Согласование заявок в 1С: от отправки на маршрут до решения и контроля сроков
Содержание
Согласовать заявку в 1С можно двумя способами. Если согласование простое, ответственный открывает заявку и меняет её статус с «Не согласована» на «Согласована». Если настроен маршрут, заявка приходит ему задачей в список «Мои задачи», и он выбирает решение кнопкой «Согласовать» или «Не согласовывать». Какой вариант у вас, зависит от настроек программы, а не от прав конкретного сотрудника.
Многие думают, что согласующий должен «провести» заявку. Это не так. Проведение и согласование — разные операции. Заявку проводит инициатор, а решение согласующего записывается отдельно: в статусе документа или в результате задачи. Пока решения нет, казначей не увидит заявку в списке к оплате, даже если она проведена.
Как устроено согласование заявок в 1С
Механизм зависит от конфигурации. На практике чаще всего встречаются два сценария.
| Где работаете | Что согласуют | Как выражается решение |
|---|---|---|
| 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:ERP | Заявку на расходование денежных средств | Статус заявки или задача согласования по маршруту |
| 1С:Документооборот | Любой документ: заявку, договор, служебную записку | Задача «Согласовать» с результатом |
| Отраслевые и самописные решения | Заказы, заявки на закупку и т.д. | Обычно статус в документе |
Простое согласование статусом
Самая короткая схема. Инициатор создаёт заявку, она получает статус «Не согласована». Ответственный с нужными правами открывает её и ставит «Согласована». Дальше казначей переводит её в «К оплате» и формирует платёж.
Минус схемы — нет истории. Видно только, кто последним изменил документ. Поэтому её выбирают небольшие компании, где деньги согласует один человек.
Согласование по маршруту
Здесь заявка проходит цепочку людей. Например:
- 👤 Руководитель подразделения инициатора.
- 💰 Финансовый контролёр — проверяет статью бюджета.
- 🏢 Финансовый директор — если сумма выше порога.
Каждому участнику программа создаёт задачу. Пока все этапы не закрыты положительно, заявка не становится согласованной. Маршрут может ветвиться по условиям: сумма, статья движения денежных средств, организация, подразделение.
Если в компании больше трёх согласующих или есть пороги по суммам, переходите на маршруты. Статусами такую логику не удержать: кто-то обязательно согласует «через голову».
Что нужно включить перед первым согласованием
Без настроек кнопок согласования вы не увидите. Проверьте четыре вещи.
- ⚙️ Функциональная опция. В УТ, КА и ERP откройте раздел
НСИ и администрирование, затем настройки казначейства. Там включается использование заявок на расходование и их согласование. - 🔀 Бизнес-процессы. Для согласования по маршруту включите бизнес-процессы и задачи в общих настройках администрирования. Без них работает только схема со статусами.
- 🧭 Маршрут или правило. Опишите, кто и в каком порядке согласует заявку и при каких условиях подключается следующий участник.
- 🔐 Права пользователей. Согласующему нужен профиль или роль с правом согласования заявок. Инициатору достаточно права создавать и проводить их.
Не включайте согласование посреди месяца без предупреждения сотрудников. Заявки, созданные раньше, останутся в статусе «Не согласована», и платежи по ним встанут до ручной обработки.
Как назначить исполнителей через роли
Не вписывайте в маршрут конкретных людей. Используйте роли исполнителей: «Руководитель подразделения», «Финансовый контролёр» и т.п. Тогда при увольнении сотрудника правится одна строка в справочнике ролей, а не все маршруты сразу.
Для каждой роли укажите исполнителей и, где нужно, разрез: организацию или подразделение. Так руководитель склада получит заявки только своего склада.
Рабочие места инициатора и согласующего
У каждого участника своё окно, и путать их не нужно.
Инициатор
Инициатор работает в списке заявок. В УТ, КА и ERP он находится в разделе Казначейство (в УТ — в разделе Финансы, если раздел казначейства отключён). Здесь сотрудник:
- 📝 создаёт заявку: получатель, сумма, статья ДДС , желаемая дата платежа;
- 📎 прикладывает файлы: счёт, договор, служебную записку;
- ▶️ проводит заявку и отправляет на согласование;
- 👀 видит текущий статус в колонке списка.
Согласующий
Согласующий начинает день со списка задач. В УТ, КА и ERP он открывается из раздела Главное или с начальной страницы, в Документообороте — из раздела Мои задачи. В списке видно:
- 📌 что согласовать и от кого пришло;
- ⏰ срок исполнения — просроченные строки выделяются цветом;
- 🗂 ссылку на сам документ и вложения.
Попросите администратора вывести список задач на начальную страницу согласующих. Руководители редко открывают меню — им важно, чтобы задачи были видны сразу после входа.
Как согласовать заявку в 1С по шагам
Ниже порядок действий согласующего для обоих сценариев.
Согласование статусом (УТ, КА, ERP без маршрутов)
- Откройте список заявок на расходование денежных средств.
- Установите отбор по статусу «Не согласована», чтобы не листать весь журнал.
- Откройте заявку двойным щелчком.
- Проверьте получателя, сумму, статью ДДС, дату платежа и вложенный счёт.
