XML-файл для Диадока из 1С: выгрузка, подпись, проверка и отправка вручную

Чтобы выгрузить документ из 1С в Диадок без настроенного прямого обмена, откройте реализацию или счёт-фактуру, в подменю ЭДО на панели документа выберите команду выгрузки в файл и сохраните XML на диск. Затем в веб-версии Диадока загрузите этот файл как новый документ, подпишите квалифицированной подписью и отправьте контрагенту.

Сохранить документ из 1С в формате XML для Диадок можно только для тех видов, у которых есть формат ФНС: УПД, счёт-фактура, корректировочный документ, акт и накладная в формате УПД. Остальное уйдёт как обычный файл без распознавания полей, и покупатель не сможет загрузить его в свою учётную систему автоматически.

Какой XML Диадок принимает как формализованный документ

Диадок различает два типа входящих файлов. Формализованный XML он разбирает по схеме ФНС: видит продавца, покупателя, суммы, НДС и строки товаров. Покупатель может принять такой документ к учёту в своей 1С автоматически. Всё остальное (PDF, Excel, XML произвольной структуры) превращается в неформализованный документ — просто вложение с подписью.

Условия, при которых XML распознаётся:

• 📄 Формат ФНС. Файл построен по действующей XML-схеме ФНС. Для УПД актуальный формат утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (версия формата 5.03). Типовые релизы БП 3.0, УТ 11, КА 2 и ERP формируют его сами — руками схему собирать не нужно.
• 🏷️ Правильное имя файла. Имя совпадает с идентификатором файла внутри XML. Для УПД продавца оно начинается с ON_NSCHFDOPPR_, дальше идут ID получателя, ID отправителя, дата и уникальный GUID.
• 🔢 Идентификаторы участников ЭДО. У абонентов Диадока ID начинается с 2BM-. Если в файле стоят ID других операторов или пустые значения, документ может не дойти до нужного ящика.
• 🧾 Реквизиты сторон. ИНН и КПП продавца и покупателя в XML совпадают с теми, что заведены у вашего ящика и у ящика контрагента.
• 🔤 Кодировка. Файлы по форматам ФНС идут в кодировке windows-1251 — она указана в первой строке XML. Если файл пересохранить в UTF-8 блокнотом, заголовок и содержимое разойдутся.

Три способа передать документы из 1С в Диадок

Ручная выгрузка XML — не единственный путь. Перед тем как сохранять файлы по одному, оцените, сколько документов вы отправляете.

При первых двух способах файл на диск не сохраняется: 1С сама формирует XML, подписывает его и передаёт оператору. Ручной способ нужен, когда прямой обмен ещё не настроен или временно не работает .

Что настроить в 1С перед первой выгрузкой

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами. Включите флажок обмена электронными документами — без него команды ЭДО в документах не появляются.
2. Проверьте карточку своей организации: ИНН, КПП, полное наименование, юридический адрес. Пустой КПП у юрлица — частая причина отказа схемы.
3. Заполните те же поля в карточке контрагента. Для покупателя-ИП КПП не указывается, для юрлица обязателен.
4. В номенклатуре проверьте единицы измерения и ставки НДС. Единица без кода ОКЕИ попадёт в XML с ошибкой.

Если планируете перейти на прямой обмен, в той же настройке создаётся учётная запись ЭДО. При её создании выбирают оператора — Диадок есть в списке. Тогда ручная выгрузка больше не понадобится.

Сохраняем документ из 1С в XML для Диадока: пошагово

Порядок одинаков для БП 3.0, УТ 11 и КА 2 в интерфейсе «Такси». Разница только в названии раздела, где лежит список реализаций.

Шаг 1. Подготовьте документ

Откройте реализацию и проведите её. Непроведённый документ выгружать нельзя — команда либо недоступна, либо выдаст предупреждение.

Если продаёте с НДС, проверьте, что счёт-фактура выписан. В БП 3.0 при реализации в форме УПД счёт-фактура входит в сам УПД (статус 1), отдельный файл не нужен. Если выбрана накладная или акт без статуса УПД, счёт-фактура выгружается отдельным документом.

Шаг 2. Запустите выгрузку

На панели документа найдите кнопку ЭДО. В её подменю есть команда выгрузки электронного документа в файл. Выберите её.

Программа сформирует XML и проверит заполнение. Если чего-то не хватает, появится список ошибок с указанием, какое поле пустое. Исправьте реквизиты в карточке организации или контрагента и запустите выгрузку снова.

