Снятие остатков товаров в 1С 8.3: от пересчёта до проводок

Снять остатки в 1С 8.3 — значит сверить учётные данные с фактическим наличием и отразить расхождения. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это делает документ Инвентаризация товаров на складе в разделе Склад, а выявленные излишки и недостачу проводят документами Оприходование товаров и Списание товаров.

Снятие остатков нужно не только при годовой инвентаризации. Его запускают при смене материально ответственного лица, после кражи или порчи, перед продажей бизнеса и просто когда учёт «разошёлся» с полкой. Ниже — рабочий порядок для БП 3.0, проводки по каждому случаю и отчёты, которыми результат проверяют.

Что подготовить до пересчёта

Снятие остатков начинается не с документа, а с данных. Если в базе висят непроведённые поступления или реализации задним числом, пересчёт покажет ложные расхождения.

Проверьте перед стартом:

• 📄 все поступления и отгрузки по складу проведены, черновиков нет;
• 🏷️ по каждой номенклатуре заданы единицы измерения — пересчёт в штуках и коробках не должен «прыгать»;
• 📦 выбран конкретный склад; по нескольким складам одним документом остатки не снимают;
• 🗓️ зафиксирована дата, на которую снимаются остатки, — движения после неё в пересчёт не попадут.

Инвентаризацию оформляют приказом руководителя: состав комиссии, склад, сроки. Требование закреплено Федеральным законом № 402-ФЗ и Методическими указаниями Минфина № 49. 1С сам приказ не формирует, но печатные формы ИНВ-22 (приказ), ИНВ-3 (опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) доступны из документа инвентаризации.

Заранее решите два вопроса, которые повлияют на проводки. Первый — применяете ли вы нормы естественной убыли: если да, они должны быть закреплены в учётной политике, иначе всю недостачу спишете сверх норм. Второй — установлен ли по складу материально ответственный, с которого можно взыскать недостачу. Без договора о материальной ответственности взыскание с сотрудника оспоримо, и недостача уйдёт в прочие расходы организации.

Создаём документ инвентаризации товаров

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке документа укажите:

1. Организацию и склад, по которому снимаете остатки.
2. Дату — на неё программа подтянет учётное количество.
3. Ответственное лицо и реквизиты приказа — для печатных форм.

Дальше заполните табличную часть. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. 1С подставит всю номенклатуру с ненулевым остатком и проставит колонку Количество учётное.

Колонку Количество фактическое вы заполняете вручную по итогам пересчёта. Программа сразу считает Отклонение:

• отклонение со знаком плюс — излишек (на складе больше, чем в учёте);
• отклонение со знаком минус — недостача (на складе меньше).

Если по номенклатуре ведётся учёт по характеристикам, сериям или партиям, табличная часть заполнится в этом же разрезе — пересчитывать и вписывать факт нужно по каждой строке отдельно. Объединять серии в одну строку нельзя: списание недостачи тогда уйдёт не с той партии, и себестоимость исказится.

Документ Инвентаризация товаров на складе движений по счетам не делает — это ведомость расхождений. Чтобы остатки действительно изменились, нужно провести документы оприходования и списания.

Из проведённой инвентаризации сразу печатаются ИНВ-3 (инвентаризационная опись ) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) — кнопка Печать.

Проводим излишки и недостачу

На основании инвентаризации создаются два документа. Кнопка Создать на основании в форме инвентаризации предлагает оба.

Оприходование товаров — для излишков. Излишки принимаются к учёту по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации, как требует ФСБУ 5/2019. Статья доходов — счёт 91.01.

Списание товаров — для недостачи. Недостача сначала собирается на счёте 94, а затем списывается: в пределах норм естественной убыли — на расходы, сверх норм при наличии виновного — на расчёты с ним, без виновного — в прочие расходы.

Недостача списывается по той же стоимости, по которой товар числился в учёте. Если ведётся партионный учёт по ФИФО, 1С сам определит, с каких партий снять количество, — поэтому так важно заполнять факт по каждой партии, а не суммарно. При учёте по средней списание пройдёт по средней себестоимости на дату документа.

