Общий вариант отчета в 1С 8.3: один раз настроить — увидят все
Содержание
Чтобы настройки отчета увидели все пользователи 1С, сохраните их как вариант отчета с доступностью «Всем пользователям». Если нужно передать не вариант, а личные настройки конкретного человека, используйте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Копирование настроек.
Это механизм Библиотеки стандартных подсистем (БСП). Он одинаково устроен в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях на платформе 8.3. Ниже разобран порядок для обоих способов, роли и места, где ломается чаще всего.
Варианты отчета и пользовательские настройки: в чем разница
Настройки одного и того же отчета в 1С живут на двух уровнях. Если их путать, получается классика: бухгалтер настроил отчет «для всех», а коллеги открывают его и видят старую картину.
| Уровень | Что хранит | Кто видит | Где лежит |
|---|---|---|---|
| Вариант отчета | Группировки, поля, отборы, оформление, сортировку | Автор или все пользователи — по флагу доступности | Справочник вариантов отчетов (БСП) |
| Пользовательские настройки | Быстрые отборы, период, личные правки поверх варианта | Только тот, кто их сделал | Хранилище пользовательских настроек отчетов |
Схема такая: вариант задает основу, а пользовательские настройки лежат сверху. Когда человек меняет период или отбор и закрывает отчет, платформа запоминает это только для него. Остальные этого не увидят.
💡 Отсюда главное правило: «для всех» сохраняется только вариант. Личные настройки можно лишь скопировать другим пользователям — каждому отдельной копией.
Предопределенные и пользовательские варианты
- 🔒 Предопределенные — поставляются с конфигурацией («Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ субконто» и т. п.). Переписать их настройки нельзя: при обновлении конфигурации они восстанавливаются.
- ✏️ Пользовательские — созданы командой сохранения в форме отчета. Именно их делают общими.
Поэтому общий шаблон всегда делают как новый вариант на основе предопределенного, а не правят исходный.
Как сохранить вариант отчета для всех пользователей: пошагово
Пример: главбух хочет, чтобы у всех бухгалтеров ОСВ по счету 60 открывалась с группировкой по контрагентам и договорам, без нулевых строк.
Шаг 1. Настройте отчет
- Откройте отчет, например
Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. - Задайте счет, группировки, показатели.
- Нажмите Настройки и проверьте отборы, сортировку и оформление на вкладках формы настроек.
- Сформируйте отчет и убедитесь, что результат правильный.
⚠️ Период лучше не фиксировать датами. Выберите относительный вариант («Этот месяц», «Этот квартал»), иначе через месяц шаблон устареет у всех сразу.
Шаг 2. Сохраните как новый вариант
- В командной панели отчета откройте меню Ещё и выберите Сохранить вариант отчета (в части релизов кнопка подписана «Сохранить как…»).
- В окне сохранения выберите «Новый вариант» и введите понятное имя: «ОСВ 60 по договорам — общий».
- Заполните описание: что показывает вариант и для кого он.
- В поле доступности выберите Всем пользователям (в старых релизах БСП — снимите флажок «Только для автора»).
- Нажмите Сохранить.
Шаг 3. Разместите вариант в разделах
Сохраненный вариант доступен всем, но в панели отчетов его могут не увидеть.
- Откройте карточку варианта:
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Варианты отчетов. - Найдите вариант по имени через поиск списка.
- На вкладке размещения отметьте разделы, где он должен появиться: например, «Отчеты» в БП или «Зарплата» в ЗУП.
- При желании отметьте «Важный» — вариант будет выделен в панели.
- Запишите карточку.
💡 Проверьте результат под учетной записью рядового пользователя, а не администратора. У администратора видимость шире, и ошибка размещения на нем не всплывет.
Копирование настроек отчетов другим пользователям
Второй способ нужен, когда шаблон — это не отдельный вариант, а личные настройки опытного сотрудника. Например, кладовщик годами донастраивал отбор и колонки, и теперь то же самое нужно двум новичкам.
