Накладная из 1С в файл .xlsx: печатная форма, список товаров и выгрузка пачкой

Чтобы сохранить накладную из 1С в Excel, откройте документ, нажмите Печать и выберите нужную форму (ТОРГ-12, УПД, расходную накладную ). В окне печатной формы нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты), отметьте формат «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx) и укажите папку. Через пару секунд файл готов.

Так работает любая типовая конфигурация на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP. Но бланк — не единственный вариант. Для сверки и анализа удобнее голая таблица товаров, а при потоке документов накладные выгружают пачкой или кодом.

Подготовка накладной перед сохранением в Excel

Печатная форма строится по данным документа в момент нажатия Печать. Если в документе ошибка, она уедет в файл. Поэтому сначала пять минут проверки.

📌 Что проверить в документе:

• ✅ Документ проведён. Непроведённый тоже печатается, но в бланке может не оказаться номера или подписантов, а у контрагента возникнут вопросы.
• ✅ Реквизиты контрагента и грузополучателя. В ТОРГ-12 они подтягиваются из карточки. Пустой КПП или старый адрес попадут в Excel как есть.
• ✅ Подписанты. Руководитель, главбух, отпустивший груз. Задаются в карточке организации (раздел ответственных лиц) или прямо в документе, если форма это позволяет.
• ✅ Единицы измерения и ставки НДС в табличной части.

Где искать накладные в типовых конфигурациях:

Какую форму выбрать

Под кнопкой Печать обычно несколько вариантов. Для Excel важно, что каждая форма сохраняется в отдельный файл.

• 📄 Товарная накладная (ТОРГ-12) — классический бланк, много объединённых ячеек.
• 📄 УПД — универсальный передаточный документ, ещё шире по колонкам.
• 📄 Расходная накладная — упрощённая внутренняя форма, лучше всего ведёт себя в Excel: меньше объединений, проще таблица.

Сохранение печатной формы накладной в файл Excel

Это основной способ. Он сохраняет бланк один в один, с рамками, шрифтами и подписями.

Пошагово

1. Откройте накладную двойным щелчком из списка.
2. Нажмите Печать и выберите форму, например «Товарная накладная (ТОРГ-12)».
3. Откроется окно печатной формы. В его верхней панели найдите кнопку Сохранить с изображением дискеты.
4. В окне выбора форматов поставьте галку «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx). Можно отметить сразу несколько форматов, например ещё и PDF.
5. Выберите, куда сохранить: на диск или вложением к документу. Для обычной выгрузки укажите сохранение в папку и нажмите Сохранить.
6. Укажите каталог. Имя файла 1С сформирует сама — из названия формы, номера и даты документа.

Если отмечено несколько форматов или несколько форм, в том же окне есть флажок упаковки в ZIP-архив. Удобно, когда файлы идут контрагенту одним письмом.

Чем .xlsx отличается от .xls и .mxl

Правка перед сохранением

В окне печатной формы есть флажок Редактирование. Включите его, и ячейки можно менять прямо в 1С: поправить опечатку в основании, дописать номер доверенности. После этого жмите Сохранить.

Правки в печатной форме не попадают в документ. Если перепечатать накладную, исправления пропадут. Ошибку в данных исправляйте в самом документе.

Запасной путь через меню «Файл»

Если кнопки Сохранить нет (бывает в доработанных или старых конфигурациях), откройте главное меню программы — значок с тремя полосками в левом верхнем углу — и выберите Файл → Сохранить как.... В поле типа файла укажите «Лист Excel 2007-…» и задайте имя.

Работает для любого табличного документа, открытого в 1С: накладной, отчёта, ведомости.

Выгрузка товаров накладной в Excel без бланка

Бланк ТОРГ-12 плохо подходит для анализа. Там шапка на 20 строк, объединённые ячейки и итоги посреди таблицы. Если нужен просто список «номенклатура — количество — цена — сумма», берите его прямо из табличной части документа.

Через «Вывести список»

1. Откройте накладную.
2. Встаньте курсором в табличную часть Товары.
3. Нажмите Еще над этой таблицей и выберите Вывести список....
4. В окне снимите галки с лишних колонок, оставьте «Вывести в: табличный документ» и нажмите ОК.
5. Откроется чистая таблица. Сохраните её через Файл → Сохранить как... в формате .xlsx.