Если взыскиваете недостачу с сотрудника, разницу между рыночной и балансовой стоимостью учитывают отдельно — это нюанс, который 1С проводкой на 73.02 закрывает по сумме взыскания. Сумму удержания из зарплаты отражают уже в расчётной ведомости, а не в документах инвентаризации. Удерживать из зарплаты за месяц можно не больше 20% после НДФЛ — ограничение Трудового кодекса, и 1С его при расчёте учитывает.

Проводите оприходование и списание именно датой инвентаризации, а не текущей датой. Иначе остатки в учёте и на складе совпадут только на сегодня, а в промежутке между пересчётом и проведением документов отчёты будут показывать расхождение.

Налоговый учёт результатов инвентаризации

Результаты снятия остатков по-разному попадают в налог на прибыль, и 1С сам всех правил не контролирует — часть решений за бухгалтером.

Излишки включаются во внереализационные доходы по рыночной стоимости (ст. 250 НК РФ). В бухгалтерском и налоговом учёте дата и сумма дохода совпадают, поэтому на 91.01 расхождений обычно не возникает.

Недостача в пределах норм естественной убыли уменьшает налог на прибыль как материальные расходы. Но только если нормы утверждены для вашей отрасли нормативным актом — самостоятельно придуманные проценты инспекция не примет.

Недостача сверх норм без виновного признаётся в расходах лишь при документальном подтверждении отсутствия виновных лиц уполномоченным органом (ст. 265 НК РФ). Пока такого документа нет, сумма со счёта 94, списанная на 91.02, в налоговом учёте в расходы не идёт — это постоянная разница.

Ручная корректировка остатков без инвентаризации

Иногда нужно поправить остаток точечно — одна позиция ушла в минус из-за ошибки в единице измерения, или остаток надо выровнять без полной описи. Для этого есть два пути.

Корректировка через документ-первичку. Самый безопасный способ — найти и исправить документ, который исказил остаток (неверное количество в поступлении или реализации), и перепровести его. Остаток пересчитается автоматически, бухгалтерский и складской учёт останутся согласованными.

Операция, введённая вручную. Путь Операции → Операции, введённые вручную. Здесь вы задаёте проводку по счёту 41 напрямую. Способ подходит, когда расхождение только в суммовом учёте.

Для первичного заполнения базы, когда остатков в программе вообще нет, применяют не инвентаризацию, а Главное → Помощник ввода остатков. Это отдельный механизм для старта учёта, а не для корректировки действующей базы.

Вручную правьте остатки только по единичным позициям. Если расхождений много — это сигнал к полной инвентаризации, а не к ручным проводкам.

Отчёты для проверки после снятия остатков

После проведения документов остатки в учёте должны совпасть с фактом. Проверяют это стандартными отчётами.

Порядок проверки простой:

1. Сформируйте ОСВ по счёту 41 на дату после проведения оприходования и списания.
2. Сравните количество с ведомостью по товарам на складах — цифры должны совпадать.
3. Если по позиции остался минус, значит пропущено поступление или неверно заполнен факт в инвентаризации.

Формируйте все три отчёта на одну и ту же дату — ту, которой проведены оприходование и списание. Если взять ОСВ на сегодня, а складскую ведомость на дату инвентаризации, расхождение покажется ошибкой, хотя остатки в порядке. В ОСВ раскройте субконто Номенклатура и Склады — так сразу видно, по какой позиции и складу осталось расхождение, без ручного поиска по всей ведомости.

Типичные ошибки при снятии остатков

Ошибки при снятии остатков однотипны и почти все связаны с подготовкой, а не с самим документом.

Отдельный случай — пересортица. Когда по одной позиции излишек, а по похожей недостача, закон разрешает зачёт, но только за один и тот же период, у одного ответственного лица и по товарам одного наименования. В 1С зачёт пересортицы отдельной кнопкой не делается — его оформляют корректировкой количеств в самой инвентаризации до проведения оприходования и списания. Если излишек по стоимости больше зачтённой недостачи, разницу приходуют как доход; если меньше — отрицательная разница при отсутствии виновных относится на расходы. Решение о зачёте пересортицы комиссия обосновывает письменно — это требование Методических указаний Минфина № 49, и инспекция его проверяет.

Частые вопросы