Учёт затрат в 1С Бухгалтерии 3.0: от статьи расходов до себестоимости продукции и услуг

Затраты в 1С Бухгалтерии 3.0 собирают на счетах 20, 23, 25 и 26 с обязательной аналитикой: подразделение, статья затрат и (для 20 и 23) номенклатурная группа. Распределяют их автоматически при закрытии месяца: Операции → Закрытие месяца, регламентные операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и связанные с ними. Базы распределения косвенных расходов задают заранее в учетной политике: Главное → Учетная политика, раздел о затратах, ссылка «Методы распределения косвенных расходов».

Собрать затраты в 1С можно двумя схемами. Директ-костинг — общехозяйственные расходы со счёта 26 сразу уходят в себестоимость продаж (90.08), себестоимость продукции содержит только прямые и общепроизводственные. Полная себестоимость — 26 распределяется на 20 вместе с 25. Первую выбирают торговля, услуги и небольшие производства; вторую — когда нужна полная себестоимость единицы продукции или договор с заказчиком построен на калькуляции.

Подготовка: учетная политика и справочники затрат

Без настроек программа соберёт расходы, но распределит их не так, как вы ожидаете. Начинайте с учетной политики организации.

Флажки в учетной политике

Откройте Главное → Учетная политика и найдите блок о затратах. Здесь три ключевые настройки:

• 🏭 Виды деятельности — выпуск продукции, выполнение работ и услуг. От них зависит, какие документы и операции закрытия будут доступны.
• 📊 Порядок включения общехозяйственных расходов — в себестоимость продаж (директ-костинг) или в себестоимость продукции, работ, услуг.
• ⚖️ Методы распределения косвенных расходов — таблица, по каким базам делить 25 и 26 счёт.

Справочник «Статьи затрат»

Справочник лежит в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. У каждой статьи два важных реквизита:

1. Вид расхода — для налогового учёта (материальные, оплата труда, амортизация, прочие).
2. Признак принятия к налоговому учёту — снимите его для расходов, которые не уменьшают налог на прибыль: представительские сверх норматива, штрафы и подобное.

Не заводите десяток статей «Прочие». Хорошая структура — 15–30 статей, каждая отвечает на вопрос «за что заплатили»: аренда цеха, электроэнергия, зарплата производственных рабочих, материалы основные, ремонт оборудования.

Номенклатурные группы и подразделения

Номенклатурная группа — это объект калькуляции. На неё собираются прямые затраты на счёте 20, и по ней же 1С считает себестоимость выпуска.

💡 Номенклатурных групп столько, сколько себестоимостей вам реально нужно знать. Отдельная группа на каждый артикул — перебор: при 200 группах базы распределения становятся неуправляемыми.

Как собрать затраты по документам: первичка и аналитика

Затраты попадают на затратные счета из обычных документов. Главное — чтобы в каждом были заполнены все три вида аналитики.

Какие документы формируют затраты

Счёт затрат для зарплаты определяет способ отражения в учёте у сотрудника или начисления. Для амортизации — способ отражения расходов в карточке основного средства. Если там стоит 26 счёт, амортизация станка уйдёт в общехозяйственные, а не в общепроизводственные расходы.

Контроль аналитики

После ввода первички, до закрытия месяца, сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 20, 25 и 26. В настройках включите группировку по подразделениям, номенклатурным группам и статьям.

Ищите строки с пустой аналитикой — <...> или «Не указано». Каждая такая строка — документ, где забыли подразделение или номенклатурную группу. Двойной щелчок по сумме открывает карточку счёта, оттуда — сам документ.

Распределение прямых и косвенных расходов по базам

Прямые расходы сразу встают на нужную номенклатурную группу счёта 20. Распределять приходится только косвенные — 25 всегда и 26, если выбран вариант полной себестоимости.

Базы распределения в 1С Бухгалтерии

В таблице «Методы распределения косвенных расходов» для каждой строки указывают счёт затрат, подразделение и статью (можно оставить пустыми — тогда правило общее) и базу:

Правила применяются сверху вниз от частного к общему. Можно задать: электроэнергию цеха № 1 делить по объёму выпуска, а все остальные общепроизводственные — по прямым затратам.

Пример распределения

За месяц на 25 счёте собрано 120 000 ₽. База — прямые затраты. На 20 счёте:

• 🪵 «Столы» — прямые затраты 300 000 ₽;
• 🪑 «Стулья» — 100 000 ₽.

Итого база 400 000 ₽. На столы уйдёт 120 000 × 300 / 400 = 90 000 ₽, на стулья — 120 000 × 100 / 400 = 30 000 ₽. Себестоимость выпуска: столы 390 000 ₽, стулья 130 000 ₽.

