Руководство для сотрудников, работающих в 1С: шаблон, формулировки, примеры

Чтобы составить инструкцию для пользователя 1С, опишите одну рабочую задачу одного сотрудника: что нужно получить, где в программе начать, какие поля заполнить и как проверить результат. Каждое действие — отдельный нумерованный шаг с точным путём меню, скриншотом и указанием версии конфигурации, на которой всё проверено.

Форматов три, и выбирают их по задаче. Короткая памятка на одну страницу подходит для частой операции (выписать счёт, провести поступление). Подробное руководство с разделами — для новичка или для нового участка учёта. Видео на 2–5 минут — когда важна последовательность кликов, а текст получается громоздким. На практике лучше всего работает связка: текст со скриншотами как основа, видео как дополнение.

Цель и читатель: с чего начинать инструкцию пользователя 1С

Прежде чем открывать редактор, ответьте письменно на четыре вопроса. Это займёт десять минут и сэкономит переписывание.

1. Какой результат должен получить сотрудник? Не «работа с документом Реализация», а «выставить покупателю счёт и отправить его по почте из 1С».
2. Кто читатель? Новый бухгалтер, кладовщик, менеджер по продажам, руководитель, который только смотрит отчёты.
3. Что он уже умеет? Знает ли интерфейс «Такси», умеет ли пользоваться отбором списка, понимает ли проводки.
4. В какой ситуации он откроет инструкцию? На обучении, в первую неделю работы, раз в квартал при закрытии периода, при ошибке.

От ответов зависит всё остальное: глубина, тон и объём.

Ещё одно решение на старте — границы. Одна инструкция закрывает одну задачу. «Работа в 1С:Бухгалтерии» — это не инструкция, а учебник. «Приход товара от поставщика с НДС» — уже инструкция.

Структура руководства пользователя 1С: какие разделы нужны

Ниже рабочий каркас. Для памятки на одну страницу оставьте пункты 1, 3, 4 и 6, для полного руководства — все.

1. Шапка. Название задачи, для кого документ, конфигурация и её версия, дата и номер редакции, ответственный за документ.
2. Что понадобится заранее. Права в программе, заполненные справочники, исходные документы (договор, накладная, выписка).
3. Результат. Одна-две фразы: что будет в базе после выполнения. Например: «проведён документ, сформирована проводка Дт 41.01 Кт 60.01, остаток на складе увеличился».
4. Пошаговые действия. Нумерованный список, при необходимости разбитый на этапы с подзаголовками.
5. Проверка. Какой отчёт открыть и что в нём должно быть.
6. Если что-то пошло не так. Два-три частых сообщения программы и что делать.
7. Приложения. Образцы заполненных документов, таблица соответствия кодов, глоссарий.

Версию конфигурации читатель должен видеть сразу. Её берут в окне Главное меню → Справка → О программе (главное меню — значок ≡ в заголовке окна). Пишите полностью: «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релиз 3.0.XXX.YY» — подставьте номер из окна «О программе».

Шаблон шапки

Инструкция: Поступление товаров от поставщика
Для кого: менеджеры по закупкам, бухгалтер участка ТМЦ
Программа: 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, релиз ________
Редакция документа: 1.2 от __.__.____
Ответственный: ________ (кто обновляет и отвечает на вопросы)
Время выполнения: 5–7 минут

Строка «Время выполнения» кажется мелочью, но она помогает сотруднику планировать работу и показывает автору, не разрослась ли процедура.

Как писать шаги, чтобы по ним можно было работать

Главное правило: один шаг — одно действие. Если в шаге есть «и», скорее всего, это два шага.

Пять правил формулировки

• ✅ Начинайте с глагола в повелительном наклонении: «Откройте», «Выберите», «Нажмите», «Укажите».
• ✅ Называйте элементы так, как они подписаны на экране. Если на кнопке написано «Провести и закрыть», не пишите «сохраните документ».
• ✅ Путь меню — через стрелку и в отдельном выделении: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
• ✅ Указывайте, что ввести в поле, а не только какое поле заполнить: «В поле Склад выберите Основной склад».
• ✅ После важного действия опишите, что должен увидеть пользователь. Это точка самоконтроля.

Пример и антипример

❌ Плохо:

Зайдите в поступления, создайте новый документ, заполните шапку и табличную часть, проведите.

Здесь пять действий в одной строке, а «заполните шапку» не говорит ничего новичку.

✅ Хорошо:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. В поле Контрагент начните вводить название поставщика и выберите его из списка.
4. Проверьте поле Договор: программа подставит основной договор. Если у поставщика их несколько, выберите нужный.
5. В поле Номер укажите номер накладной поставщика, в поле от — её дату.
6. На вкладке Товары нажмите Добавить и выберите номенклатуру.
7. Нажмите Провести и закрыть. Документ появится в списке без красного значка пометки на удаление и с отметкой проведения.

Как подавать условия и развилки

Если порядок зависит от ситуации, не прячьте условие в середину шага. Выносите его в начало:

• «Если поставщик работает без НДС, в колонке % НДС выберите Без НДС».
• «Если товар пришёл частично, укажите фактическое количество, а не количество из заказа».

Для двух-трёх вариантов удобна таблица «ситуация → действие». Для сложных развилок лучше отдельные короткие инструкции.

