Как настроить и провести согласование документов в 1С
Содержание
Согласование документа в 1С — это запуск бизнес-процесса Согласование, который рассылает задачи ответственным лицам по заданному маршруту и собирает их решения: Согласовано, Не согласовано или Согласовано с замечаниями. Полноценная маршрутная логика с задачами, сроками и контролем живёт в 1С:Документооборот, а также в конфигурациях с подсистемой документооборота — 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление холдингом.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 своего маршрутного согласования нет. Чтобы согласовывать бухгалтерские документы (договоры, счета, заявки на оплату), её связывают с 1С:Документооборотом через бесшовную интеграцию — тогда согласование идёт в ДО, а результат виден прямо из карточки документа в Бухгалтерии.
Ниже — как включить функционал, собрать маршрут, отправить документ согласующим, обработать задачи и проконтролировать ход. Пути меню даны по интерфейсу «Такси» 1С:Документооборота; в ERP и КА набор действий тот же, отличаются только названия разделов.
Что включить перед первым согласованием
Бизнес-процессы в 1С:Документообороте обычно уже включены, но на новой базе их статус стоит проверить.
Откройте Настройка и администрирование → Настройка программы → Бизнес-процессы и задачи и убедитесь, что включено использование бизнес-процессов и задач. Здесь же задаются рабочее расписание (для корректного расчёта сроков), правила эскалации и способы оповещения исполнителей — по почте и всплывающими напоминаниями.
Для осмысленного согласования нужны три вещи:
- 🧑💼 Пользователи и их роли. Заполните справочник сотрудников, свяжите с пользователями информационной базы, распределите по подразделениям. Без этого некого назначать согласующим.
- 🛡️ Права доступа . Согласующий должен видеть документ и его файлы. В ДО доступ раздаётся через рабочие группы документа, грифы доступа и политики — проверьте, что у участников маршрута есть право на чтение.
- 📂 Виды документов. Для каждого вида (договор, служебная записка, счёт) удобно заранее указать, по какому шаблону он идёт на согласование.
Роли (Главный бухгалтер, Руководитель подразделения) лучше назначать не на конкретного человека, а через автоподстановку. Тогда при замене сотрудника маршрут не придётся переделывать — достаточно сменить исполнителя роли.
Автоподстановки — это правила, по которым система сама подбирает согласующего в момент старта: «руководитель автора», «ответственный за контрагента», «главный бухгалтер организации из документа». Один шаблон с автоподстановками работает на десятки подразделений, потому что для каждого документа исполнители вычисляются по его собственным данным. Это заметно надёжнее, чем держать отдельный шаблон под каждый отдел.
Виды маршрутов: последовательный, параллельный, условный
Маршрут — это порядок, в котором документ обходит согласующих. От него зависит, сколько займёт круг и кто кого ждёт.
| Тип маршрута | Как идёт | Когда применять |
|---|---|---|
| Последовательный | Один за другим: пока первый не решил, второй задачу не видит | Иерархия: сначала куратор, потом финдиректор |
| Параллельный | Все получают задачу разом, решают независимо | Когда мнения не зависят друг от друга — юрист, бухгалтер, снабжение |
| Смешанный | Этапы идут по очереди, внутри этапа — параллельно | Сложные документы: сперва профильные службы, затем руководство |
| Условный | Состав согласующих подставляется по условию | Сумма договора выше лимита → добавляется финдиректор |
Условная маршрутизация — главный приём, который экономит время. Вместо того чтобы гонять каждый документ по максимальному кругу, вы описываете правило один раз: маршрут должен зависеть от данных документа, а не от того, кто его создал. Например, договоры до определённой суммы визирует только руководитель отдела, свыше — ещё и финансовая служба.
Собирается маршрут в шаблоне бизнес-процесса или в комплексном процессе, если согласование — лишь один из этапов (рассмотрение → согласование → утверждение → регистрация).
Разберём условную маршрутизацию на примере. Договоры до 100 000 рублей визирует руководитель отдела — один согласующий, круг проходит за день. Договоры от 100 000 до 1 000 000 рублей дополнительно идут к главному бухгалтеру и юристу параллельно. Свыше 1 000 000 рублей в маршрут добавляется финансовый директор отдельным этапом в конце. Всё это описывается в одном шаблоне через условия по полю «Сумма», а не тремя разными процессами, которые пользователь должен выбирать вручную — и, значит, иногда ошибается.
Как собрать и сохранить шаблон согласования
Разовый процесс можно настроить прямо при запуске, но для повторяющихся документов делают шаблон — тогда согласующие подставляются автоматически.
- Откройте раздел с бизнес-процессами (
Совместная работаилиУправление процессами— в зависимости от редакции) и создайте новый шаблон процесса видаСогласование. - Укажите предмет — вид документа, к которому шаблон применяется.
