Бюджет доходов и расходов в 1С: от справочников до план-факта

БДР (бюджет доходов и расходов) собирается в 1С только в конфигурациях с подсистемой бюджетирования: 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация 2 и, в упрощённом виде, 1С:Управление нашей фирмой. В «Бухгалтерии предприятия 3.0» полноценного бюджетирования нет — там можно вести только учёт факта, а планы хранить во внешней таблице.

Порядок одинаковый для всех трёх: сначала настраиваете справочники (статьи, показатели, сценарии), затем задаёте правила получения факта, вводите плановые цифры и в конце сравниваете план с фактом. Ниже — каждый шаг с конкретными объектами и разделами меню.

Что такое БДР и чем он отличается от БДДС

БДР — это план и факт доходов и расходов по начислению. Он показывает финансовый результат: выручку, себестоимость, расходы и прибыль за период. Деньги в нём не фигурируют — важен момент признания дохода или расхода, а не поступления оплаты.

Его часто путают с БДДС (бюджет движения денежных средств). Разница принципиальная:

Единого норматива для БДР нет: это внутренний управленческий документ. Форму, статьи и уровень детализации предприятие определяет само, поэтому первым делом настраивают справочники под свою структуру.

Подготовка справочников: статьи, показатели, сценарии

Основа БДР — три справочника. Без них ввести ни план, ни факт не получится.

Статьи бюджетов. Это строки будущего отчёта: «Выручка», «Себестоимость продаж», «Аренда», «ФОТ», «Налог на прибыль». Для каждой статьи задаётся аналитика — например, по подразделениям, номенклатурным группам или контрагентам. Детализация статьи определяет, в каких разрезах вы потом увидите план и факт.

Показатели бюджетов. Отдельно от статей заводятся нефинансовые и расчётные показатели: курс валюты, численность персонала, объём продаж в штуках. Они нужны, когда плановую сумму удобнее не вбивать руками, а считать формулой (цена × количество).

Сценарии. Сценарий разделяет данные одного и того же бюджета: «План», «Факт», «Оптимистичный», «Пессимистичный». План и факт всегда живут в разных сценариях — это и позволяет потом сравнить их между собой. Для сценария задаётся периодичность (месяц, квартал) и валюта.

Справочники статей и показателей находятся в разделе Бюджетирование и планирование (в УНФ — раздел Компания → Бюджетирование). Статьи, по которым уже введены данные, удалять нельзя — только помечать на удаление; поэтому продумайте структуру статей до начала ввода.

Настройка вида бюджета и модели бюджетирования

Справочники — это кирпичи, а форму БДР задают два объекта: вид бюджета и модель бюджетирования.

Вид бюджета — это шаблон отчётной формы. В конструкторе вида бюджета вы расставляете статьи по строкам, периоды по столбцам и добавляете итоговые строки с формулами: «Валовая прибыль = Выручка − Себестоимость», «Прибыль до налога», «Чистая прибыль». Именно здесь БДР приобретает привычный вид «сверху выручка, снизу прибыль».

Несколько приёмов, без которых вид бюджета получается неудобным:

• 🧩 Группируйте статьи в разделы — «Операционные доходы», «Постоянные расходы». Иначе длинный плоский список тяжело читать.
• ➕ Итоговые строки считайте формулой, а не вручную — тогда при изменении плана прибыль пересчитается сама.
• 📅 Задайте в столбцах и периоды, и итог за год — чтобы в одном отчёте видеть помесячную динамику и годовую сумму.

Модель бюджетирования объединяет сценарии, виды бюджетов и правила получения факта в один контур. Для модели указывается период планирования (обычно год), валюта и список статей, которые в неё входят. Пока модель не настроена и не установлена как текущая, ввести экземпляр бюджета система не даст.

Ввод плановых показателей: экземпляр бюджета

Плановые цифры заносятся документом «Экземпляр бюджета». Он создаётся для конкретной связки: сценарий «План» + вид бюджета «БДР» + период + подразделение или ЦФО (центр финансовой ответственности).

Порядок ввода:

1. Создайте экземпляр бюджета, выберите сценарий План, период (например, год помесячно) и подразделение.
2. Выберите нужный вид бюджета — форма откроется той структурой, что вы задали в конструкторе.
3. Заполните плановые суммы по статьям. По доходным статьям — выручку, по расходным — затраты.
4. Итоговые строки (валовая прибыль, прибыль до налога) заполнятся автоматически по формулам вида бюджета.
5. Проведите документ. Данные попадут в регистр и станут доступны для анализа.

Три способа ускорить ввод, когда статей много:

• 📋 Заполнение по показателям — вводите цену и количество, сумма считается формулой. Удобно для выручки.
• 📈 Распределение годовой суммы по месяцам — вбиваете год и выбираете профиль распределения (равномерно, по сезонности).
• 🔁 Копирование прошлого периода с коэффициентом — берёте факт прошлого года и умножаете, например, на 1,1.