Слова, которых в инструкции быть не должно

Чем делать инструкции: скриншоты, видео, ссылки e1cib

Для большинства задач хватает текстового редактора и программы для снимков экрана. Сравнение по назначению:

Навигационные ссылки 1С: приём, который мало кто использует

В 1С у любой формы, списка или конкретного документа есть навигационная ссылка. Откройте нужный список или документ и нажмите Shift + F11 — программа покажет ссылку вида:

e1cib/list/Документ.ПоступлениеТоваровУслуг

Эту ссылку можно вставить в инструкцию рядом с шагом. Сотрудник копирует её и открывает через команду Перейти по ссылке в главном меню 1С. Так человек сразу попадает в нужный список, даже если меню у него настроено иначе или раздел скрыт. Для писем коллегам приём особенно удобен: «вот ссылка на документ с ошибкой» вместо «найдите поступление от такого-то числа».

Скриншоты: как снимать

• 📐 Снимайте окно 1С, а не весь рабочий стол. Лишние панели и вкладки браузера отвлекают.
• 🔴 Отмечайте рамкой или стрелкой только то, о чём говорит шаг. Три стрелки на одном снимке читатель не разберёт.
• 🔢 Нумеруйте пометки на скриншоте так же, как шаги в тексте.
• 🕶 Закрашивайте реальные данные: ФИО, ИНН, суммы зарплат, телефоны, номера счетов.

Снимок экрана из рабочей базы с ФИО и окладами сотрудников — это персональные данные. Их распространение даже внутри компании должно соответствовать закону № 152-ФЗ. Проще всего делать скриншоты в копии базы или в демобазе с вымышленными данными.

Примеры инструкций для разных участков учёта

Три коротких образца, чтобы было понятно, как каркас выглядит на практике. Пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси».

Памятка менеджеру: счёт покупателю

Результат: счёт на оплату создан и отправлен покупателю на почту.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите Контрагента, проверьте Договор.
4. На вкладке Товары добавьте позиции, укажите количество. Цена подставится из настроек, если она заполнена.
5. Нажмите Записать.
6. Нажмите кнопку с конвертом (отправка по электронной почте) и проверьте адрес получателя.

Проверка: счёт в списке, в колонке суммы — итог с НДС.

Инструкция бухгалтеру: банковская выписка

Что понадобится: файл выгрузки из клиент-банка, настроенный обмен с банком.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Загрузить и укажите файл выписки.
3. Просмотрите список: строки, для которых программа не нашла контрагента или договор, нужно заполнить вручную.
4. Загрузите выписку и проверьте, что остаток на конец дня совпадает с остатком в выписке банка.

Если не помогло: при сообщении о другом расчётном счёте проверьте, что счёт организации заведён в справочнике Банковские счета с теми же реквизитами.

Карточка для руководителя: где смотреть цифры

Карточка руководителя — это не шаги, а справочник «вопрос → место». Для этой аудитории такой формат работает лучше пошаговых описаний.

Обновление инструкций: номер редакции и журнал изменений

Инструкция устаревает с каждым обновлением 1С. После перехода на новый релиз меняются названия команд, появляются поля, формы перестраиваются. Без системы версий через полгода у сотрудников на руках три разных документа.

Как нумеровать

Удобна схема из двух чисел: основная.дополнительная.

• 🔼 Основная (1.0 → 2.0) — поменялся порядок действий, добавился этап, сменилась конфигурация.
• ➕ Дополнительная (1.2 → 1.3) — исправлены формулировки, заменены скриншоты, уточнено поле.

Журнал изменений в конце документа

Редакция | Дата       | Что изменено                         | Автор
1.0      | 12.01.____ | Первая версия                        | Иванова
1.1      | 03.03.____ | Обновлены скриншоты после релиза ... | Иванова
2.0      | 15.06.____ | Добавлен этап проверки в ОСВ         | Петров

Когда пересматривать

• После каждого обновления конфигурации — пройти инструкцию по шагам на обновлённой базе.
• После изменения регламента или учётной политики.
• Когда пользователи задают один и тот же вопрос дважды: значит, шаг описан плохо.
• Не реже раза в полгода, даже если ничего не менялось.

Если инструкция утверждена как локальный акт компании, сотрудников знакомят с ней под подпись: это обязанность работодателя по статье 22 ТК РФ. После выхода новой основной редакции процедуру ознакомления повторяют.

Последний пункт чек-листа — самый полезный. Дайте инструкцию человеку, который эту операцию не делал, и молча смотрите, где он остановится. Каждая остановка — место для правки.

Где хранить: в самой 1С, в вики или на бумаге

Хранение внутри 1С

В типовых конфигурациях на базе библиотеки стандартных подсистем к элементам справочников и документам можно прикреплять файлы — в форме ищите команду со скрепкой или надписью Файлы. Например, к карточке организации удобно прикрепить памятку по закрытию месяца именно для неё.

Для сложных случаев программист добавляет в базу внешнюю обработку или расширение со справкой по вашим процессам. Это уже задача разработки, а не автора инструкций.

Печатные экземпляры

Если без бумаги не обойтись, ставьте в колонтитул номер редакции и дату. Раз в квартал собирайте старые распечатки: устаревший лист на столе кладовщика опаснее, чем его отсутствие.

Частые вопросы