Пересчёт кассы и закрытие смены в РМК: от X-отчёта до инкассации

Чтобы снять остаток в 1С, кассир в рабочем месте кассира (РМК) печатает X-отчёт, пересчитывает наличные в ящике и сверяет их с суммой из отчёта. Затем делает выемку всего, кроме размена, и закрывает смену: касса печатает Z-отчёт, а 1С создаёт «Отчёт о розничных продажах». Порядок одинаковый в 1С:Рознице и в 1С:Управлении торговлей 11.

Ошибка в этой последовательности стоит дорого. Закрыли смену до пересчёта — расхождение уже не поймать «по горячим следам». Забыли выемку — завтрашняя смена начнётся с чужими деньгами в ящике. Ниже порядок, при котором остаток в 1С, на кассе и в руках совпадает.

Перед пересчётом: что проверить на рабочем месте

Начните с оборудования. Если касса или терминал «отвалились» посреди закрытия, смена зависнет в одной системе и останется открытой в другой.

✅ Проверьте до начала:

• 🖨️ Касса (ККТ) на связи. Индикатор драйвера в РМК не показывает ошибку, последний чек пробился без задержки.
• 📄 Чековая лента. Рулона должно хватить на X-отчёт и Z-отчёт. Z-отчёт на кассе с большим числом продаж выходит длинным.
• 💳 Банковский терминал. Включён, связь с банком есть — без неё сверка итогов не пройдёт.
• 🧾 Нет отложенных чеков. Открытые и отложенные чеки в РМК закройте или аннулируйте. Иначе их суммы «повиснут» и разойдутся с наличностью.
• 🔁 Возвраты пробиты. Если покупатель вернул товар за наличные, а чек возврата не пробили, остаток гарантированно не сойдётся.

Где искать РМК и документы смены:

X-отчёт: промежуточный срез без закрытия смены

X-отчёт показывает накопленные за смену суммы и не обнуляет счётчики кассы. Его можно печатать сколько угодно раз. Именно с ним сверяют наличность, когда нужно снять остаток посреди дня: при пересменке, перед обедом старшего кассира, по требованию управляющего.

Как напечатать X-отчёт в РМК:

1. Откройте рабочее место кассира.
2. Откройте меню функций РМК — там собраны операции со сменой: открытие, закрытие, внесение, выемка, отчёты.
3. Выберите печать X-отчёта (в меню он может называться «Отчёт без гашения»).
4. Дождитесь, пока касса допечатает ленту.

Что смотреть в X-отчёте:

• 💵 сумма наличных в денежном ящике — главная цифра для пересчёта;
• 💳 сумма оплат картами — понадобится для сверки с терминалом;
• ↩️ возвраты наличными и картой;
• ➕➖ внесения и выемки за смену.

Пересчёт наличных и как снять остаток в кассе

Пересчёт — это и есть «снять остаток»: фактические деньги в ящике сравнивают с суммой по данным кассы и 1С.

Порядок пересчёта

1. Напечатайте X-отчёт (см. раздел выше).
2. Пересчитайте наличные по номиналам: отдельно купюры, отдельно монеты. Запишите итог по каждому номиналу — так проще найти ошибку при повторном счёте.
3. Сравните итог с суммой наличных в X-отчёте.
4. Совпало — переходите к выемке. Не совпало — пересчитайте ещё раз, лучше вдвоём со старшим кассиром.

Пример. В X-отчёте наличные — 48 350 руб. В ящике: 9 купюр по 5 000 (45 000), 3 по 1 000 (3 000), 3 по 100 (300) и монеты на 50 руб. Итого 45 000 + 3 000 + 300 + 50 = 48 350 руб. Расхождения нет.

Выемка и размен

Перед закрытием смены деньги забирают из ящика выемкой. В 1С её оформляют в РМК, в том же меню функций, — операция «Выемка». Касса печатает чек выемки, а программа создаёт кассовый документ на сумму изъятых денег.

Размен — сумму, которую оставляют в ящике на начало следующей смены — не выносят. В примере выше: оставляем 2 000 руб. разменом, выемка — 46 350 руб.

