Сохранение УПД в 1С: PDF, бумага, XML для ЭДО и архив

Печатная форма УПД открывается из документа Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД): кнопка Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). В окне предпросмотра жмёте значок сохранения (дискета) и выбираете формат — чаще всего Документ PDF (.pdf) или лист Excel. Это и есть ответ, если нужно быстро получить файл для партнёра или бухгалтерии.

Сложнее с электронным УПД: его не «печатают в файл», а выгружают как XML по утверждённому ФНС формату — через оператора ЭДО. Ещё одна частая задача — приложить к документу скан подписанного экземпляра, чтобы бумага и база не разъезжались.

Ниже — все рабочие способы сохранить универсальный передаточный документ в 1С: от PDF одной кнопкой до выгрузки XML и организации архива, чтобы нужный УПД находился за десять секунд.

В каких форматах 1С отдаёт УПД

У универсального передаточного документа в 1С две принципиально разные «природы», и от этого зависит, что вы получите на выходе.

Печатная форма — это картинка документа для человека. Её можно сохранить в:

• 📄 PDF (.pdf) — универсальный формат для отправки, печати и хранения;
• 📊 Лист Microsoft Excel (.xlsx) — если нужно доработать цифры;
• 📋 Табличный документ (.mxl) — внутренний формат 1С, открывается только в 1С;
• 📝 текстовый файл, HTML, картинку — используются реже.

Электронный документ (XML) — это машиночитаемый файл в формате ФНС, который подписывается электронной подписью и имеет юридическую силу. Его нельзя «придумать» из печатной формы: XML формируется в подсистеме ЭДО.

Табличный формат .mxl не отправляйте контрагентам: без 1С его никто не откроет. Это формат для внутренней работы — например, чтобы перенести форму между своими базами.

Как сохранить печатную форму УПД в PDF

Самый частый запрос — получить аккуратный PDF, который не «съедет» при печати на чужом принтере. Порядок такой:

1. Откройте нужную реализацию: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), двойной клик по строке.
2. Нажмите Печать в верхней командной панели документа.
3. Выберите Универсальный передаточный документ (УПД). Если в списке несколько вариантов (со статусом «1» — счёт-фактура и передаточный документ, со статусом «2» — только передаточный) — берите тот, что соответствует вашей сделке.
4. Откроется предпросмотр табличного документа. Проверьте, что всё помещается на страницу: кнопка Показать/скрыть границы страниц рисует, где пройдёт разрыв.
5. Нажмите значок сохранения (дискета) или Еще → Сохранить.
6. В поле Тип файла выберите Документ PDF (.pdf), укажите папку и имя, нажмите Сохранить.

Файл готов. Перед отправкой откройте получившийся PDF и убедитесь, что таблица не обрезана по правому краю — это самая частая претензия получателей.

Работаете через браузер (веб-клиент) или тонкий клиент — кнопка сохранения ведёт себя так же, но готовый PDF скачается средствами браузера в папку загрузок. Если файл «не появляется», проверьте, не блокирует ли браузер всплывающие окна и загрузки с адреса вашей базы.

Хотите сразу Excel вместо PDF — на шаге 6 выберите Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx). Формулы 1С в него не переносит, выгружаются только значения.

Отдельно про бумагу: чтобы распечатать УПД в нескольких экземплярах (например, свой и для покупателя), в предпросмотре нажмите Печать ещё раз и в окне принтера задайте число копий. Один комплект передаточного документа обычно печатают в двух экземплярах — по одному каждой стороне сделки.

Как отправить УПД по электронной почте из 1С

Если PDF нужен не на диск, а сразу контрагенту, промежуточный файл можно не создавать. В окне предпросмотра печатной формы есть кнопка Отправить (конверт).

1. Нажмите Отправить.
2. 1С сам приложит документ файлом — выберите формат вложения (обычно PDF).
3. Укажите адрес получателя. Если у контрагента в карточке заполнен e-mail, он подставится автоматически.
4. При необходимости добавьте текст письма и отправьте.

Для работы этой кнопки в базе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Почта → Настройка системной учётной записи. Без неё 1С предложит сохранить файл , а письмо придётся слать вручную из почтового клиента.

Та же логика работает для пакета документов: из списка реализаций выделите несколько строк, Печать → Комплект документов — и 1С соберёт УПД по каждой сделке в один файл или архив.

Выгрузка электронного УПД в XML для ЭДО

Электронный УПД живёт в подсистеме обмена, а не в печатной форме. Чтобы получить именно XML-файл утверждённого формата, документ нужно провести через ЭДО.