- Добавьте участников: конкретных сотрудников, роли или автоподстановки (например, «руководитель автора»).
- Выберите порядок — последовательно или параллельно, при необходимости разбейте на этапы.
- Задайте срок на каждого согласующего. Срок считается по рабочему календарю, поэтому выходные в него не попадают.
- При необходимости добавьте условия маршрутизации и сохраните шаблон.
Если задать согласующих только поимённо, при увольнении или отпуске сотрудника задачи зависнут на нём. Роли и автоподстановки снимают эту проблему.
Как отправить документ на согласование
Когда шаблон готов, запуск занимает несколько секунд.
- Откройте карточку документа, который нужно согласовать.
- Нажмите команду отправки на согласование (
Отправить→Согласованиелибо кнопка создания процесса из карточки). - Если для вида документа есть шаблон, участники и сроки подставятся сами. Проверьте их и при необходимости добавьте согласующего вручную.
- При желании впишите комментарий для согласующих — что именно проверить.
- Нажмите
Стартовать(илиЗапустить).
После старта система создаёт задачи и рассылает их согласующим. Автор процесса видит документ в списке своих запущенных процессов и может следить за ходом.
Из 1С:Бухгалтерии при бесшовной интеграции кнопка согласования появляется прямо в карточке документа — нажатие создаёт процесс на стороне ДО, а визы возвращаются обратно.
Запускайте согласование от финальной версии файла. Если документ ещё правится, дождитесь готовой редакции — иначе согласующие завизируют черновик, и круг придётся повторять.
Задачи согласующих: согласовать, отклонить, вернуть
Согласующий видит поступившую задачу в списке Задачи мне (в ERP — Мои дела / Задачи). Там же — срок, автор и ссылка на документ с файлами.
Открыв задачу, он знакомится с документом и выбирает решение:
- ✅ Согласовано — возражений нет, процесс идёт дальше.
- 📝 Согласовано с замечаниями — виза дана, но нужно учесть правки. Замечания фиксируются в комментарии.
- ⛔ Не согласовано — документ отклонён, обычно с обязательным комментарием о причине.
При отклонении процесс по стандартной настройке возвращается автору на доработку. Автор вносит правки и отправляет документ на новый круг — часто повторно только тем, кто сделал замечания, а не всей цепочке.
Если согласующий уходит в отпуск или командировку, настройте замещение заранее: укажите заместителя и период, и на это время его задачи согласования автоматически уйдут замещающему. Передать уже поступившую задачу можно и вручную — исполнитель или администратор перенаправляет её конкретному сотруднику с пояснением. Так круг не встаёт из-за отсутствия одного человека.
Итог круга виден в листе согласования — служебной форме со списком согласующих, их решениями, датами и замечаниями. Его можно вывести на печать и приложить к документу как доказательство, что визы собраны.
Отдельная роль — контролёр процесса. Он проверяет итог после завершения круга и либо принимает результат, либо возвращает документ на доработку, даже если формально все завизировали.
Контроль хода и мониторинг процессов
Пока согласование идёт, автору и руководителю важно видеть, на ком оно стоит.
Для оперативного контроля есть несколько инструментов:
- 📋 Список запущенных процессов — показывает все активные согласования, их стадию и текущего исполнителя.
- 📈 Отчёты по бизнес-процессам и задачам — сводка по срокам, просрочкам и загрузке сотрудников. Видно, кто задерживает документы систематически.
- 🔔 Напоминания и эскалация — при приближении или нарушении срока система шлёт оповещение исполнителю, а по правилам эскалации — его руководителю.
- 🧾 Справка о процессе — полная история: когда стартовал, кто и когда ответил, какие замечания оставил.
Руководителю удобно начинать день со списка просроченных задач по подразделению — это сразу показывает узкие места. А отчёт по длительности согласований за квартал помогает понять, какие маршруты стоит упростить.
Если нужно вмешаться в идущий процесс, автор или контролёр может перенаправить задачу другому исполнителю, продлить срок или прекратить процесс целиком. Прекращение снимает все открытые задачи у согласующих — применяйте его, когда документ отозван или потерял актуальность, а не для того, чтобы «начать заново по-тихому»: история прекращённого процесса остаётся в карточке.
Если один и тот же документ раз за разом «зависает» на одном согласующем, дело чаще не в сотруднике, а в маршруте: либо у него нет нужных прав на файлы, либо его виза на этом этапе вообще не обязательна.
Частые ошибки согласования и как их избежать
Большинство сбоев при согласовании — это не ошибки программы, а огрехи настройки маршрута и прав. Разберите симптом и причину.
Отдельно про отклонение: не удаляйте завершившийся процесс, чтобы «переделать» согласование. Запускайте новый круг — тогда в истории документа сохранится, что первая версия была отклонена, и почему. Удаление процесса стирает это доказательство.