Начало следующей смены: внесение размена

Остаток, оставленный разменом, утром надо вернуть в учёт. Иначе 1С и касса начнут смену с нуля, а в ящике будут лежать 2 000 руб.

1. Откройте смену из РМК — касса напечатает отчёт об открытии смены.
2. В меню функций выберите «Внесение» и укажите сумму размена.
3. Касса пробьёт чек внесения, а программа создаст кассовый документ.
4. Пересчитайте размен при старшем кассире, если смену принимает другой человек.

Так вечерний X-отчёт сразу покажет правильную сумму: размен плюс выручка наличными минус возвраты и выемки.

Если остаток не сошёлся

Частые причины расхождения:

• ❌ чек продажи пробили картой, а покупатель заплатил наличными (или наоборот);
• ❌ возврат наличными выдали, а чек возврата не пробили;
• ❌ сдачу дали неверно;
• ❌ внесение размена в начале смены не оформили в РМК.

Закрытие кассовой смены с Z-отчётом

Когда остаток пересчитан и выемка сделана, закрывайте смену.

1. Откройте меню функций РМК и выберите «Закрыть смену».
2. Если в карточке кассы подключён банковский терминал, 1С предложит провести сверку итогов . Соглашайтесь — порядок разобран в следующем разделе.
3. Касса печатает Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) и передаёт данные в ОФД.
4. 1С закрывает документ «Кассовая смена» и формирует «Отчёт о розничных продажах» по всем чекам смены.

Что меняется после закрытия:

• 🔒 кассовая смена получает статус «Закрыта», новые чеки в неё не попадут;
• 📊 «Отчёт о розничных продажах» списывает товары и отражает выручку;
• 🗂️ чеки смены, в зависимости от настроек, архивируются в этот отчёт.

Не закрывайте смену в 1С вручную, если касса Z-отчёт не напечатала. Иначе программа будет считать смену закрытой, а касса — открытой. Сначала устраните проблему с кассой, потом закрывайте смену штатно из РМК.

Если в магазине несколько касс

Каждая касса ККТ — отдельная смена и отдельный остаток. Пересчёт и выемку делают по каждой кассе отдельно, деньги разных касс в одну пачку не смешивают до пересчёта.

• 🧮 На каждую кассу — свой X-отчёт и свой пересчёт.
• 💼 Выемку каждой кассы проводят в её РМК, а не «одной суммой» с другой кассы.
• 📊 «Отчёт о розничных продажах» 1С формирует по каждой закрытой смене. Итог магазина за день — сумма этих отчётов.

Старшему кассиру удобно вести короткую сводку: касса, сумма по X-отчёту, факт, выемка, размен. Расхождение по одной кассе сразу видно и не прячется в общей сумме.

Сверка безналичных оплат и эквайринга

Карты в остаток наличных не входят, но сверять их надо в тот же момент. Сумма оплат картами в Z-отчёте должна совпасть с суммой в чеке сверки итогов банковского терминала.

Как сделать сверку итогов

• Терминал подключён к 1С. Сверку запускают из РМК — при закрытии смены или отдельной командой в меню функций. Программа отправит команду терминалу, тот распечатает итоговый чек.
• Терминал автономный. Сверку итогов делают на самом терминале через его меню. Итог переписывают и сравнивают с Z-отчётом вручную.

Расхождения по картам

Сумма в эквайринге приходит на расчётный счёт не сразу, а за вычетом комиссии банка. В 1С эти суммы учитывают как расчёты с эквайрером, но кассира это уже не касается: его задача — чтобы Z-отчёт и сверка итогов совпали.

Когда смена не закрывается: разбор сбоев

Ниже ситуации, с которыми кассир сталкивается при закрытии смены, и путь к решению.

Ошибки, которые кассиры допускают сами:

• 🚫 закрыли смену, а потом пересчитали деньги — расхождение нельзя проверить по X-отчёту;
• 🚫 сделали выемку «на бумаге», но не провели её в РМК — в 1С остаток наличных в кассе будет завышен;
• 🚫 забыли внести размен в начале смены — вечером «появится» излишек ровно на сумму размена.

Частые вопросы