Если обмен уже настроен, УПД формируется так:

1. В документе реализации нажмите ЭДО → Создать электронный документ (или Отправить электронный документ).
2. 1С соберёт XML по формату ФНС, предложит подписать его сертификатом и отправит через оператора.
3. Статусы обмена видны в Продажи → Текущие дела ЭДО.

Чтобы сохранить сам XML-файл (например, для проверки или передачи аудитору):

• откройте карточку электронного документа из Текущие дела ЭДО или по кнопке ЭДО → Просмотреть электронный документ в реализации;
• в карточке выберите Еще → Сохранить — 1С выгрузит XML, а вместе с ним файлы подписей (.sgn или .sig) и, при необходимости, читаемую печатную форму.

При сохранении электронного УПД через Еще → Сохранить 1С выгружает не один файл, а комплект: сам XML документа, файлы электронных подписей отправителя и получателя, а также извещения о получении. Именно этот комплект, а не голый XML, подтверждает, что документ дошёл и принят. Храните его целиком — отдельный XML без подписей для спора с контрагентом или проверки бесполезен.

Обмен ещё не подключён? Настройка — в Администрирование → Обмен электронными документами. Там создаётся учётная запись у оператора ЭДО и настраиваются виды документов. Без действующего оператора XML формата ФНС корректно не выгрузить: формат привязан к идентификаторам участников обмена.

Если контрагент работает у другого оператора, обмен всё равно возможен через роуминг — отдельный файл для этого выгружать не нужно, настройка роуминга выполняется один раз в тех же параметрах обмена.

Присоединённые файлы: как хранить скан УПД в карточке документа

Отдельная задача — привязать к документу внешний файл: скан подписанного бумажного экземпляра, PDF от контрагента, фото с отметкой о приёмке. Для этого в 1С есть присоединённые файлы.

1. Откройте реализацию с УПД.
2. Нажмите кнопку со скрепкой на панели документа (или Еще → Присоединённые файлы).
3. В открывшемся списке нажмите Добавить → Файл с диска и выберите скан.
4. Файл сохранится прямо в базе (или в томах хранения файлов) и будет всегда открываться из карточки этой реализации.

Так бумажный и электронный контуры не разъезжаются: открыли документ — рядом и проводки, и скан с живой подписью.

Присоединённые файлы можно не только хранить, но и отправлять: из списка вложений доступна команда отправки по почте — удобно, когда контрагент просит «тот самый скан». А если один и тот же документ пересогласовывали, 1С умеет хранить несколько версий вложения — прежние редакции не затираются, и при споре видно, какой экземпляр был подписан первым.

Автоматическое сохранение и где искать отправленные УПД

Отдельной кнопки «сохранять каждый УПД в папку автоматически» в типовой 1С:Бухгалтерии нет. Но архивирование по сути уже встроено — для электронных документов.

Электронные УПД хранятся в базе постоянно. Все отправленные и полученные документы со статусами и подписями лежат в архиве ЭДО. Открыть его можно из Продажи → Текущие дела ЭДО (вкладки с завершёнными документами) или через список реализаций — колонка Состояние ЭДО показывает, что с документом происходит.

Для регулярной выгрузки XML или PDF пачкой на диск используйте отбор в списке:

1. В Текущие дела ЭДО или в списке реализаций задайте период и контрагента.
2. Выделите нужные строки (Ctrl+A — все, Ctrl + клик — выборочно).
3. Еще → Сохранить для электронных документов или Печать → Комплект документов для печатных форм.

Полностью автоматический экспорт «по расписанию» в типовой конфигурации не предусмотрен — это делается доработкой или регламентным заданием, и браться за него стоит, только если объём документов действительно большой.

Как быстро найти сохранённый УПД в базе

Когда документов тысячи, важнее уметь не сохранять, а находить. В списке Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) работают несколько приёмов:

• 🔍 поле поиска над списком — введите номер документа, контрагента или сумму;
• 📅 период в шапке списка сужает выборку до нужного месяца или квартала;
• ⚙️ Еще → Настроить список — добавьте отбор по складу, организации, менеджеру;
• 📌 колонка Состояние ЭДО — отфильтруйте по ней, чтобы увидеть только отправленные или, наоборот, зависшие документы.

Нашли документ — все его сохранённые формы под рукой: печатная форма по кнопке Печать, XML и подписи в карточке ЭДО, скан в присоединённых файлах. Отдельно складывать файлы в папки Windows уже не обязательно: 1С сама хранит все версии документа.

Частые вопросы