График работы сотрудников в 1С: от календаря до табеля

График работы в 1С:ЗУП 3.1 создают в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников. Нажимаете Создать, задаёте способ заполнения (пятидневка, сменный, по циклу), длительность рабочей недели и виды времени — программа сама расставляет часы по дням с учётом производственного календаря. Готовый график потом назначают сотруднику при приёме на работу или отдельным кадровым документом.

На графике держится весь расчёт: по нему система считает норму времени, отработанные часы, оплату, отпускные и больничные. Ошибка в графике тянет за собой ошибку в зарплате, поэтому собрать его правильно важнее, чем кажется.

Ниже — порядок от производственного календаря до печати табеля Т-13, с путями меню для 1С:ЗУП 3.1 и оговорками для 1С:Бухгалтерии 3.0, где графики работы устроены похоже.

С чего начинается график: производственный календарь

Любой график опирается на производственный календарь . Он знает, какие дни рабочие, какие выходные и праздничные, и где стоят предпраздничные дни с сокращением на час. Без актуального календаря график посчитает норму неверно.

Откройте Настройка → Производственные календари. В типовой базе уже есть календарь «Российская Федерация». Проверьте два момента:

• 📅 Заполнен ли текущий год. Если года нет или он серый, нажмите Заполнить по умолчанию — программа подставит официальные выходные и переносы.
• 🔄 Актуальны ли переносы. Правительство утверждает переносы на год вперёд. Данные приходят с обновлениями конфигурации и через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Для подразделений с особым режимом (вахта, региональные праздники) можно создать свой календарь кнопкой Создать и использовать его только в нужных графиках.

Виды времени: чем «явка» отличается от «ночных»

Прежде чем собирать график, разберитесь с видами времени — это буквенные обозначения, которыми часы попадают в табель. Справочник открывается из формы самого графика, а также из раздела Настройка.

Базовый набор в 1С:ЗУП:

Для обычной пятидневки хватает «явки» и «выходного» — их программа подставит сама. Ночные часы нужно выделить отдельным видом времени: без этого доплата за работу ночью (минимум 20% по ТК РФ) не начислится автоматически.

Если у вас сменный график с ночными часами, при заполнении графика укажите в настройках интервал ночного времени — система разнесёт часы на «Я» и «Н» сама.

Нужного вида времени нет в списке? Его создают в том же справочнике кнопкой Создать. Для вида указывают буквенный и цифровой код (как в табеле) и признак — рабочее это время, неявка или отсутствие. От признака зависит, попадут ли часы в оплату. Самостоятельно заводить виды времени приходится редко: типовой набор закрывает почти все случаи, и лишние обозначения только запутывают табель.

Сверхурочные и работа в выходной в график заранее не закладываются — они возникают по факту и оформляются отдельными документами. В плановом графике держите только регулярный режим.

Создаём пятидневный график: пошагово

Начнём с самого частого случая — стандартной пятидневки 40 часов.

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите Создать.
2. Впишите понятное название, например «Пятидневка 40 часов». По нему график будут искать кадровики.
3. В поле года укажите год, на который заполняете график.
4. Нажмите Заполнить график — откроется помощник.
5. Выберите способ По дням недели, длительность рабочей недели — 40 часов (пятидневка).
6. Отметьте флажок Учитывать праздничные дни и Учитывать предпраздничные дни — тогда 31 декабря и подобные дни сократятся на час автоматически.
7. Нажмите Готово. Программа расставит часы по всему году.

Проверьте результат визуально: в календаре графика рабочие дни показаны часами, выходные пустые, предпраздничные — на час короче. Внизу формы видна годовая и месячная норма.

Для шестидневки, 36-часовой недели или неполного дня в том же помощнике просто выберите другую длительность недели. Записывайте график только после проверки месячной нормы за январь и май: именно в этих месяцах переносы праздников чаще всего дают неожиданную цифру.

Сменные и суммированные графики: цикл вместо недели

Для охраны, производства, магазина с посменной работой пятидневка не подходит. Здесь график строится не по неделе, а по циклу: «два через два», «сутки через трое», «день — ночь — отсыпной — выходной».

Создаёте график так же, но в помощнике выбираете способ заполнения По циклам произвольной длины. Дальше задаёте:

• Длину цикла в днях. Для «сутки через трое» это 4 дня, для «два через два» — 4 дня.
• Часы по каждому дню цикла. Например, день 1 — 24 часа, дни 2–4 — выходные.
• Дату начала цикла. С неё программа тиражирует цикл на весь год.