Вспомогательные производства и переделы

Счёт 23 — котельная, ремонтный участок, собственный транспорт. Если вспомогательные цеха оказывают услуги друг другу, включите в учетной политике распределение по переделам и задайте их порядок. Иначе 1С закроет 23 в произвольной последовательности, и часть встречных услуг повиснет.

Выпуск продукции и регламентные операции закрытия месяца

Распределение срабатывает только при закрытии месяца. До этого затраты просто лежат на счетах.

Выпуск в течение месяца

Выпуск продукции и оказание услуг оформляют документом «Отчет производства за смену » (Производство → Отчеты производства за смену). Продукция приходуется по плановой себестоимости — её задают типом цен номенклатуры или вручную в документе. При закрытии месяца 1С доведёт стоимость выпуска до фактической.

Услуги на сторону отражают документом «Реализация (акт, накладная, УПД)» с нужной номенклатурной группой. Затраты по ней 1С спишет в 90.02 пропорционально выручке этой группы.

Порядок закрытия месяца

Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите месяц и организацию, нажмите «Выполнить закрытие месяца». Операции идут в фиксированной последовательности. Для затрат важны:

1. Амортизация и износ основных средств — должна пройти раньше распределения.
2. Начисление зарплаты — если ведёте её в БП, иначе загрузите отражение из ЗУП до закрытия.
3. Корректировка стоимости номенклатуры — уточняет стоимость списанных материалов.
4. Расчет долей списания косвенных расходов — для налогового учёта.
5. Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — распределение и расчёт фактической себестоимости выпуска.
6. Закрытие счетов 90, 91 — финансовый результат.

Если перепровели документ прошлого месяца — перезапустите закрытие этого месяца и всех последующих, иначе себестоимость останется рассчитанной по старым данным.

Что сформируют операции

• Дт 20 Кт 25 — общепроизводственные расходы на номенклатурные группы.
• Дт 20 Кт 26 — общехозяйственные, если выбрана полная себестоимость.
• Дт 90.08 Кт 26 — общехозяйственные при директ-костинге.
• Дт 20 Кт 23 — услуги вспомогательных производств.
• Дт 43 Кт 20 — корректировка стоимости выпуска до фактической.
• Дт 90.02 Кт 20 — себестоимость оказанных услуг.

Незавершённое производство в учёте затрат

Если на конец месяца часть затрат относится к незаконченной продукции, её оставляют на счёте 20. Без этого 1С отнесёт все затраты номенклатурной группы на выпуск или на реализацию услуг.

Остаток НЗП фиксируют документом «Инвентаризация незавершенного производства» — найдите его через поиск в разделе «Производство». В нём указывают номенклатурную группу, подразделение и сумму НЗП. Документ вводят последним числом месяца, до закрытия.

Частная ситуация — услуги. Если по номенклатурной группе в месяце нет выручки, а затраты есть, 1С оставит их на 20 счёте. Для долгого проекта это корректно. Для ошибки в номенклатурной группе акта — нет, и лечится это исправлением акта, а не ручной проводкой.

Анализ себестоимости после распределения затрат

Закрыли месяц — проверьте результат до того, как отчётность уйдёт в налоговую.

Отчёты для сверки

• 📑 Справки-расчеты — в обработке закрытия месяца кнопка «Справки-расчеты». Там видно, как распределились 25 и 26 и из чего сложилась себестоимость каждой группы.
• 🧾 Оборотно-сальдовая ведомость по 20, 23, 25, 26 — сальдо на 25 и 26 должно быть нулевым. На 20 и 23 остаток допустим только в размере НЗП.
• 🔎 Анализ субконто по номенклатурной группе — все затраты и выпуск по одному виду продукции на одном экране.
• ✅ Экспресс-проверка ведения учета (Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка) — ловит часть типовых проблем закрытия.

Сверка с прошлым периодом

Сравните себестоимость единицы продукции с прошлыми месяцами. Пример: стол в сентябре стоил 3 900 ₽, в октябре — 6 100 ₽, а цены на материалы не менялись. Почти всегда причина — выпуск оформлен не полностью или затраты чужой группы попали не туда.

Ошибки при распределении затрат и как их исправить

Чего не делать при исправлении

• ❌ Не закрывайте остатки 25 и 26 ручной операцией. При следующем перезапуске закрытия месяца программа пересчитает распределение, а ручная проводка останется и задвоит сумму.
• ❌ Не ставьте «Запретить изменение данных» до проверки себестоимости. Дату запрета (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения) устанавливают после сверки, иначе исправить ошибку не получится.
• ❌ Не меняйте базу распределения задним числом без пересчёта всех месяцев с начала года.