Для нескольких подразделений заводят отдельный экземпляр на каждое, а сводный БДР по компании получают в отчёте — он суммирует все экземпляры одного сценария.

Откуда 1С берёт факт для БДР

Чтобы сравнивать план с фактом, фактические доходы и расходы нужно загрузить в тот же формат статей. Вручную это не делают — для этого есть правила получения фактических данных.

Правило связывает статью бюджета с источником факта в учёте. Источником обычно выступает:

• 🧾 управленческий учёт — движения по регистрам доходов, расходов, продаж;
• 📒 регламентированный учёт — обороты по счетам (90, 91, 20, 26, 44 и др.), если факт берёте из бухгалтерии;
• ✍️ ручной ввод — для статей, которых в учёте нет (например, план по показателю, не отражаемому проводками).

В правиле задаётся: какая статья, из какого регистра или с каких счетов брать сумму, в каком разрезе аналитики и по какому сценарию (обычно «Факт»). Настройка правил — самый трудоёмкий этап: именно здесь определяется, сойдётся БДР с бухгалтерией или нет.

Методология при этом должна совпадать с плановой. Раз БДР построен по начислению, то и факт собирают по начислению: выручку — в момент реализации (счёт 90.01), а не оплаты; расходы — по дате признания затрат, а не списания денег. Если часть факта тянуть из управленческого учёта, а часть из регламентированного, проверьте, что одна и та же операция не попала в статью дважды — например, себестоимость не задвоилась из регистра продаж и со счёта 90.02 одновременно.

Отдельно решается вопрос с косвенными расходами. Общехозяйственные затраты (аренда офиса, бухгалтерия, реклама) либо относят на статью «Административные расходы» целиком, либо распределяют по подразделениям по базе (выручка, численность). Способ распределения фиксируют один раз и применяют и к плану, и к факту — иначе отклонения покажут не реальную картину, а разницу в методике.

После настройки правил факт собирается регламентным заданием или по команде обновления экземпляра факта — одной кнопкой за выбранный период, без ручного переноса сумм.

Анализ отклонений: план против факта

Когда в системе есть и план, и факт, отклонения показывает бюджетный отчёт по виду бюджета БДР. В настройках отчёта выбираются оба сценария и период, а в колонки добавляются «Отклонение» и «% выполнения».

Что смотреть в первую очередь:

• 📊 Абсолютное отклонение (факт − план) в рублях — сразу видно, какая статья «увела» прибыль.
• 📉 Относительное отклонение (%) — помогает отделить мелкие колебания от значимых. Отклонение по аренде на 2% можно игнорировать, по выручке на 20% — нет.
• 🧮 Факторный разбор выручки — если вели план по показателям, отчёт раскладывает отклонение на «из-за цены» и «из-за количества».

Пример чтения строки БДР:

Здесь выручка недовыполнена на 800 тыс., но и себестоимость ниже на 600 тыс., поэтому прибыль просела лишь на 200 тыс. Без разбивки по статьям этот вывод не сделать — поэтому БДР и строят постатейно, а не одной строкой «прибыль».

Для регулярной работы отчёт сохраняют как вариант с нужными настройками и формируют его ежемесячно после закрытия периода.

Анализ отклонений не самоцель — за ним следует решение. По крупным отклонениям разбирают причину: недовыполнение выручки из-за сорванной отгрузки и из-за падения цены лечат по-разному. Часть предприятий ведёт скользящий бюджет: после каждого закрытого месяца план на оставшиеся месяцы пересматривают с учётом факта. В 1С для этого копируют экземпляр плана и корректируют будущие периоды, оставляя закрытые месяцы неизменными.

Полезно закрепить за каждой значимой статьёй ответственного — ЦФО или руководителя подразделения. Тогда отклонение не повисает «на компании», а разбирается тем, кто влияет на эту статью. Аналитика по подразделениям, заложенная ещё в справочник статей, именно для этого и нужна.

Частые ошибки при построении БДР

Ошибки на этапе настройки всплывают только через месяц-два, когда БДР перестаёт сходиться. Самые частые:

• ❌ План и факт в одном сценарии. Тогда сравнивать нечего — система показывает одну строку. План и факт всегда в разных сценариях.
• ❌ Разная аналитика у статьи в плане и в правиле факта. План ввели по подразделению, а правило собирает факт по организации в целом — суммы не состыкуются по строкам.
• ❌ В правило факта не попал субсчёт. Классика для счёта 90: забыли 90.03 (НДС) или 90.07 (расходы на продажу), и выручка/себестоимость не бьётся с бухгалтерией.
• ❌ Факт берут кассовым методом. В БДР доход и расход признаются по начислению; если тянуть движение денег, получится БДДС, а не БДР.
• ❌ Период сценария мельче, чем нужно для анализа. Сценарий настроен на квартал, а план нужен помесячно — переделывать придётся вместе с уже введёнными данными.

Частые вопросы