При сменной работе почти всегда нужен суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ): норму считают не по неделе, а за учётный период — месяц, квартал или год. Включается это в графике флажком Применяется суммированный учёт с указанием периода учёта. Тогда переработка внутри месяца не считается сверхурочной, пока не превышена норма за весь период.

Как это работает на цифрах. Охранник на графике «сутки через трое» за квартал отработал по графику 540 часов. Норма по производственному календарю за тот же квартал — допустим, 512 часов. Разница 28 часов — это сверхурочные, которые при суммированном учёте всплывают только по итогам квартала, а не каждый месяц. Если же считать по неделям, те же часы распределились бы иначе и завысили бы доплату. Поэтому для смен период учёта задают сразу, а не постфактум.

Как назначить график сотрудникам

Созданный график сам по себе ни на кого не влияет, пока его не привязали к человеку. Способов два.

При приёме на работу. В документе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу есть поле График работы. Выбираете нужный — с даты приёма сотрудник работает по нему.

Через кадровый перевод. Если график меняется у действующего сотрудника, оформите Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод и в нём поставьте флажок изменения графика. Для группы людей удобнее Кадровый перевод списком — один документ на всю смену.

Посмотреть, кто по какому графику работает, можно в карточке сотрудника или в отчёте по кадрам. Меняете график — делайте это кадровым документом с нужной даты, а не правкой самого справочника графиков. Если переписать часы в существующем графике задним числом, пересчитаются уже закрытые периоды и «поедет» ранее начисленная зарплата.

Таблица путей по конфигурациям:

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощён: сложные сменные графики с суммированным учётом она ведёт хуже, чем ЗУП. Если смен много и расчёт нетривиальный, учёт времени логичнее вести в ЗУП.

Отклонения: отпуска, больничные, разовые смены

График задаёт плановое время. Реальная жизнь от него постоянно отклоняется — и эти отклонения вводят не правкой графика, а отдельными документами.

• 🏖️ Отпуск — документ Кадры → Отпуска (или Зарплата → Отпуск). Дни отпуска в табеле получат обозначение «ОТ» и выпадут из отработанного времени.
• 🤒 Больничный — документ Больничный лист. Дни болезни отметятся как «Б», оплата пойдёт по пособию.
• ✈️ Командировка, прогул, отгул — свои документы в разделе кадров. Каждый сам корректирует табель.

А если сотрудник разово вышел не по своему графику — например, подменил коллегу? Тогда оформляют индивидуальный график. Это документ, который перекрывает плановый график конкретному человеку на выбранный период. В нём вручную проставляют фактические часы по дням. Индивидуальный график старше планового: система берёт часы именно из него.

Табель учёта рабочего времени: проверка и печать

Когда график назначен, а отклонения введены, система готова показать табель. Это итоговый документ учёта времени и основа для расчёта зарплаты.

Отчёт открывается из раздела зарплаты: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Задаёте месяц и организацию, формируете. В табеле по каждому сотруднику видны явки, ночные, отпуска, больничные и итоговые часы.

С 2013 года унифицированные формы необязательны, но форма Т-13 остаётся самой удобной и привычной инспекторам, поэтому её обычно и печатают.

Что проверять перед закрытием месяца:

Если цифры в табеле не сходятся с ожидаемыми — почти всегда дело в графике или незаведённом отклонении. Проверьте, тот ли график назначен сотруднику и проведены ли все документы-отклонения за месяц.

Частые ошибки при составлении графиков

Несколько промахов, которые регулярно приводят к неверной зарплате:

• ❌ Не заполнен производственный календарь на новый год. График заполняется «пустым», норма съезжает. Проверяйте календарь в начале каждого года.
• ❌ График правят задним числом прямо в справочнике. Пересчитываются закрытые месяцы. Меняйте режим кадровым документом с нужной даты.
• ❌ Ночные часы не выделены отдельным видом времени. Доплата за ночь не начисляется. Для сменных графиков с ночной работой вид «Н» обязателен.
• ❌ Сменный график без суммированного учёта. Переработки внутри месяца ошибочно идут как сверхурочные. Включайте суммированный учёт для смен.
• ❌ Один график на всех при разных режимах. Совместитель на 20 часов и штатник на 40 не могут быть на одном графике — заведите отдельные.

Частые вопросы