Шаг 3. Сохраните файл

Укажите папку. Сохраните файл под тем именем, которое предложила 1С, — оно уже построено по правилам ФНС. Переименование файла вида ON_NSCHFDOPPR_2BM-...xml в «УПД для Ромашки.xml» ломает соответствие имени и идентификатора внутри.

В некоторых релизах вместе с XML сохраняется архив или визуализация документа. В Диадок отправляется именно XML.

Шаг 4. Выгрузите несколько документов разом

Если нужно отправить пачку реализаций, выделите их в списке с зажатым Ctrl и вызовите ту же команду из подменю ЭДО списка. Каждый документ ляжет отдельным XML в выбранную папку.

Подпись XML: какая нужна и где её поставить

Электронный счёт-фактура и УПД со статусом 1 подписываются только усиленной квалифицированной подписью — этого требует статья 169 НК РФ. Для первичных документов без функции счёта-фактуры стороны могут договориться о неквалифицированной подписи, но на практике в Диадоке почти всегда используют КЭП.

Кто подписывает:

• ✍️ Руководитель — его КЭП выпускает удостоверяющий центр ФНС.
• 👤 Сотрудник — своей КЭП физлица плюс машиночитаемая доверенность (МЧД). Формат МЧД утверждает ФНС, оператор его не меняет. Доверенность загружается в Диадок и привязывается к подписи.

При ручной загрузке подписывать файл в 1С не нужно. Подпись ставится в веб-версии Диадока на этапе отправки. Для этого на компьютере должны быть:

1. Криптопровайдер (КриптоПро CSP или другой, совместимый с вашим сертификатом).
2. Установленный сертификат КЭП с закрытым ключом — на токене или в реестре.
3. Браузерное расширение и плагин, которые предлагает установить сам Диадок при первой подписи.

Проверьте файл до загрузки в Диадок

Ошибку в файле дешевле поймать до отправки, чем потом аннулировать документ вместе с покупателем. Пройдите пункты перед первой отправкой и после смены реквизитов.

Где взять ID контрагента: в Диадоке откройте раздел контрагентов и найдите компанию по ИНН. Идентификатор ящика виден в её карточке. Если у компании несколько ящиков (например, филиалы), уточните у покупателя, на какой отправлять.

Если ID в 1С не совпадает с ящиком в Диадоке, поправьте его в карточке контрагента, в настройках ЭДО, и выгрузите файл заново. Править ID прямо в XML нельзя — он входит и в имя файла, и в содержимое.

Загрузка XML в веб-Диадок и отправка контрагенту

1. Войдите в Диадок под своим сертификатом или логином.
2. Выберите ящик организации, от имени которой отправляете (если их несколько).
3. Нажмите кнопку создания или отправки нового документа и выберите загрузку файла с компьютера.
4. Укажите сохранённый XML. Диадок разберёт файл и покажет документ в привычном виде: шапка, таблица товаров, итоги.
5. Проверьте, что Диадок определил тип верно — УПД, счёт-фактура, акт. Если вместо этого он предлагает отправить «неформализованный документ», файл не прошёл распознавание (разбор ниже).
6. Получатель подставится из XML. Если поле пустое, найдите контрагента по ИНН.
7. Нажмите кнопку подписания и отправки, выберите сертификат.

После отправки документ появится в исходящих со статусом ожидания подписи покупателя. Когда покупатель подпишет его своей частью (титул покупателя), в Диадоке отобразится завершённый документооборот.

Как вернуть статус в 1С

При ручной загрузке 1С ничего не узнаёт об отправке. Документ в базе так и останется без статуса ЭДО. Это нормально для бухгалтерии, но:

• 📌 отметьте в комментарии реализации дату отправки через Диадок, чтобы не отправить повторно;
• 📌 для счёта-фактуры в БП 3.0 отметьте способ выставления «В электронном виде» и дату выставления, чтобы данные о выставлении совпадали с фактическими;
• 📌 подписанный покупателем документ скачайте из Диадока архивом и храните вместе с учётными документами.

Когда Диадок не принимает выгруженный из 1С файл

Отдельная история — устаревшие форматы. До перехода на формат 5.03 1С выгружала УПД по предыдущей схеме. Если база давно не обновлялась, файл может формироваться по старой версии, которую Диадок уже не принимает как формализованную. Решение одно: обновить конфигурацию. Подправить номер версии в XML не получится — структура полей тоже изменилась.

Частые вопросы