Заявка на оплату в 1С: настройка и прохождение согласования платежа

Заявка на оплату в 1С — это документ Заявка на расходование денежных средств (сокращённо ЗРДС). Он появляется в разделе Казначейство конфигураций 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP. Сотрудник создаёт заявку, руководитель её согласует или отклоняет, казначей оплачивает. Весь путь — от создания до списания денег — проходит через статусы одного документа.

Согласовать заявку можно двумя способами. Простой — вручную: уполномоченный сотрудник открывает заявку и переводит статус в К оплате. Маршрутный — через бизнес-процесс «Согласование»: заявка сама уходит нужному руководителю, а при крупной сумме — ещё и финансовому директору. Ниже разберём настройку обоих вариантов, права доступа и что делать, когда согласование зависло.

Как устроен процесс согласования в 1С

Заявка на расходование ДС — это планируемый платёж. Пока она не согласована, деньги не списываются: документ только резервирует сумму в платёжном календаре. Фактическое списание делает отдельный документ — Списание безналичных ДС или Расходный кассовый ордер, который вводят на основании согласованной заявки.

Логика движения такая:

1. 📝 Инициатор создаёт заявку, указывает сумму, статью ДДС, контрагента, желаемую дату оплаты.
2. 🔁 Заявка уходит на согласование — по маршруту или вручную выбранному руководителю.
3. ✅ Руководитель согласует (статус К оплате) либо отклоняет (Отклонена с причиной).
4. 💳 Казначей формирует платёж на основании заявки — статус становится Оплачена.

Ключевой момент: заявка не двигает деньги по счетам, движения формирует только документ оплаты. Поэтому согласование — это управленческий контроль перед платежом, а не бухгалтерская проводка.

Зачем выделять заявку в отдельный этап, если можно сразу провести списание? Три причины:

• 🧾 Контроль до платежа. Руководитель видит расход до того, как деньги ушли, и может его остановить.
• 📅 Планирование. Согласованные, но не оплаченные заявки формируют платёжный календарь — видно, сколько нужно денег на ближайшие дни.
• 🔒 Лимиты. Заявку легко завернуть, если сумма выходит за лимит статьи; остановить уже проведённый платёж сложнее.

Маршрут согласования бывает последовательным и параллельным. Последовательный — цепочка: начальник отдела → финансовый директор; каждый следующий получает заявку после одобрения предыдущего. Параллельный — заявка уходит нескольким согласующим сразу, и решение принимается, когда ответили все (или заданное большинство). Для мелких платежей обычно хватает одного согласующего, для крупных подключают вторую ступень по условию суммы.

Включаем казначейство и согласование заявок

Функциональность по умолчанию выключена. Включает её администратор в настройках.

1. Откройте НСИ и администрирование → Казначейство.
2. Установите флаг Заявки на расходование денежных средств.
3. Рядом включите Согласование заявок на расходование денежных средств — без него заявки будут, но этап согласования не появится.

После этого в разделе Казначейство появится журнал Заявки на расходование денежных средств, а у документа — реквизит Статус.

Если нужен не ручной перевод статуса, а полноценный маршрут (кому и в каком порядке уходит заявка), настраивается бизнес-процесс согласования. В ERP и КА маршруты задают по условиям: по сумме, подразделению, статье ДДС или организации. Можно сделать последовательное согласование (сначала начальник отдела, потом финдиректор) или параллельное (несколько согласующих одновременно).

Права доступа: кто создаёт, а кто согласует

Права раздаются через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Готовые профили закрывают типовые роли, их же можно скопировать и подстроить.

Важные детали:

• Право согласовывать заявку даёт не просто профиль, а включение сотрудника в маршрут согласования либо в список ответственных за статью ДДС.
• Инициатор видит только свои заявки, если не выдана роль на просмотр чужих документов.
• Казначею отдельно нужно право на документы оплаты (Списание безналичных ДС), иначе он согласованную заявку оплатить не сможет.

Как создать заявку и отправить на согласование

Пошагово, со стороны инициатора:

1. Откройте Казначейство → Заявки на расходование денежных средств.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните Организацию и Хозяйственную операцию (оплата поставщику, выдача подотчёт, уплата налога, прочий расход).
4. Укажите Контрагента и Договор, если платёж по договору.
5. Выберите Статью ДДС — от неё зависит, в какой бюджет и под какой лимит попадёт сумма.
6. Задайте Сумму и Желаемую дату оплаты — именно по этой дате заявка встанет в платёжный календарь.
7. Если платёж закрывает конкретный долг — на вкладке расшифровки подберите документ-основание (счёт, накладную).
8. Проведите документ.

