Электронные документы в 1С: вложения, тома на диске и выгрузка на компьютер
Содержание
Чтобы сохранить электронный документ в 1С, откройте нужный объект и нажмите на скрепку в командной панели. В открывшемся списке присоединённых файлов выберите Добавить → Файл с диска или просто перетащите файл мышью. Файл привяжется к документу, справочнику или задаче и будет открываться оттуда же. Обратная операция, когда файл из базы нужно скачать на компьютер, — команда Сохранить как в том же списке.
Механизм одинаков в конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем: 1С:Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11, ERP и 1С:Документооборот. Отличаются только название раздела настроек и то, сколько вокруг файлов дополнительных функций. Всё описанное относится к платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».
Как прикрепить файл к документу 1С и сохранить его на диск
Присоединённые файлы живут «под» владельцем: счётом, договором, сотрудником, контрагентом. Отдельного журнала «все файлы базы» в типовых бухгалтерских решениях нет, поэтому сначала откройте объект, к которому относится вложение.
Прикрепить файл
- Откройте документ или карточку справочника. Если объект новый — запишите его, иначе прикрепить файл не получится.
- Нажмите на кнопку со скрепкой. Рядом с ней обычно стоит счётчик: сколько файлов уже прикреплено.
- В списке файлов нажмите
Добавитьи выберите источник:- 📁 Файл с диска — обычный выбор файла через проводник;
- 🖨️ Со сканера — если настроен сканер, о нём ниже;
- 📄 По шаблону — создать новый файл из готового образца (есть не во всех конфигурациях).
- Чтобы добавить сразу пачку, выделите несколько файлов в проводнике и перетащите их в список.
После добавления карточку файла можно открыть и дописать описание. Это поле участвует в поиске, так что «Скан договора с подписью директора» найти потом проще, чем IMG_2045.jpg.
Сохранить файл из 1С на компьютер
Выделите файл в списке и выберите Сохранить как. Программа спросит папку и запишет копию. Эта копия больше не связана с базой: правки в ней в 1С не попадут.
Если файл нужно поправить и вернуть обратно, используйте Редактировать. 1С выгрузит файл в рабочий каталог, откроет его в связанной программе и пометит как занятый вами. Когда закончите, нажмите Закончить редактирование — новая версия уйдёт в базу, а блокировка снимется.
Если включено хранение версий, предыдущий вариант не пропадает. Его можно открыть из карточки файла и при необходимости сделать текущим.
Веб-клиент и браузер
В браузере для работы с файлами нужно расширение работы с файлами 1С:Предприятия. Без него программа не сможет открыть файл для редактирования и выгрузить его в выбранную папку. При первой попытке 1С сама предложит установить расширение ; согласитесь и перезапустите браузер.
Печатная форма как электронный документ: PDF вместо бумаги
Часто «сохранить электронный документ» означает другое: получить счёт или акт в PDF, не распечатывая. Для этого не нужен виртуальный принтер.
- В документе нажмите
Печатьи выберите форму. - В окне печатной формы нажмите кнопку с дискетой «Сохранить».
- Отметьте один или несколько форматов: PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), табличный документ MXL и другие.
- Укажите, куда сохранить:
- на компьютер — файл ляжет в выбранную папку;
- присоединить к документу — PDF сразу окажется в списке вложений этого же документа.
Второй вариант удобен для архива: подписанный экземпляр отсканировали, а «чистый» PDF положили рядом, и оба видны по скрепке.
Отправить форму контрагенту можно кнопкой с конвертом прямо из окна печати. Формат вложения выбирается в том же диалоге.
PDF из печатной формы — это копия на момент сохранения. Если после этого документ исправили, файл сам не обновится. Сохраните форму заново и удалите устаревший вариант, чтобы не отправить клиенту старый счёт.
Где 1С хранит прикреплённые файлы: в базе или в томах на диске
Это главный вопрос для администратора. Вариантов два, и выбирают его в настройках программы. В Бухгалтерии 3.0, ЗУП и УТ путь такой: Администрирование → Общие настройки, группа настроек присоединённых файлов. В Документообороте аналогичные параметры находятся в разделе настройки и администрирования.
| Способ | Как работает | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| В информационной базе | Содержимое файла пишется в таблицу базы | Одна копия .dt или SQL — и всё сохранено; ничего не настраивать | База быстро растёт, бэкап и восстановление идут дольше |
| В томах на диске | В базе остаётся карточка, сам файл лежит в папке на сервере | База компактная, файлы проще бэкапить инкрементно | Нужна общая папка с правами; копию тома делают отдельно |
Правило практика простое. Пока вложений немного (сотни сканов, база до нескольких гигабайт), хранение в базе удобнее. Когда сканы первичных документов кладут каждый день, а база перевалила за десятки гигабайт, файлы стоит выносить в тома.
Выгрузка в .dt не содержит файлов из томов. Если вы храните вложения на диске и делаете копию только через Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу, то после восстановления карточки файлов будут, а самих файлов нет.
Настройка томов хранения файлов: пошагово
Порядок одинаков для файловой и клиент-серверной базы. Разница только в том, кто физически пишет в папку.
