Декларация из 1С в файл PDF: бланк, виртуальный принтер и пакетная выгрузка

Обновлено 07.10.2026 · 9 мин

Содержание

Чтобы сохранить декларацию в PDF из 1С, откройте её в разделе Отчеты → Регламентированные отчеты, нажмите Печать и выберите показ бланка. Когда бланк откроется отдельной вкладкой, сохраните его через главное меню: ☰ → Файл → Сохранить как, тип файла — PDF. Второй путь — «напечатать» бланк на виртуальный принтер Microsoft Print to PDF.

Первый способ точнее: платформа сама формирует PDF и не искажает масштаб. Принтер выручает, когда команды сохранения не видно или нужна одна PDF-копия сразу из нескольких окон. Оба способа работают в 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси», в ЗУП 3.1 печать регламентированных отчётов устроена так же.

PDF — это копия для архива, банка, контрагента или руководителя. В налоговую декларацию сдают в электронном формате XML через оператора ЭДО или на бумаге. PDF инспекция как сдачу отчёта не принимает.

Подготовка отчёта перед сохранением в PDF

PDF фиксирует то, что вы видите в форме. Если в декларации остались пустые ячейки или устаревшие данные, исправлять придётся уже в 1С и сохранять заново. Поэтому сначала доведите отчёт до финального вида.

Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты и найдите нужную декларацию в списке. Фильтр по периоду и виду отчёта есть над списком.
Если отчёт заполняли давно, нажмите Заполнить: программа заново соберёт данные из учёта. Ручные правки в ячейках при перезаполнении пропадут, поэтому сначала решите, нужен ли этот шаг.
Запустите проверку: команда Проверить в форме отчёта проверяет контрольные соотношения и формат выгрузки.
Нажмите Записать. Несохранённые изменения могут не попасть в печатную форму.
Проверьте реквизиты подписанта в шапке отчёта. От них зависит, что будет на титульном листе: руководитель или представитель по доверенности.

Перед сохранением декларации в PDF

Период и вид отчёта выбраны верно
Отчёт перезаполнен или правки внесены вручную
Проверка контрольных соотношений пройдена
Подписант и данные доверенности на титуле указаны
Отчёт записан

Выполнено: 0 / 5

Какую версию декларации сохранять

Если декларацию уже отправили, удобнее сохранять ту версию, что ушла в налоговую. В списке регламентированных отчётов у неё есть статус отправки. Корректировочную декларацию сохраняйте отдельным файлом: номер корректировки стоит на титульном листе, и в имени файла его тоже стоит указать.

Сохранение декларации в PDF через печать и «Сохранить как»

Это основной способ. Файл получается в точности как бланк ФНС, с правильными полями и шрифтом.

Шаг 1. Откройте бланк

В форме декларации нажмите Печать.
В выпадающем меню выберите показ бланка, а не печать сразу. В БП 3.0 команда называется Показать бланк.
Если программа предложит выбрать вариант печати, укажите обычный бланк или бланк с двумерным штрихкодом PDF417 (машиночитаемая форма). Для архива и для контрагента подходят оба.

Бланк откроется в отдельном окне. Слева или сверху будет перечень листов декларации: титул, разделы, приложения. Там же отметками можно исключить ненужные листы.

Шаг 2. Сохраните в PDF

Встаньте курсором в табличную часть бланка, чтобы окно было активным.
Откройте главное меню программы (кнопка ☰ в левом верхнем углу) и выберите Файл → Сохранить как. Быстрая клавиша — Ctrl+S.
В поле «Тип файла» выберите PDF.
Укажите папку и имя файла, нажмите Сохранить.

Если в окне бланка на командной панели есть собственная кнопка сохранения (значок дискеты), можно воспользоваться ей: она предлагает тот же выбор формата.

«Сохранить как» сохраняет активный табличный документ. Если активна не таблица, а, скажем, список листов, команда может сохранить не то или оказаться недоступной. Сначала щёлкните по самому бланку.

Как назвать файл

Через год имя вида Декларация.pdf ни о чём не скажет. Удобный шаблон: организация, налог, период, номер корректировки.

