можно не только по одному. В списке контрагентов выделите несколько записей (с зажатым Ctrl или Shift) и запустите групповую проверку из меню Ещё — 1С опросит сервис ФНС сразу по всем выбранным ИНН/КПП и отметит тех, у кого реквизиты не сходятся с реестром или кто снят с учёта. Это быстрый способ раз в квартал пройтись по действующим поставщикам.
Что реально стоит проверять перед сделкой:
Проверку должной осмотрительности налоговая воспринимает всерьёз: распечатка досье или отчёта из сервиса, сохранённая на дату заключения договора, — рабочий аргумент при спорах о вычетах НДС и признании расходов.
Как увидеть все документы по контрагенту
Часто под вопросом «посмотреть контрагента » имеют в виду не карточку, а всю его историю работы с вами: отгрузки, оплаты, акты, счета-фактуры. Такой срез собирается в несколько способов.
Из карточки контрагента. В командной панели открытой карточки есть переход к документам, где он фигурирует, — команда ведёт в отфильтрованный по этому контрагенту список. Удобно, когда нужно быстро понять, был ли уже оформлен приход от поставщика.
Через журнал документов
с отбором. Откройте любой список документов (например, Покупки → Поступления (акты, накладные)), поставьте отбор по контрагенту правой кнопкой на его значении в колонке — и список свернётся до его операций. Тот же приём работает в реестре счетов-фактур и в выписках банка.
Через отчёт «Карточка счёта». Путь: Отчёты → Карточка счёта. Выберите счёт расчётов и отбор по контрагенту — отчёт построчно покажет каждый документ с датой, суммой и корреспонденцией. Это самый подробный взгляд: видно не только факт операции, но и проводку, которой она легла в учёт.
Для разовой задачи «что вообще связано с этой организацией» подойдёт команда Ещё → Связанные документы в карточке — она не отбирает по счетам, а просто перечисляет все объекты базы со ссылкой на контрагента.
История изменений карточки и журнал регистрации
Иногда вопрос не «где контрагент», а «кто и когда поменял его реквизиты» — например, внезапно изменился расчётный счёт или КПП. Это видно двумя инструментами.
История изменений (версионирование). Механизм нужно включить заранее: Администрирование → Общие настройки → История изменений, и отметить объект «Контрагенты». После этого каждая правка карточки сохраняется версией. Открыть историю конкретной карточки можно командой История изменений в меню Ещё внутри самого контрагента. Там видно список версий с датой, автором и возможностью сравнить две версии между собой — изменённые реквизиты подсвечиваются.
Версионирование пишет историю только с момента включения. Задним числом узнать, кто менял реквизиты до того, как механизм включили, не получится — поэтому для важных справочников его включают сразу при внедрении.
Журнал регистрации. Фиксирует все действия всех пользователей: вход в базу, проведение документов, изменение справочников. Открывается через главное меню (значок в левом верхнем углу) → Все функции → Стандартные → Журнал регистрации. В ряде релизов он также доступен из Администрирование → Обслуживание.
В журнале поставьте отбор по данным — укажите в качестве объекта нужного контрагента, задайте период и, при необходимости, пользователя. Журнал покажет, кто и в какую минуту открывал запись на изменение.
Разница между инструментами простая: журнал отвечает на вопрос «кто и когда трогал запись», а версионирование — «что именно в ней стало другим». Для разбора спорной правки обычно смотрят оба.
Частые вопросы
Почему один контрагент виден в списке дважды?
Контрагент есть в базе, но его не видно в списке. Куда он делся?
Как выгрузить список контрагентов в Excel?
Ещё → Вывести список. 1С предложит выбрать колонки и выведет табличный документ, который сохраняется в формат Excel через Файл → Сохранить как.Видно ли из карточки, с какими договорами и документами связан контрагент?
Ещё → Связанные документы (или анализ по ссылкам) показывает все объекты базы, где контрагент используется. Это же помогает понять, почему запись не удаляется.