Шаг 1. Подготовьте папку
- В файловом варианте в том пишет компьютер пользователя. Папка должна быть доступна всем, кто работает в базе, по одному и тому же сетевому пути.
- В клиент-серверном варианте в том пишет сервер 1С, то есть служба агента сервера. Права на запись нужны учётной записи, под которой она запущена (по умолчанию
USR1CV8), а не пользователям.
Указывайте путь в формате UNC: \\fileserver\1C_files\buh. Буква сетевого диска (Z:\) на сервере под службой не видна — это самая частая причина, почему том «не работает
».
Шаг 2. Создайте том
- Откройте настройки присоединённых файлов и перейдите к списку томов хранения.
- Создайте том, задайте наименование и полный путь. Для Windows и Linux пути указываются отдельно — заполните тот, на какой ОС работает сервер.
- При желании ограничьте максимальный размер тома. Когда он заполнится, программа начнёт писать в следующий по порядку.
- Запишите том.
Шаг 3. Включите хранение в томах
Переключите способ хранения на тома на диске. С этого момента новые файлы пойдут в папку.
Шаг 4. Перенесите старые файлы
Уже прикреплённые файлы сами из базы не уедут. В списке томов есть команды для переноса файлов из информационной базы в тома и обратно, а также для проверки целостности тома. Перенос лучше запускать вечером: на базе с десятками тысяч вложений он идёт долго и нагружает сервер.
После переноса места в самой СУБД не станет меньше сразу. Освободившиеся страницы вернёт сжатие базы средствами СУБД или тестирование и исправление с реструктуризацией в файловом варианте.
Большие файлы и объёмы: как сделать вложения легче
Встроенного сжатия прикреплённых файлов в типовых конфигурациях нет. Сколько весит файл на диске, столько он займёт в базе или томе. Поэтому экономить место нужно на входе.
Сканирование
Чаще всего базу раздувают сканы. В настройках сканирования (открываются при первом добавлении со сканера) задайте:
- 📏 разрешение 200–300 dpi: для чтения и печати документа этого хватает;
- ⚫ цветность «чёрно-белое» или «оттенки серого» для текстовых бумаг. Цветной скан той же страницы весит в несколько раз больше;
- 📑 многостраничный формат PDF: договор на десять листов станет одним файлом, а не десятью картинками.
Пример: страница A4 в цвете при 600 dpi в JPG легко весит 2–4 МБ. Та же страница в оттенках серого при 200 dpi — порядка 150–300 КБ. На тысяче документов разница — гигабайты.
Ограничения на размер и типы файлов
В тех же настройках присоединённых файлов задают:
- максимальный размер одного файла — всё, что больше, программа не примет;
- запрещённые расширения — например,
exe,bat,cmd,vbs, чтобы в базу не попадали исполняемые файлы.
Видео и тяжёлые чертежи в учётную базу лучше не класть вовсе. Положите файл в общую папку и вставьте в описание документа ссылку на него.
Полнотекстовый поиск по содержимому
Если в программе включён полнотекстовый поиск, 1С извлекает текст из вложений (DOCX, PDF с текстовым слоем, TXT) и ищет по нему. Это делает регламентное задание. На больших объёмах его стоит запускать ночью: извлечение текста из тысяч файлов заметно грузит сервер. Сканы без распознавания текстового слоя не содержат, поэтому найти их можно только по наименованию и описанию.
Кто видит вложения: права доступа к файлам
В конфигурациях на БСП у присоединённого файла нет «своих» прав. Доступ берётся у владельца: кто видит документ, тот видит и его файлы. Кто может изменять документ — может добавлять и править вложения.
Отсюда практические следствия:
- 🔒 если включено ограничение доступа на уровне записей (например, по организациям), чужие файлы пользователь не увидит вместе с чужими документами;
- 👀 чтобы бухгалтер мог смотреть сканы договоров, но не менять их, достаточно дать ему права только на просмотр договоров;
- 🗂️ в 1С:Документообороте доступ гибче: он зависит от папки, вида документа, грифа и рабочей группы. Файл в папке с ограниченным доступом не увидит даже коллега из того же отдела.
Отдельный вопрос — права на саму папку тома. Обычным пользователям в клиент-серверном варианте доступ к ней не нужен вообще: файлы им отдаёт сервер 1С. Закройте папку для всех, кроме службы 1С и администраторов. Иначе любой сотрудник сможет открыть в проводнике сканы паспортов или зарплатные ведомости в обход 1С.
В файловом варианте пользователи пишут в том сами, поэтому им нужна запись. Для персональных данных это слабое место: если в базе хранятся сканы документов сотрудников, это ещё один довод перейти на клиент-серверный вариант.
Ошибки при сохранении и вложении файлов
Ещё одна неочевидная ловушка — восстановление базы из копии. Если база вернулась на вчерашнее состояние, а том — нет, в папке окажутся «лишние» файлы без карточек. Если же наоборот откатили только том, часть карточек будет ссылаться на отсутствующие файлы. Делайте копию базы и тома в одно окно времени.