Выгрузка отчёта 1С 8.3 в Excel, PDF, MXL и в отдельный файл .erf

Сформированный отчёт в 1С 8.3 сохраняют во внешний файл так: щёлкните мышью внутри таблицы отчёта, нажмите Ctrl+S или откройте главное меню (кнопка с тремя полосками слева вверху) → Файл → Сохранить как. В окне сохранения выберите тип файла: Excel (.xlsx), PDF, Word (.docx), табличный документ 1С (.mxl) или HTML.

Это функция платформы, поэтому путь одинаков в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигурациях на интерфейсе «Такси». Отличаются только дополнительные сервисы: рассылки, архивирование печатных форм. Если же «сохранить как внешний» нужно сам отчёт — его схему или объект целиком, чтобы перенести в другую базу, — это делают в Конфигураторе, об этом ниже.

Какой формат выбрать при сохранении отчёта в файл

Выбор формата зависит от того, что будут делать с файлом дальше. Коротко:

Для большинства задач хватает двух форматов: .xlsx, если с цифрами будут работать, и PDF, если отчёт отправляют на чтение.

Сохранение отчёта во внешний файл из рабочей базы: пошагово

В тонком клиенте (обычный запуск 1С)

1. Откройте отчёт и нажмите Сформировать. Сохраняется только то, что уже выведено на экран. Пустая форма даст пустой файл.
2. Щёлкните по любой ячейке результата. Фокус должен быть на таблице, а не на поле периода или фильтра.
3. Нажмите Ctrl+S или главное меню → Файл → Сохранить как.
4. В поле «Тип файла» выберите формат. По умолчанию стоит «Табличный документ (*.mxl)» — его часто пропускают и потом не могут открыть файл.
5. Укажите папку и имя файла, нажмите Сохранить.

В некоторых формах отчётов на панели есть кнопка с дискетой или команда сохранения в меню Ещё. Она делает то же самое.

В веб-клиенте и через браузер

В веб-клиенте шаги те же, но файл не записывается в выбранную папку напрямую. 1С формирует его и передаёт браузеру, а дальше всё решает браузер: файл окажется в папке «Загрузки» или браузер спросит, куда его положить.

Если ничего не скачивается, проверьте, не блокирует ли браузер всплывающие окна и загрузки для адреса базы. Для облачных сервисов (1С:Фреш и аналоги) это самая частая причина.

Печатные формы документов

Счёт, акт или накладная в 1С — тоже табличный документ, только открытый из документа кнопкой Печать. В типовых конфигурациях в форме печати есть своя кнопка сохранения. Её удобство в том, что можно отметить сразу несколько форматов, например PDF и Excel, и включить упаковку в ZIP-архив.

Это удобнее, чем Сохранить как, когда печатается пакет документов: все формы сохранятся отдельными файлами за один раз.

Что настроить в отчёте до выгрузки: параметры страницы и вывод

Файл повторяет то, что вы видите на экране, плюс параметры печати. Поэтому порядок такой: сначала довести отчёт до нужного вида, потом сохранять.

Настройки самого отчёта

Кнопка Настройки в форме отчёта (в отчётах на системе компоновки данных) управляет тем, что попадёт в файл:

• 🔹 Группировки. Лишние уровни лучше убрать. В Excel многоуровневые группировки превращаются в длинную простыню строк.
• 🔹 Показатели и колонки. Отключите ненужные — файл станет уже и читаемее.
• 🔹 Отбор. Выгружайте нужный срез, а не всю базу, особенно в .xls с его лимитом строк.
• 🔹 Оформление. Заголовок отчёта, параметры и отборы выводятся в шапке, их можно отключить в настройках вывода.

Если такой отчёт нужен регулярно, сохраните настройки как вариант отчёта. В следующий раз выберите вариант, сформируйте и сохраните файл без повторной настройки.

Параметры страницы для PDF и Word

Для PDF и Word важны параметры печати: ориентация, поля и масштаб. Они задаются в предварительном просмотре или в окне параметров страницы, которое открывается через главное меню → Файл.

• 📐 Ориентация. Широкие отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта) сохраняйте в альбомной ориентации.
• 📐 Масштаб. Режим «по ширине страницы» убирает обрезанные справа колонки.
• 📐 Повторяющиеся строки. Шапку таблицы можно повторять на каждой странице. В PDF на 30 листов без этого не разобраться.

Перед сохранением посмотрите отчёт в предварительном просмотре: PDF получится ровно таким, каким его показывает просмотр.

Как сохранить сам отчёт как внешний файл: схема, макет, .erf

Иногда под «сохранить отчёт как внешний файл» имеют в виду не результат, а сам отчёт: передать его в другую базу, отдать разработчику или сделать резервную копию перед доработкой. Для этого нужен Конфигуратор и права администратора.

Отчёт из конфигурации — во внешний отчёт .erf

1. Откройте базу в режиме Конфигуратор, затем Конфигурация → Открыть конфигурацию.
2. В дереве метаданных раскройте ветку Отчеты и выделите нужный отчёт.
3. Нажмите правой кнопкой и выберите команду сохранения как внешней обработки или отчёта. Укажите имя файла с расширением .erf.

