Планирование денежных потоков в 1С: от статей бюджета до план-факта

Финансовый директор просит план по деньгам на квартал: сколько придёт от покупателей, сколько уйдёт поставщикам, хватит ли на зарплату и налоги в кассовый разрыв. Это и есть БДДС — бюджет движения денежных средств, план поступлений и выплат по периодам.

Составить БДДС в 1С можно в конфигурациях с подсистемой бюджетирования: 1С:ERP, Комплексная автоматизация 2, Управление нашей фирмой (УНФ), Управление холдингом. В 1С:Бухгалтерии 8.3 полноценного бюджета нет — она даёт только факт, отчёт о движении денежных средств. Поэтому сначала нужно честно ответить, в какой программе вы планируете деньги.

В какой конфигурации 1С строится бюджет движения денежных средств

БДДС — это управленческий план, а не регламентированный отчёт. Его нельзя «сформировать кнопкой» из проводок: сначала настраивают статьи, сценарии и форму бюджета, затем вручную или полуавтоматически заполняют плановые суммы. Поэтому подсистема бюджетирования есть только в крупных конфигурациях.

Не путайте три близких понятия:

• 💰 БДДС — план и факт по деньгам (кассовый метод): когда и сколько реально приходит и уходит со счетов и из кассы.
• 📈 БДР — бюджет доходов и расходов по начислению: выручка и затраты того периода, к которому они относятся, независимо от оплаты.
• 📄 ОДДС — регламентированный отчёт о движении денежных средств по ПБУ 23/2011, это факт за прошедший период.

Дальше — порядок настройки на примере 1С:ERP и Комплексной автоматизации 2: подсистема бюджетирования в них устроена одинаково. Раздел называется Бюджетирование и планирование. Если его не видно в панели разделов, включите подсистему в настройках: НСИ и администрирование → Бюджетирование и планирование, флаг использования бюджетирования.

Статьи бюджета: из чего собирается план по деньгам

Строки БДДС — это статьи бюджетов (справочник в разделе бюджетирования). Каждая статья описывает один вид поступления или выплаты. Прежде чем собирать форму, заведите статьи и сгруппируйте их по трём видам деятельности — так же, как в ПБУ 23/2011.

Несколько правил, которые экономят переделку:

• 📌 Для каждой статьи задайте аналитику — в каком разрезе вы хотите видеть цифры (контрагент, договор, подразделение, статья ДДС учёта). Без аналитики план получится «одной строкой» и сверить его с фактом будет нельзя.
• 📌 Заводите отдельные статьи для поступлений и выплат, а не одну «Расчёты с поставщиками» с плюсом-минусом. Иначе в отчёте перемешаются обороты.
• 📌 Для расчёта остатков денег заведите показатель бюджета «Остаток денежных средств» — он нужен, чтобы видеть сальдо на начало и конец периода, а не только обороты.

Сценарии и периодичность: горизонт планирования

Сценарий задаёт, на какой срок и с какой детализацией вы планируете. Минимум заведите два сценария:

1. План — ваши целевые цифры.
2. Факт — фактические данные из учёта, чтобы сравнивать.

При желании добавьте «Оптимистичный» и «Пессимистичный» — это те же плановые сценарии с другими суммами.

В карточке сценария укажите:

• периодичность — обычно месяц (для БДДС это стандарт, деньги считают помесячно);
• период планирования — чаще всего год с разбивкой по месяцам или квартал;
• признак, плановый это сценарий или фактический.

В 1С:ERP набор сценариев, статей и форм объединяет модель бюджетирования — в ней вы включаете нужные виды бюджетов и правила. Для одной организации обычно хватает одной модели.

Сборка формы БДДС и ввод планового бюджета

Настройка вида бюджета — шаблона формы

Вид бюджета — это шаблон формы, по которому вы и вводите план, и смотрите отчёт. Настраивается он в конструкторе: вы задаёте строки, колонки и итоги.

Для БДДС структура обычно такая:

• строки — статьи бюджета, сгруппированные по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности;
• колонки — периоды (месяцы) и/или сценарии (план и факт рядом);
• итоговые строки — «Поступления всего», «Выплаты всего», «Чистый денежный поток» (поступления минус выплаты), «Остаток на начало», «Остаток на конец».

Итоговые строки задаются формулами прямо в конструкторе, вручную их суммировать не нужно. Остаток на конец = остаток на начало + чистый поток за период; остаток на начало следующего месяца подтягивается из конца предыдущего.

Ввод плановых цифр: экземпляр бюджета

Плановые суммы вносят документом «Экземпляр бюджета». Один экземпляр — это план по одному виду бюджета, сценарию, организации и периоду.

Порядок:

1. Создайте документ Экземпляр бюджета в разделе бюджетирования.
2. Выберите сценарий (План), вид бюджета (ваш БДДС), организацию и период планирования (например, год).
3. Откроется форма со строками-статьями и колонками-месяцами. Внесите суммы по каждой статье и месяцу.
4. Проверьте итоги: строка чистого потока и остатка на конец пересчитываются автоматически.
5. Проведите документ.