- Перейдите в
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Откройте Копирование настроек.
- В поле источника выберите пользователя, у которого настройки уже сделаны.
- Укажите, что копировать: только настройки отчетов или вместе с внешним видом.
- Выберите получателей: конкретных пользователей или всех.
- Нажмите Копировать.
Для точечной работы там же есть Настройки пользователей. Выберите сотрудника, перейдите на вкладку настроек отчетов и отметьте нужные строки. Командами формы их можно скопировать другому пользователю или очистить.
⚠️ Копирование перезаписывает настройки получателя по тем же отчетам. Если у получателя были свои ценные правки, они пропадут. Перед массовым копированием «всем» уточните у отдела, что никто не держит свой уникальный вариант в личных настройках.
Как подготовить «эталонного» пользователя
Удобный прием для отделов с текучкой — служебная учетная запись-эталон, например «Шаблон Бухгалтер». Вход в программу ей запрещен, работать под ней никто не будет. Администратор один раз настраивает под ней отчеты, списки и рабочий стол.
Когда приходит новый сотрудник, его учетную запись заполняют копированием настроек от эталона. Через полгода шаблон обновили — и снова раздали новичкам, не трогая тех, кто уже работает со своими настройками.
Какой способ выбрать
| Задача | Способ | Когда | Риск |
|---|---|---|---|
| Единый шаблон для отдела | Общий вариант | Шаблон будет меняться централизованно | Нет: личные настройки людей не трогаются |
| Передать «как у Иванова» новичку | Копирование настроек | Разово, 1-5 человек | Перезапишутся настройки получателя |
| Новому сотруднику всё сразу | Копирование настроек сразу после создания учетной записи | При приеме на работу | Минимальный: у новичка своих настроек еще нет |
| Конфигурация без БСП | Программно через хранилище | Самописные базы | Нужен программист и тест на копии |
Общий вариант лучше в долгую. Поменяли его один раз — изменения получили все. Скопированные настройки — независимые копии: правка у источника к получателям уже не попадет.
Права и роли для общих вариантов отчетов
Сохранить вариант «для всех» может не каждый. Если у пользователя нет прав, переключатель доступности будет неактивен или пропадет, а вариант сохранится только для автора.
Что проверить:
- 🔑 Право «Сохранение данных пользователя» (платформенное). Без него не сохраняются даже личные настройки: пользователь каждый раз открывает отчет «с нуля».
- 👥 Роль «Добавление и изменение общих вариантов отчетов» (БСП). Она дает право публиковать варианты для всех. Входит в профили администратора и главного бухгалтера; рядовым сотрудникам ее обычно не выдают.
- 🗂 Доступ к самому отчету. Общий вариант увидят только те, у кого есть право на отчет. Кадровый отчет не появится у кладовщика, даже если вариант «Всем пользователям».
Профили групп доступа настраивают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Разумная схема: публиковать общие варианты могут 1-2 человека (главбух, администратор), остальные пользуются готовыми.
💡 Если менеджер жалуется, что «настроил для всех, а никто не видит», первым делом откройте карточку его варианта. Скорее всего, там стоит доступ «только автору» — ролей не хватило, и переключатель не сработал.
Где 1С хранит настройки отчетов
Понимать устройство полезно, когда настройки «пропадают» или их нужно перенести между базами.
Платформа 8.3 ведет несколько хранилищ. Их назначают в свойствах конфигурации:
| Хранилище | Что в нем |
|---|---|
ХранилищеВариантовОтчетов | Варианты отчетов. В типовых на БСП переопределено и пишет в справочник вариантов |
ХранилищеПользовательскихНастроекОтчетов | Личные настройки пользователя поверх варианта |
ХранилищеНастроекДанныхФорм | Настройки списков и форм: колонки, отборы |
ХранилищеОбщихНастроек | Прочие сохраненные значения: последние выборы, флаги |
ХранилищеСистемныхНастроек | Положение окон, внешний вид интерфейса |
Если в конфигурации хранилище не переопределено, данные идут в служебные таблицы информационной базы: в SQL — это таблицы вида _CommonSettings, _SystemSettings, _FrmDtSettings, _RepVarSettings. Править их напрямую в СУБД нельзя: формат внутренний, и одна ошибка ломает открытие форм у пользователя.
