Выгрузка печатной формы, отчёта и списка документов из 1С в Excel без потери форматов

Чтобы сохранить документ из 1С в Excel, откройте его печатную форму (кнопка Печать) или отчёт и нажмите значок дискеты в командной панели либо Ctrl+S. В окне сохранения выберите тип Лист Microsoft Excel 2007-... (*.xlsx) и укажите папку. Тот же путь доступен через главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу): Файл → Сохранить как….

Способ работает в 1С 8.3 с интерфейсом «Такси» во всех типовых конфигурациях: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11. Это механизм платформы, а не конкретной программы. Установленный Excel на компьютере для этого не нужен: файл .xlsx формирует сама 1С.

Что именно можно выгрузить в Excel и каким способом

Под словами «документ из 1С» обычно понимают одно из трёх. От этого зависит способ.

💡 Если в Excel вы собираетесь считать, фильтровать и строить сводные, берите не печатную форму, а список или отчёт. Печатная форма сделана для бумаги: в ней много объединённых ячеек, и сортировка по ней почти не работает .

Сохранение печатной формы и отчёта через меню 1С

Печатная форма документа

1. Откройте документ, например Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму.
3. В окне предварительного просмотра нажмите значок дискеты Сохранить.
4. В открывшемся окне отметьте формат Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx).
5. Выберите, сохранить файл на компьютер или прикрепить его к документу.
6. Нажмите Сохранить и укажите папку.

В типовых конфигурациях окно сохранения печатной формы позволяет отметить сразу несколько форматов, например .xlsx и .pdf. Это удобно, когда клиенту нужен PDF, а себе — редактируемая копия.

Отчёт

1. Сформируйте отчёт с нужным периодом и отборами.
2. Щёлкните мышью по табличной части отчёта, чтобы фокус был на результате, а не на поле периода.
3. Нажмите Ctrl+S или дискету в командной панели формы отчёта.
4. Выберите тип файла .xlsx и сохраните.

Список документов за период

1. Откройте журнал, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Установите период и отборы.
3. Нажмите Ещё → Вывести список….
4. Отметьте колонки, которые нужны, снимите лишние, нажмите ОК.
5. 1С откроет табличный документ. Сохраните его так же, как отчёт.

Этот приём знают не все, а он закрывает половину запросов вида «выгрузить реестр счетов в Excel». В результате получается чистая таблица: одна строка — один документ, без объединённых ячеек.

Формат файла: что выбрать

• ✅ .xlsx — основной вариант. До 1 048 576 строк на листе.
• ⚠️ .xls (Excel 97) — только для очень старых программ. Лимит — 65 536 строк, всё, что ниже, обрежется.
• 📄 .ods — для LibreOffice и «МойОфис», если Excel нет.
• 📎 .mxl — родной формат 1С. Excel его не откроет, но им удобно обмениваться между пользователями 1С.

Как настроить отчёт и макет перед выгрузкой в Excel

Excel получает ровно то, что 1С показала на экране. Поэтому порядок наводят до сохранения, а не после.

Отчёты: убрать лишнее

• 📊 В Настройках отчёта оставьте только нужные показатели и группировки. Каждый лишний уровень даёт в Excel отдельные строки промежуточных итогов.
• 🧾 Отключите вывод заголовка и параметров отчёта, если таблица пойдёт в обработку. Тогда данные начнутся с первых строк листа, без шапки с названием организации.
• 🔢 Включите детальные записи, если нужна каждая операция, а не итог по группе.

После сохранения в .xlsx группировки строк, как правило, переносятся: слева на листе Excel появляются кнопки «+» и «−». Если они мешают, в Excel выделите строки и выберите на вкладке Данные команду Разгруппировать.

Печатные формы: поправить макет

Если бланк при выгрузке «расползается», правьте его макет, а не каждый готовый файл. В Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 это делается в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Там можно изменить ширину колонок, шрифт, убрать лишние строки. Изменённый макет хранится в базе и переживает обновление, а вернуть исходный можно командой использования стандартного макета.

Перед правкой макета выгрузите его копию в файл: так вы вернётесь к рабочему варианту за минуту.

Параметры страницы

Ориентация листа и масштаб, заданные в 1С через Параметры страницы в окне предварительного просмотра, переходят в файл. Если документ будут печатать из Excel, выставьте их заранее. Иначе широкая оборотка уедет на 3–4 листа по ширине.

Копирование через буфер обмена

Для разовых задач хватает копирования.

1. В табличном документе (отчёте, печатной форме) выделите диапазон мышью. Весь лист выделяется Ctrl+A.
2. Нажмите Ctrl+C.
3. В Excel встаньте в ячейку и нажмите Ctrl+V.

Из обычного списка документов копирование тоже работает: выделите строки с Shift или Ctrl и нажмите Ctrl+C. В Excel вставятся значения видимых колонок.

Если при вставке съезжает оформление, используйте в Excel Специальная вставка → Значения (Ctrl+Alt+V). Тогда придут только данные.

Большие объёмы: выгрузка в CSV

Табличный документ на 200–300 тысяч строк 1С формирует и сохраняет долго, а иногда упирается в память клиентского компьютера. Для таких объёмов удобнее CSV: обычный текст, где колонки разделены точкой с запятой.

Среди стандартных форматов сохранения табличного документа CSV нет. Его получают двумя путями:

• 🛠 внешней обработкой, которая пишет файл построчно (пример кода ниже);
• 🔄 через типовые механизмы выгрузки, если в вашей конфигурации есть выгрузка в CSV для нужного объекта.