Чтобы не вбивать всё руками, используйте заполнение:

• 📥 от предыдущего периода — скопировать прошлогодний план или факт и скорректировать;
• 📊 по данным учёта — подтянуть средние обороты за прошлые месяцы как ориентир;
• 🔢 зависимыми статьями — задать формулу, например «налоги = 6% от поступлений» или «эквайринг = 2% от выручки».

Отдельно про НДС: в БДДС все суммы идут «грязными», с НДС. Деньги по счёту двигаются с налогом, поэтому поступление от покупателя — это сумма с НДС, а не выручка без него. Это главное отличие от БДР, где доходы обычно без НДС.

План-факт: анализ отклонений и корректировка

Когда месяц закрыт, сравните план с фактом. Факт по сценарию «Факт» заполняется из учёта — по движениям денежных средств и правилам сопоставления статей, которые вы задали на этапе настройки. Вручную факт обычно не вбивают.

Отклонения смотрят в отчёте по бюджетам (раздел бюджетирования, группа отчётов). Отчёт строится по тому же виду бюджета и показывает три колонки: план, факт, отклонение в рублях и процентах.

На что смотреть в первую очередь:

• кассовые разрывы — месяцы, где остаток на конец уходит в минус;
• крупные отклонения по поступлениям — если покупатели платят медленнее плана, это первый сигнал;
• перерасход по выплатам — статьи, где факт заметно выше плана.

Корректировать план по уже закрытым периодам не нужно — факт есть факт. А вот план будущих месяцев уточняют: создают новый экземпляр бюджета на оставшийся период или исправляют текущий, если он ещё не наступил. Старый проведённый экземпляр не удаляйте — на него могут ссылаться отчёты и согласования; лучше распровести или ввести корректирующий.

Связь БДДС с БДР и платёжным календарём

БДДС не живёт отдельно — он часть системы бюджетов.

БДР (бюджет доходов и расходов) строится в той же подсистеме, но по начислению. Разница между прибылью в БДР и денежным потоком в БДДС — это и есть «где деньги»: дебиторка, авансы, запасы, кредиты. Настраивают БДР так же: свои статьи, свой вид бюджета, тот же набор сценариев.

Платёжный календарь — оперативный инструмент на каждый день, в отличие от помесячного БДДС. БДДС отвечает на вопрос «сколько денег будет в сентябре», платёжный календарь — «чем платить 5 сентября». Заявки на расход и планируемые поступления из календаря можно использовать как источник для факта и оперативного контроля лимитов по статьям.

Такая связка даёт сквозную картину: БДР показывает прибыльность, БДДС — обеспеченность деньгами, платёжный календарь — ежедневную ликвидность.

Как сократить ручную работу: автоматизация бюджета

Главная ценность БДДС в 1С, а не в Excel, — в том, что бюджет связан с оперативным учётом и работает не только «на бумаге».

Контроль расходов по лимитам. Утверждённый БДДС можно сделать лимитом. Тогда при создании заявки на расходование денежных средств система сверяет сумму со статьёй и периодом бюджета. Если лимит превышен, заявку либо не согласуют, либо она уходит на дополнительное утверждение. Так план перестаёт быть справочным: платить сверх бюджета без разрешения уже нельзя.

Автоматическое заполнение факта. Сценарий «Факт» заполняется по расписанию регламентным заданием — вам не нужно каждый месяц вручную запускать сбор данных. Настройте периодичность, и отчёт по бюджетам всегда покажет актуальное отклонение.

Зависимые статьи и формулы. Те статьи, что считаются от других, задайте формулой в виде бюджета: налоги и взносы — процентом от фонда оплаты труда, эквайринговую комиссию — процентом от розничной выручки, НДС к уплате — расчётом от облагаемых оборотов. При изменении базовой статьи зависимые пересчитаются сами.

Согласование бюджета. Экземпляр бюджета можно пустить по маршруту согласования: руководитель подразделения вносит заявку, финансовая служба проверяет, директор утверждает. Статус документа показывает, на ком «застрял» бюджет.

Типичные ошибки при составлении БДДС

• ❌ Путают БДДС и БДР. В БДДС попадает оплата, а не начисление. Отгрузили в сентябре, деньги пришли в ноябре — в БДДС это ноябрь.
• ❌ Планируют без НДС. Суммы в БДДС идут с НДС: по счёту двигаются именно эти деньги.
• ❌ Забывают остаток на начало. Без стартового остатка отчёт неверно показывает кассовые разрывы.
• ❌ Разная периодичность плана и факта. План помесячно, факт поквартально — сверка не сходится.
• ❌ Статьи без аналитики. План «одной строкой» невозможно сверить с фактом по контрагентам и подразделениям.
• ❌ Не заложены налоги, кредиты и проценты. Операционную деятельность планируют, а финансовую и инвестиционную забывают — и попадают на выплату кредита «внезапно».

Частые вопросы о БДДС в 1С