Оформление доверенности М-2 и М-2а в 1С:Бухгалтерии

Доверенность на получение товаров и материалов оформляют в разделе Покупки → Доверенности. Документ подставляет данные получателя и поставщика, печатает бланк по форме М-2 или М-2а и позволяет выгрузить его в файл — PDF, Excel или табличный документ 1С.

Важная деталь: доверенность не делает бухгалтерских проводок. Это печатная форма с реквизитами, которую сотрудник предъявляет поставщику при получении ценностей. Поэтому слово «сохранить» здесь означает сразу две операции — записать документ в базе и выгрузить готовый бланк файлом, чтобы отправить по почте или положить в архив.

Где создать документ и какую форму выбрать

Откройте Покупки → Доверенности и нажмите Создать. Откроется карточка нового документа. Номер и дату программа присвоит автоматически — дату при необходимости поправьте под фактический день выдачи.

В 1С:Бухгалтерии доступны две унифицированные формы:

Разница только в корешке. М-2 удобна, когда доверенности выдают эпизодически: корешок остаётся в бухгалтерии и служит отметкой о выдаче. М-2а выбирают организации, где получение материалов поставлено на поток, — учёт тогда ведут в отдельном журнале регистрации.

Заполнение шапки: организация, получатель и поставщик

Шапка документа — это те данные, которые попадут в печатный бланк. Заполните поля по порядку:

1. Организация — если в базе их несколько, выберите ту, от имени которой выдаётся доверенность. Её реквизиты и расчётный счёт подставятся в бланк.
2. Физическое лицо — сотрудник, на которого оформляется доверенность (получатель). Выберите его из справочника Физические лица.
3. Контрагент — поставщик, у которого будут получены ценности.
4. Договор и документ-основание — на каком основании получаются ценности (счёт, договор, накладная). Эти данные печатаются в строке «по…».
5. Действует по — дата окончания срока. О сроке подробнее ниже.

Поле Договор заполняют, когда отношения с поставщиком оформлены договором: его реквизиты напечатаются в бланке как основание. Для разовой покупки по счёту договор можно не указывать — тогда основанием служит сам счёт или накладная, выбранные в документе-основании.

Эта доверенность предназначена только для получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Для других полномочий — представлять организацию в банке, налоговой, суде — форма М-2 не подходит, такие доверенности оформляют отдельно у нотариуса или на фирменном бланке и в 1С:Бухгалтерии не ведут.

Паспортные данные получателя в бланк М-2 подтягиваются из карточки физлица. Если в карточке сотрудника не заполнен документ, удостоверяющий личность, поля паспорта в бланке останутся пустыми — заполните их заранее в справочнике Физические лица.

Перечень ценностей: список товаров и материалов

Нижняя табличная часть документа — перечень того, что получатель вправе принять у поставщика. Заполнить его можно двумя способами.

Вручную. Нажмите Добавить и выберите номенклатуру из справочника, укажите единицу измерения и количество. Подходит, когда список короткий или номенклатуры ещё нет в документах.

По документу-основанию. Если есть счёт от поставщика или заказ, воспользуйтесь кнопкой заполнения по основанию в командной панели табличной части — программа перенесёт строки из выбранного документа. Так быстрее и без опечаток в наименованиях.

Единицы измерения и количество попадают в бланк, поэтому следите, чтобы они совпадали с тем, что реально будет получено. В унифицированном бланке количество печатается прописью — так требует форма, чтобы цифру нельзя было подделать. Получатель вправе принять у поставщика только то, что указано в перечне: если по факту отгрузят больше или другую номенклатуру, поставщик может отказать в выдаче сверх списка.

Если точное количество на момент выписки неизвестно, внесите ориентировочные строки, а фактические расхождения оформите уже документом поступления. Заводить доверенность «с запасом» на лишние позиции не нужно — это создаёт риск получения ценностей, которые организация не заказывала.

После заполнения нажмите Записать. Документ сохранён в базе и появился в списке Покупки → Доверенности.

Печать бланка и сохранение файла

Печать доступна только после записи документа. Если нажать Печать на незаписанной доверенности, программа сначала предложит её записать — согласитесь, иначе бланк не сформируется.

Нажмите Печать в командной панели и выберите форму — Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а). Откроется окно печатной формы.