Перенос в другую базу
- 📦 Выгрузка
.dtпереносит всё: и варианты, и личные настройки. - 🔁 Обмен между разными базами (например, через РИБ или конвертацию) варианты отчетов обычно не переносит. Общий шаблон проще пересоздать по шагам выше.
- 📄 Внешние отчеты. Для файлов, открытых через
Файл → Открыть, механизм вариантов БСП работает не полностью. Чтобы вариантами можно было делиться, зарегистрируйте отчет в справочнике дополнительных отчетов и обработок.
Программное копирование для конфигураций без БСП
В самописной базе без БСП нет обработки копирования. Ниже пример серверной процедуры внешней обработки: она копирует все личные настройки отчетов от одного пользователя списку других. Запускать — под пользователем с полными правами, сначала на копии базы.
&НаСервереБезКонтекста
Процедура СкопироватьНастройкиОтчетов(ИмяИсточника, МассивПолучателей)
Отбор = Новый Структура("Пользователь", ИмяИсточника);
Выборка = ХранилищеПользовательскихНастроекОтчетов.Выбрать(Отбор);
Пока Выборка.Следующий() Цикл
Описание = Новый ОписаниеНастроек;
Описание.Представление = Выборка.Представление;
Для Каждого ИмяПолучателя Из МассивПолучателей Цикл
ХранилищеПользовательскихНастроекОтчетов.Сохранить(
Выборка.КлючОбъекта,
Выборка.КлючНастроек,
Выборка.Настройки,
Описание,
ИмяПолучателя);
КонецЦикла;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
В МассивПолучателей передаются имена пользователей информационной базы (как в списке пользователей Конфигуратора), а не ФИО сотрудников.
Почему общие настройки отчета не применяются: разбор ошибок
Отдельный случай — одноименные варианты. Если три человека сохранили по «ОСВ 60 общая», в списке будет три строки, и пользователи берут не ту. Решение организационное: общими вариантами занимается один ответственный, а в имя добавляется пометка вроде «— общий».
Порядок в вариантах отчетов, когда их сотни
В базе, где работают 30-50 человек, за пару лет набирается несколько сотен пользовательских вариантов. Список становится неудобным, а панели отчетов — перегруженными.
Регулярная чистка
- Откройте
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Варианты отчетов. - Отберите пользовательские варианты, сгруппируйте по автору.
- Варианты уволенных сотрудников, дубли и тестовые («Новый вариант 1», «111») пометьте на удаление.
- Окончательно удалите помеченное штатным удалением помеченных объектов в нерабочее время.
⚠️ Удаление помеченных объектов нагружает базу. Запускайте его вне рабочих часов, а перед этим сделайте резервную копию.
Правила, которые держат порядок
- 🏷 Единый формат имени: «Отчет — назначение — общий/личный».
- 👤 Общие варианты публикует один ответственный по каждому участку: зарплата, склад, учет.
- 📝 Описание обязательно: через год без него никто не вспомнит, зачем вариант нужен.
- 📍 Размещайте в разделах только рабочие варианты. Черновики пусть остаются «только автору».
Тяжелые варианты
Общий вариант открывают все, и его ошибки умножаются на число пользователей. Если в шаблоне период «С начала года» и детализация до документа, каждый запуск грузит сервер.
Что помогает:
- ⏱ Короткий период по умолчанию — месяц или квартал. Длинный период пользователь выберет сам.
- 🔽 Отбор по организации или подразделению, если база многофирменная.
- 📊 Детализацию до документов — отдельным вариантом, а не в общем по умолчанию.
- 📨 Для отчетов, которые нужны каждое утро, — Рассылка отчетов: отчет формируется по расписанию один раз и уходит получателям, а не строится каждым вручную.