Преимущества CSV:

• файл в разы меньше .xlsx;
• выгрузка идёт построчно, без построения таблицы в памяти;
• открывается в Excel, LibreOffice, загружается в базы данных и BI-системы.

Минус один: в CSV нет форматирования, формул и нескольких листов. Это чистые данные.

Если CSV нужен разово, а обработки нет, есть обходной путь. Сформируйте отчёт или список частями, например помесячно, и сохраните каждую часть в .xlsx. Потом объедините листы в Excel через Данные → Получить данные → Из файла → Из папки. Для 12 файлов по 30 тысяч строк это быстрее, чем ждать один гигантский табличный документ.

Перед тем как отдавать большой файл дальше, проверьте три вещи:

• 🔢 число строк в Excel совпадает с количеством записей в 1С (счётчик видно внизу листа при выделении колонки);
• 💰 итог по колонке суммы равен итогу отчёта в 1С;
• 📅 даты распознаны как даты, а не как текст — они прижаты к правому краю ячейки.

Кодировка, разделители и числа-текст: как починить

Кракозябры вместо кириллицы

Excel при двойном клике открывает CSV в кодировке, которую считает системной. Файл в UTF-8 без метки BOM превращается в набор символов вида Продажа.

Как исправить:

1. В Excel откройте вкладку Данные → Из текстового/CSV-файла.
2. Выберите файл.
3. В поле Источник файла укажите 65001: Юникод (UTF-8) или 1251: Кириллица (Windows).
4. Проверьте предпросмотр и нажмите Загрузить.

Чтобы проблема не возникала вовсе, пишите CSV в UTF-8 с меткой BOM. Объект ЗаписьТекста с кодировкой КодировкаТекста.UTF8 добавляет эту метку сам.

Всё в одной колонке

Русская версия Excel ждёт разделитель ;, потому что запятая занята под дробную часть. Если файл разделён запятыми, все данные лягут в колонку A. Решение: выгружать с ; или при импорте указать разделитель вручную.

Суммы не суммируются

1С выводит числа с разделителем разрядов — неразрывным пробелом (символ с кодом 160). Excel не считает строку 125 400,00 числом.

Лечится за минуту:

1. Выделите колонку с суммами.
2. Нажмите Ctrl+H.
3. В поле «Найти» введите неразрывный пробел: удерживая Alt, наберите 0160 на цифровой клавиатуре.
4. Поле «Заменить на» оставьте пустым и нажмите Заменить все.

После замены суммы прижмутся вправо, и формулы заработают. Если в ячейках есть «руб.» или «р.», уберите их той же заменой.

Даты стали текстом или «съехали»

Если дата пришла как 01.03.2025 0:00:00, Excel может не распознать её. Выделите колонку, выберите Данные → Текст по столбцам и на третьем шаге укажите формат даты ДМГ.

Автоматическая выгрузка в Excel обработками и рассылками

Когда один и тот же отчёт нужен каждую неделю, руками его сохранять незачем.

Рассылка отчётов

В типовых конфигурациях на БСП (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) есть рассылка отчётов. Её включают в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. В настройке рассылки выбирают отчёт, формат вложения (в том числе .xlsx), расписание и адресатов или сетевую папку. Работает по регламентному заданию, поэтому для файловой базы 1С должна быть запущена в момент рассылки.

Внешняя обработка

Если нужна выгрузка нестандартного набора данных, пишут внешнюю обработку (.epf). Подключают её через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Сохранить табличный документ в .xlsx из кода можно одной строкой:

ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Для больших объёмов — построчная запись в CSV. Пример выгружает проведённые реализации в Бухгалтерии 3.0:

&НаСервере
Процедура ВыгрузитьРеализацииВCSV(ИмяФайла)

    Запрос = Новый Запрос;
    Запрос.Текст =
    "ВЫБРАТЬ
    |    Док.Дата КАК Дата,
    |    Док.Номер КАК Номер,
    |    ПРЕДСТАВЛЕНИЕ(Док.Контрагент) КАК Контрагент,
    |    Док.СуммаДокумента КАК Сумма
    |ИЗ
    |    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
    |ГДЕ
    |    Док.Проведен
    |УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    |    Дата";

    Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

    Запись = Новый ЗаписьТекста(ИмяФайла, КодировкаТекста.UTF8);
    Запись.ЗаписатьСтроку("Дата;Номер;Контрагент;Сумма");

    Пока Выборка.Следующий() Цикл
        Запись.ЗаписатьСтроку(СтрШаблон("%1;%2;%3;%4",
            Формат(Выборка.Дата, "ДФ=dd.MM.yyyy"),
            Выборка.Номер,
            СтрЗаменить(Выборка.Контрагент, ";", ","),
            Формат(Выборка.Сумма, "ЧРД=,; ЧГ=0; ЧН=0")));
    КонецЦикла;

    Запись.Закрыть();

КонецПроцедуры

Три детали, на которых чаще всего спотыкаются:

• 🔣 ЧГ=0 в формате суммы убирает разделитель разрядов. Без него Excel снова получит текст вместо числа.
• ✂️ Точку с запятой в названии контрагента заменяем на запятую, иначе строка «разъедется» на лишнюю колонку.
• 🖥 Процедура выполняется на сервере, и ИмяФайла — это путь на сервере 1С. В клиент-серверной базе файл окажется на сервере, а не на вашем компьютере. Чтобы отдать его пользователю, запишите файл во временное хранилище и получите на клиенте методом НачатьПолучениеФайлаССервера или его аналогом в вашей версии платформы.

Частые вопросы