Получается ровная таблица: одна строка — одна позиция, в каждой колонке своё поле. Excel воспринимает её без сюрпризов, сумма по колонке считается сразу.

Через отчёт

Когда нужны товары сразу из многих накладных, табличная часть одного документа не поможет. Тут выручает отчёт.

• 📊 В Бухгалтерии 3.0 подойдёт Отчеты → Универсальный отчет. Выберите тип источника «Регистр накопления» или «Документ», затем нужный объект, настройте группировки по документу и номенклатуре.
• 📊 В Управлении торговлей 11 используйте отчёты раздела Продажи → Отчеты по продажам, там есть детализация до документа и товара.

Сформированный отчёт сохраняется так же: кнопка сохранения на панели отчёта или Файл → Сохранить как.... Для Excel лучше отключить в настройках отчёта лишние группировки и итоги: каждая промежуточная строка «Итого» потом мешает сводной таблице.

Почему накладная в Excel выглядит криво и как это исправить

Файл открылся, но с ним неудобно работать. Типичные жалобы и что с ними делать.

Разделитель дробной части

Отдельная головная боль — копейки. 1С выводит суммы с запятой, а Excel с английской локалью ждёт точку. Число «1 250,50» превращается в текст.

Лечится в самом Excel: Файл → Параметры → Дополнительно, снимите «Использовать системные разделители» и задайте запятую. Или поменяйте региональные настройки Windows на русские.

Пробел-разделитель тысяч в 1С бывает неразрывным. Если «Преобразовать в число» не помогает, замените через Ctrl+H этот символ: в поле «Найти» нажмите Alt и наберите на цифровой клавиатуре 0160, поле «Заменить» оставьте пустым.

Другие способы: буфер обмена и внешние обработки

Копирование через буфер

Самый быстрый вариант для пары строк. В окне печатной формы или в списке «Вывести список» выделите мышью диапазон ячеек, нажмите Ctrl+C, перейдите в Excel и нажмите Ctrl+V.

Плюсы и минусы:

• 👍 Не нужно сохранять файл и искать его на диске.
• 👍 Можно вставить данные прямо в существующую таблицу, например в реестр поставок.
• 👎 Форматирование переносится частично, ширина колонок теряется.
• 👎 На больших накладных (сотни строк) выделение мышью неудобно, проще сохранить файл.

Внешние печатные формы и обработки

Бывает, что типовой бланк не подходит: покупатель требует свою форму или нужна таблица с артикулами и штрихкодами в фиксированных колонках. Тогда программист 1С делает внешнюю печатную форму.

Подключается она без изменения конфигурации: в Бухгалтерии 3.0 — Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После регистрации новая форма появляется под кнопкой Печать рядом с типовыми, и сохраняется в Excel тем же путём.

Другой вариант — свой макет вместо типового. В том же разделе администрирования есть Макеты печатных форм: там можно открыть макет ТОРГ-12 или расходной накладной и поправить его. Изменённый макет используется вместо стандартного, а при необходимости возвращается к типовому одной командой.

Автоматизация выгрузки накладных в Excel

Когда накладных десятки в день, ручное нажатие Печать → Сохранить превращается в отдельную работу.

Пакетная печать из списка

В журнале документов выделите несколько накладных: с Ctrl — по одной, с Shift — диапазоном. Нажмите Печать и выберите форму. 1С соберёт все выбранные накладные в одно окно, каждую с новой страницы.

Дальше Сохранить → .xlsx. Получится один файл, где накладные идут друг за другом. Для архива или передачи в бухгалтерию этого обычно достаточно.

Отправка по почте прямо из 1С

Рядом с кнопкой Сохранить в печатной форме есть Отправить. Если в программе настроена учётная запись электронной почты, 1С сама приложит накладную в выбранном формате и подставит адрес контрагента из карточки.

Выгрузка кодом

Для совсем потоковой выгрузки программист пишет обработку, которая формирует печатную форму и записывает её в файл без участия человека. Ключевая строка — метод Записать у табличного документа:

// ТабДок — сформированная печатная форма (ТабличныйДокумент)
ИмяФайла = КаталогВыгрузки + "\Накладная_" + Документ.Номер + ".xlsx";
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Способ получить сам ТабДок зависит от конфигурации: в типовых на БСП программист вызывает штатный механизм формирования печатных форм. Такую обработку можно повесить на регламентное задание и выгружать накладные за день в сетевую папку, например каждую ночь.

Какой способ выбрать

Частые вопросы