Полученный файл открывается в любой базе через Файл → Открыть. Работать он будет, только если в той базе есть те же справочники, регистры и реквизиты, к которым обращается запрос отчёта. Перенос между разными конфигурациями почти всегда требует правки запроса.

Схема компоновки данных — в XML

Схему компоновки удобно сохранить отдельно, например чтобы сравнить две версии отчёта или перенести запрос.

1. В Конфигураторе откройте отчёт и на вкладке макетов откройте основную схему компоновки данных.
2. В открывшемся конструкторе схемы вызовите контекстное меню и выберите Сохранить схему в файл....
3. Схема запишется в XML. Обратная команда — Загрузить схему из файла....

Макет печатной формы — в .mxl

Макет (табличный документ внутри отчёта или обработки) открывается двойным щелчком в ветке «Макеты». Пока он открыт, команда Файл → Сохранить как сохраняет его в .mxl. Так разработчики передают друг другу оформление, не трогая код.

Правки типового отчёта в самой конфигурации снимают её с полной поддержки и усложняют обновления. Безопаснее вынести доработку в расширение или во внешний отчёт, а исходную конфигурацию не трогать.

Автоматическое сохранение отчётов в файлы: код и рассылки

Если один и тот же отчёт нужно выгружать каждый день или неделю, руками это делать не надо. Есть два пути.

Рассылка отчётов в типовых конфигурациях

В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP) есть подсистема «Рассылка отчётов». Она по расписанию формирует выбранные варианты отчётов и отправляет их по почте, кладёт в сетевую папку или на FTP в нужных форматах.

Функцию включают в разделе Администрирование, после чего рассылку можно создать прямо из формы отчёта. Расписание выполняется регламентным заданием, поэтому в файловой базе оно сработает, только пока кто-то работает в программе. Надёжнее всего рассылки работают в клиент-серверном варианте.

Выгрузка отчёта кодом во внешней обработке

Разработчик может сформировать отчёт на системе компоновки и записать результат в файл несколькими строками. Пример для серверного модуля внешней обработки или расширения:

&НаСервере
Процедура ВыгрузитьОтчетВФайл(ИмяФайла)

    Схема = Отчеты.ОборотноСальдоваяВедомость.ПолучитьМакет("ОсновнаяСхемаКомпоновкиДанных");
    Настройки = Схема.НастройкиПоУмолчанию;

    Компоновщик = Новый КомпоновщикМакетаКомпоновкиДанных;
    МакетКомпоновки = Компоновщик.Выполнить(Схема, Настройки);

    Процессор = Новый ПроцессорКомпоновкиДанных;
    Процессор.Инициализировать(МакетКомпоновки);

    ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
    ПроцессорВывода = Новый ПроцессорВыводаРезультатаКомпоновкиДанныхВТабличныйДокумент;
    ПроцессорВывода.УстановитьДокумент(ТабДок);
    ПроцессорВывода.Вывести(Процессор);

    ТабДок.ОриентацияСтраницы = ОриентацияСтраницы.Ландшафт;
    ТабДок.АвтоМасштаб = Истина;
    ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

КонецПроцедуры

Имя отчёта и схемы подставьте свои: у типовых отчётов БСП схема может называться иначе, а параметры (период, организация) задаются через Настройки.ПараметрыДанных. Для PDF замените последний параметр на ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF, для MXL — на ТипФайлаТабличногоДокумента.MXL.

Чтобы отдать файл пользователю, на сервере запишите его во временный файл (ПолучитьИмяВременногоФайла("xlsx")), поместите двоичные данные во временное хранилище, а на клиенте вызовите получение файла. Временный файл после этого удалите.

PDF из 1С: шрифты, кириллица и обрезанные колонки

PDF доставляет больше всего хлопот, потому что внешний вид файла зависит от шрифтов, установленных там, где файл формируется.

• 🔤 Квадраты или «кракозябры» вместо букв. Обычно это сервер 1С на Linux, где нет шрифтов, которыми оформлен отчёт (чаще всего Arial). Установите на сервер пакет со шрифтами Microsoft или шрифты, использованные в макете, и перезапустите службу сервера 1С.
• 🔤 Текст вылезает за границы ячеек. Шрифт подменён похожим, но другой ширины. Лечится тем же — установкой нужного шрифта, либо переносом по словам в ячейках макета.
• 📏 Колонки обрезаны справа. Не задан масштаб «по ширине» или выбрана книжная ориентация. Настройте параметры страницы и сохраните заново.
• 📏 Одна строка на странице или пустые листы. В макете стоят принудительные разрывы страниц или ширина таблицы чуть больше листа. Помогает уменьшение полей или автоматический масштаб.

Если PDF нужен срочно, а шрифты на сервере поставить нельзя, обходной путь — печать на виртуальный принтер. Выберите Печать, затем принтер «Microsoft Print to PDF» в Windows. Файл сформирует ваш компьютер со своими шрифтами.

Почему отчёт не сохраняется во внешний файл или открывается с ошибками

Отдельно о расшифровках. В 1С по двойному щелчку на сумме открывается её расшифровка. В сохранённом файле этого нет ни в каком формате, даже в MXL: данные расшифровки живут только в открытом отчёте. Если получателю нужна детализация, сформируйте отдельный отчёт с более подробной группировкой.

Частые вопросы