- В поле статуса выберите «Согласована».
- Нажмите
Провести и закрыть.
Если заявок много, согласуйте их пакетно. Выделите строки в списке с зажатой клавишей Ctrl и смените статус сразу у всех командой установки статуса на панели списка. Пакетная смена статуса удобна, но читать каждую заявку всё равно нужно — это и есть смысл согласования.
Согласование задачей по маршруту
- Откройте список задач и найдите нужную строку.
- Откройте задачу и перейдите по ссылке на заявку. Проверьте реквизиты и вложения.
- Вернитесь в задачу. Если есть замечания, напишите их в поле комментария.
- Выберите решение:
- ✅ Согласовать — заявка уходит следующему участнику маршрута;
- ✏️ Согласовать с замечаниями (есть в Документообороте) — заявка идёт дальше, а инициатор видит ваш комментарий;
- ❌ Не согласовывать — маршрут останавливается, заявка возвращается инициатору.
- Задача закроется и исчезнет из списка.
Отказ без комментария — главная причина повторных кругов. Всегда пишите, что исправить: «нет счёта», «не та статья ДДС», «сумма выше лимита, нужна записка». Инициатору не придётся звонить и уточнять.
Как понять, что заявка согласована полностью
Решение одного участника ещё не финал. Заявка считается согласованной, когда закрыт последний этап маршрута. Проверить это можно в самой заявке: статус меняется автоматически. В Документообороте вся цепочка видна в карточке процесса — кто, когда и с каким результатом ответил.
Отклонённые заявки: что делать инициатору
Отказ — не конец документа. У инициатора три варианта.
| Ситуация | Что сделать | Что будет дальше |
|---|---|---|
| Замечание можно исправить: другой счёт, статья, дата | Исправить заявку и отправить повторно | Маршрут запускается заново, обычно с первого этапа |
| Замечание по сумме: превышен лимит | Разбить на две заявки или приложить обоснование | Каждая заявка проходит маршрут отдельно |
| Платёж больше не нужен | Закрыть заявку, не удаляя её | Документ остаётся в истории, деньги не планируются |
Повторная отправка
В УТ, КА и ERP откройте отклонённую заявку, внесите правки и снова отправьте на согласование. Статус вернётся в «Не согласована», и заявка снова пойдёт к согласующим.
В Документообороте после отказа автору приходит задача ознакомиться с результатами согласования. В ней есть выбор: повторить согласование или завершить процесс. При повторе согласующие получат новые задачи и увидят прошлые комментарии.
Не создавайте новую заявку вместо исправления старой. Получатся дубли, а история отказа с комментариями потеряется. Позже на аудите не будет видно, почему первая версия не прошла.
Возврат уже согласованной заявки
Бывает, что после согласования выясняется ошибка. Например, поставщик прислал новый счёт. Отменить согласование может пользователь с правом согласования: он возвращает статус «Не согласована», и заявка снова ждёт решения. Если по заявке уже создан платёжный документ, сначала разберитесь с ним — иначе статус не изменится.
Уведомления и контроль сроков согласования
Маршрут без сроков превращается в очередь, которая стоит неделями.
Сроки исполнения
У каждой задачи есть срок. Его задают в маршруте или шаблоне согласования: например, 1 рабочий день на этап. Тогда заявка, отправленная в понедельник утром, при трёх этапах согласуется не позже четверга.
Просроченные задачи выделяются в списке цветом. Руководитель видит их в отчётах по исполнительской дисциплине.
Уведомления
- 📧 Почта. Программа может отправлять письмо о новой задаче. Для этого администратор настраивает системную учётную запись электронной почты, а пользователь указывает свой адрес в личных настройках.
- 🔔 Напоминания. Внутри программы всплывают оповещения о новых и просроченных задачах. Пользователь сам решает, за сколько до срока напоминать.
- 📱 Мобильный клиент. В Документообороте задачи согласования доступны в мобильном приложении — руководитель отвечает с телефона.
Замещение на время отпуска
Перед отпуском согласующего назначьте заместителя. Задачи будут приходить ему, а не висеть у отсутствующего сотрудника. Если заместителя не назначили, администратор может перенаправить уже созданные задачи другому исполнителю.
Без замещения отпуск финансового директора на две недели означает две недели без оплат по маршруту. Настраивайте замещение заранее, а не в день отъезда.
Почему заявка не согласуется: разбор типовых сбоев
Большинство проблем решает администратор за 5–10 минут. Важно правильно определить причину.
Что проверить администратору в первую очередь
- Включены ли согласование заявок и бизнес-процессы.
- Есть ли у роли исполнителя хотя бы один действующий сотрудник.
- Подходит ли заявка под условия маршрута: организация, сумма, статья.
- Есть ли у согласующего право на согласование в группе доступа.
- Работает ли регламентное задание отправки уведомлений.
Не меняйте статусы заявок напрямую обработками групповой правки, чтобы «протолкнуть» зависший маршрут. Статус станет «Согласована», а задачи останутся открытыми, и история согласования разойдётся с документом. Правильнее прервать процесс штатно и запустить заново.