Пример имени	Что внутри
`Ромашка_НДС_3кв_корр0.pdf`	Первичная декларация по НДС за 3 квартал
`Ромашка_НДС_3кв_корр1.pdf`	Первая корректировка той же декларации
`Ромашка_УСН_год_корр0.pdf`	Декларация по УСН за год
`Ромашка_Прибыль_9мес_корр0.pdf`	Декларация по налогу на прибыль за 9 месяцев

Как проверить готовый PDF

Откройте файл сразу после сохранения, пока бланк ещё открыт в 1С. Проверка занимает минуту:

🔢 Число страниц совпадает с количеством листов в бланке. Лишний пустой лист или потерянное приложение видно сразу.
🏷️ ИНН и КПП стоят в шапке каждой страницы, а не только на титуле.
📅 Период и номер корректировки на титуле те, что указаны в имени файла.
✍️ Подписант на титуле правильный: руководитель или представитель с реквизитами доверенности.
🔍 Штрихкод (если сохраняли машиночитаемую форму) чёткий при увеличении до 200%.

Если что-то не так, исправьте отчёт в 1С и сохраните файл заново с тем же именем, чтобы в папке не осталось двух версий.

Как сохранить декларацию в пдф из 1С через виртуальный принтер

Виртуальный PDF-принтер не печатает на бумаге, а записывает страницы в файл. Способ универсальный: подходит для любой печатной формы 1С, включая те, где не видно команды сохранения.

Какой принтер выбрать

🖨️ Microsoft Print to PDF — встроен в Windows 10 и 11, устанавливать ничего не нужно.
🧩 Сторонние PDF-принтеры — бесплатные и платные. Умеют объединять задания в один файл и задавать имя автоматически.
🐧 CUPS-PDF на Linux — аналог для клиентов 1С под Linux.

Если Microsoft Print to PDF нет в списке принтеров, его отключили в системе. Включается он в Панель управления → Программы → Включение или отключение компонентов Windows: найдите в перечне пункт с этим названием и поставьте отметку.

Порядок действий

Откройте бланк декларации, как в предыдущем разделе.
В окне бланка запустите печать: кнопка Печать на панели формы или Ctrl+P.
В окне выбора принтера укажите Microsoft Print to PDF.
Нажмите Печать и в появившемся окне задайте имя и папку файла.

Вместо бланка можно выбрать в меню Печать вариант печати сразу. Тогда 1С отправит декларацию на принтер по умолчанию без предпросмотра. Это быстро, но только если принтер по умолчанию на компьютере — именно PDF-принтер. Иначе декларация уйдёт на бумагу.

Сравнение способов

Способ	Когда выбирать	Ограничения
`Файл → Сохранить как`	Основной вариант, нужен точный бланк	Нужно активировать окно бланка
Microsoft Print to PDF	Нет команды сохранения, нужен PDF из любой формы	Масштаб зависит от параметров печати
Сторонний PDF-принтер	Нужно склеить несколько деклараций в один файл	Требуется установка программы
Печать сразу на PDF-принтер	Много отчётов подряд, без просмотра	Легко ошибиться принтером по умолчанию

Настройка страницы, масштаба и шрифтов в PDF

Бланк декларации в 1С уже размечен под лист А4. Чаще всего ничего настраивать не надо. Править параметры стоит, если в PDF обрезаются края, лист ужимается или распадается на две страницы.

Параметры страницы

В окне бланка откройте ☰ → Файл → Параметры страницы. Что там проверить:

📐 Ориентация — у большинства листов деклараций книжная. Если раздел ушёл на две страницы, проверьте, не стоит ли альбомная.
🔍 Масштаб — вариант «По ширине страницы» убирает обрезку справа. Фиксированный процент, например 100%, при узких полях принтера может обрезать край.
📏 Поля — значения по умолчанию подходят. Если PDF-принтер требует больших полей, уменьшите масштаб, а не поля.
🖨️ Принтер — для способа с виртуальным принтером выберите его прямо здесь.

Параметры страницы запоминаются для печатной формы. Если однажды поставили неудачный масштаб, он перейдёт и на следующие декларации. Вернуть исходный вид можно той же формой настроек.