Чтобы сохранить бланк в файл, не распечатывая на бумагу:

1. В окне печатной формы нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) или откройте Ещё → Сохранить.
2. В поле типа файла выберите формат: Документ PDF (.pdf), Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx) или Табличный документ (.mxl).
3. Укажите папку и имя файла, подтвердите сохранение.

PDF берут, когда бланк отправляют поставщику или контрагенту и менять его не нужно. Excel или .mxl — когда файл ещё будут править. Табличный документ .mxl открывается только в 1С, поэтому для внешних получателей он не подходит.

Если нужно несколько экземпляров, увеличьте число копий в стандартном окне печати (Печать в самой форме). Повторно открывать документ для этого не требуется.

Перед печатью бланк стоит просмотреть на экране: в окне печатной формы видно, как лягут реквизиты и перечень на страницу. Если текст перечня не умещается, уменьшите в настройках печати масштаб или уберите лишние пустые строки табличной части документа.

Регистрация в журнале учёта выданных доверенностей

Выдачу доверенности положено фиксировать в журнале учёта. Корешок формы М-2 для того и предназначен: он остаётся в бухгалтерии и служит первичным источником записи. При работе по форме М-2а корешка нет, поэтому реестр ведут отдельно.

Журнал учёта выданных доверенностей обычно содержит графы:

• номер и дата доверенности;
• срок её действия;
• должность и фамилия получателя, его расписка в получении;
• наименование поставщика;
• номер и дата документа о выполнении поручения — приходной накладной, по которой ценности получены;
• отметка о возврате неиспользованной доверенности.

Типовая 1С:Бухгалтерия отдельного отчёта-журнала не формирует. Его роль выполняет список Покупки → Доверенности: включите отбор по периоду или по физлицу через Ещё → Настроить список, и вы получите реестр всех выданных доверенностей за интервал. Бумажный журнал при этом ведут параллельно, потому что в нём нужны подписи получателей и отметки о выполнении поручения, которых в базе нет.

Срок действия, возврат и недействительные доверенности

Срок доверенности задаётся полем Действует по. Если его не заполнить, по общему правилу статьи 186 Гражданского кодекса доверенность действует один год со дня совершения.

Доверенность без даты её совершения ничтожна — это прямое требование статьи 186 ГК РФ. Поэтому дата документа в 1С должна быть заполнена всегда, пустой её оставлять нельзя.

Что делать с доверенностями, которые больше не нужны:

• Не использованная доверенность возвращается в бухгалтерию. Сотрудник расписывается о возврате, а в журнале учёта напротив записи ставят отметку. В 1С документ при этом можно оставить как есть — он не формирует проводок и на учёт не влияет.
• Отзыв (аннулирование). Доверитель вправе в любой момент отменить доверенность (статья 188 ГК РФ). Специальной кнопки «аннулировать» в документе нет: отметку об отзыве фиксируют в журнале учёта. При этом об отмене нужно известить и самого получателя, и поставщика, которому доверенность могла быть предъявлена, — иначе их права, возникшие до того, как они узнали об отмене, сохраняют силу (статья 189 ГК РФ).
• Ошибочный документ, который ни разу не выдавался, можно пометить на удаление (Ещё → Пометить на удаление) и позже удалить через Администрирование → Удаление помеченных объектов. Поскольку проводок нет, на баланс это не повлияет.

Частые ошибки при оформлении

Ошибки в доверенности почти всегда всплывают у поставщика — товар не отпускают, а сотрудник возвращается ни с чем. Чаще всего встречается такое:

• 🔴 Пустые паспортные данные. Карточка физлица не заполнена, и в бланке М-2 вместо паспорта — прочерки. Поставщик обязан сверить личность получателя, поэтому без паспорта доверенность недействительна на практике.
• 🟠 Нет даты документа. Автоматическую дату случайно очистили при записи задним числом. Без даты совершения доверенность ничтожна.
• 🟠 Расхождение перечня с поставкой. В доверенности указана одна номенклатура, а по факту получают другую или в ином количестве. Поставщик вправе отказать в выдаче сверх перечня.
• 🟡 Выбрана не та организация. В базе несколько юрлиц, а доверенность выписана от имени не того, с кем заключён договор. Реквизиты в бланке не совпадут с договором поставки.
• 🟡 Просроченный срок. Поле Действует по указывает на прошедшую дату — например, бланк перепечатали из старого документа, не поправив срок.

Частые вопросы