После проведения статус будет Не согласована. Дальше:

• При маршрутном согласовании заявка уходит согласующему автоматически — отдельно отправлять не нужно.
• При ручном — сообщите руководителю или используйте команду отправки на согласование, если она настроена в вашем релизе.

Пара моментов, которые экономят повторную отправку:

• Статья ДДС — не формальность. По ней заявка попадает под лимит и в нужную строку бюджета. Ошиблись статьёй — заявка может не пройти согласование или уйти не тому руководителю.
• Хозяйственная операция определяет набор полей. Для оплаты поставщику откроется выбор договора и документов-оснований, для уплаты налога — реквизиты платежа в бюджет. Выбирайте операцию до заполнения сумм, иначе часть полей придётся вводить заново.
• Если платёж дробится по нескольким договорам или статьям, заполните табличную часть построчно — каждая строка встанет в платёжный календарь отдельно.

Согласование и отклонение со стороны руководителя

Руководитель видит заявки на согласование в списке задач: Главное → Текущие дела или раздел Задачи → Задачи мне (название блока зависит от конфигурации — ориентируйтесь на список входящих задач на начальной странице).

Порядок действий:

1. Откройте задачу — внутри ссылка на саму заявку.
2. Проверьте сумму, статью ДДС, контрагента и дату оплаты.
3. Нажмите Согласовано — заявка перейдёт в статус К оплате.
4. Если что-то не так — Не согласовано (или Отклонить) и обязательно впишите причину в комментарий.

Отклонённая заявка возвращается инициатору. Он правит сумму или статью и отправляет повторно — маршрут проходит заново с первого шага.

Несколько практических приёмов:

• 👥 При последовательном маршруте заявка уходит следующему согласующему только после того, как её одобрил предыдущий. Если первый не согласовал — до финдиректора она не дойдёт.
• 📱 Руководитель может согласовывать из мобильного клиента или из тонкого клиента по RDP — отдельная лицензия на каждое действие не нужна, нужна активная сессия.
• 🕒 Если согласующий в отпуске, назначьте замещающего в маршруте, иначе заявки будут копиться на нём.

Контроль статусов, платёжный календарь и лимиты

Собрать все согласованные заявки в один список и спланировать оплату помогает Казначейство → Платёжный календарь. Он показывает планируемые поступления и расходы по дням: согласованные заявки стоят в графе расходов на свою желаемую дату.

Из платёжного календаря удобно формировать Реестр на оплату — пакет заявок со статусом К оплате, по которому казначей разом создаёт платёжные поручения.

Последний шаг — собственно оплата. На основании согласованной заявки вводят документ списания:

1. Откройте согласованную заявку (К оплате).
2. По кнопке ввода на основании выберите Списание безналичных денежных средств (для банка) или Расходный кассовый ордер (для кассы).
3. Сумма, контрагент, статья ДДС и договор подтянутся из заявки — проверьте и уточните номер платёжного поручения и дату.
4. Проведите документ. Заявка автоматически перейдёт в статус Оплачена.

Так заявка и оплата остаются связаны: по заявке всегда видно, оплачена она или ещё ждёт денег, а по платежу — на основании какой согласованной заявки он сделан. Если оплатить заявку частично, остаток суммы продолжит висеть в платёжном календаре до полного погашения.

Если в системе настроены лимиты расхода ДС (в ERP — через бюджетирование, в УТ и КА — через лимиты по статьям), заявка сверх лимита либо не согласуется, либо требует отдельного разрешения. Это защищает от перерасхода по статье.

Куда смотреть для проверки:

• 📊 Платёжный календарь — что ждёт оплаты и хватает ли остатка на счетах.
• 📋 Журнал Заявки на расходование ДС с отбором по статусу — сколько висит несогласованных.
• 💰 Отчёты по движению денежных средств — факт против плана заявок.

Если согласование застряло

Чаще всего заявка «зависает» не из-за сбоя, а из-за настроек маршрута или прав. Сначала проверьте очевидное, потом лезьте в маршрут.

Частые вопросы