Шрифты и штрихкод

Шрифт бланка задаёт сама форма регламентированного отчёта. Менять его не нужно: машиночитаемая форма рассчитана на определённое начертание символов. При сохранении через «Сохранить как» платформа встраивает шрифты в PDF, и файл одинаково выглядит на любом компьютере.

Проблемы со шрифтами чаще бывают при печати через виртуальный принтер:

🔤 вместо кириллицы — квадраты или «крякозябры»: в настройках PDF-принтера включите встраивание шрифтов;
📉 штрихкод PDF417 размыт: поднимите качество (разрешение) в настройках принтера до 300–600 dpi;
📄 файл слишком тяжёлый: снизьте разрешение, если штрихкод не нужен.

Пакетная выгрузка нескольких деклараций в PDF

Отдельной кнопки «сохранить все декларации в PDF одним действием» в типовой БП 3.0 нет. Но есть рабочие приёмы, которые сокращают время, когда отчётов десятки: квартальный комплект по нескольким организациям или архив за год.

Приём 1. PDF-принтер по умолчанию и печать сразу

Сделайте Microsoft Print to PDF принтером по умолчанию в Windows.
Открывайте декларации по очереди и выбирайте в меню Печать вариант печати сразу.
На каждую декларацию Windows спросит имя файла. Называйте по шаблону из таблицы выше.
После выгрузки верните настоящий принтер по умолчанию.

Так вы экономите время на предпросмотре, но каждую декларацию всё равно открываете отдельно.

Приём 2. Один общий PDF

Некоторые сторонние PDF-принтеры умеют собирать несколько заданий печати в один файл. Отправьте в такой принтер декларации подряд, затем объедините задания и сохраните результат. Удобно для банка, который просит «комплект отчётности одним файлом».

Ещё вариант — сохранить каждую декларацию отдельно, а потом склеить файлы любой программой для работы с PDF.

Приём 3. Хранить XML рядом с PDF

Для налогового архива PDF мало: юридическую силу имеет отправленный файл и квитанции оператора. Удобно класть в одну папку PDF-копию и сам файл выгрузки. XML сохраняется командой Выгрузить в форме отчёта.

Если выгрузок много каждый квартал, программист может сделать обработку пакетной печати во внешнем файле или в расширении конфигурации. Типовую конфигурацию для этого менять не нужно, и обновления она не сломает.

Если декларация не сохраняется в PDF

Выберите симптом, который видите, чтобы получить причину и решение.

Диагностика: выберите симптом

Особенности работы через браузер и облако

В веб-клиенте и в облачной 1С (например, при работе через сайт сервиса) «Сохранить как» не открывает проводник Windows. Файл формируется на стороне сервера и скачивается через браузер. Если ничего не скачалось, проверьте, не блокирует ли браузер всплывающие окна и загрузки с адреса базы.

При работе через удалённый рабочий стол виртуальный принтер ищите на том компьютере, где запущена 1С. Файл тоже сохранится там, а не на вашем ноутбуке. Чтобы получить его у себя, используйте подключённые диски или переброс принтеров в настройках подключения.

Частые вопросы о сохранении декларации в PDF

Можно ли отправить в налоговую декларацию в PDF?

Нет. Декларацию сдают в электронном формате через оператора ЭДО или личный кабинет, либо на бумаге. PDF подходит для архива, банка и контрагентов.

Будет ли на PDF отметка о приёме налоговой?

Нет, PDF — это копия бланка. Подтверждение приёма — квитанции и извещения, которые приходят через 1С-Отчетность. Их можно распечатать или сохранить в PDF отдельно.

Какой вариант бланка сохранять: обычный или с штрихкодом?

Для архива и банка подходят оба. Бланк с двумерным штрихкодом нужен, если декларацию сдают на бумаге: инспекция считывает данные со штрихкода.

Можно ли сохранить в PDF только один раздел декларации?

Да. В окне бланка снимите отметки со всех листов, кроме нужных, и сохраните. В файл попадут только отмеченные листы.

Подпишется ли PDF электронной подписью при сохранении?

Нет. 1С сохраняет обычный PDF без подписи. Если контрагенту нужна подписанная копия, подпишите файл отдельно программой для работы с электронной подписью.

Помогла статья?