Накладная ТОРГ-12 из реализации: заполнение, проводки и печать в 1С 8.3

Товарную накладную в 1С не создают отдельным документом. Её печатают из документа Реализация (акты, накладные, УПД): в 1С:Бухгалтерии 3.0 он открывается через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполняете покупателя, договор, склад и товары, проводите — и печатаете ТОРГ-12 или УПД по кнопке Печать.

Одна правильно заполненная реализация даёт сразу всё: накладную, счёт-фактуру, проводки по выручке и себестоимости, движение по складу. Если накладная печатается с пустыми реквизитами или документ не проводится, причина почти всегда в одном из полей ниже.

Где в 1С составить накладную: путь по конфигурациям

Логика одинаковая во всех типовых конфигурациях: накладная — печатная форма документа отгрузки. Различается только место в меню.

Если вы работаете в БП и не видите пункт меню, наберите «Реализация» в поиске по интерфейсу (лупа в верхней строке). Раздел могли скрыть настройкой панели, но сам документ в программе есть всегда.

Шаг 1. Вид операции, покупатель и договор

Откройте список реализаций и нажмите Реализация. Программа предложит выбрать вид операции. Для обычной накладной нужен вариант Товары (накладная, УПД).

Что ещё есть в этом меню и когда оно нужно:

• 📦 Товары (накладная, УПД) — продажа товаров со склада. Основной вариант.
• 🛠 Услуги (акт, УПД) — работы и услуги, печатается акт.
• 🧾 Товары, услуги, комиссия — смешанная отгрузка: товары и услуги в одном документе.
• 🚚 Отгрузка без перехода права собственности — товар уехал, но право собственности перейдёт позже (например, после оплаты).

Вид операции влияет на набор полей и проводки. Ошиблись с ним — проще создать документ заново, чем переделывать.

Дальше заполните шапку:

1. Организация — если в базе их несколько.
2. Контрагент — покупатель из справочника. Новый можно завести прямо из поля: введите ИНН, и программа подтянет реквизиты, если подключена интернет-поддержка.
3. Договор — подставится сам, если у покупателя один договор с видом «С покупателем». Договор с видом «С поставщиком» в реализацию выбрать нельзя.
4. Склад — откуда уходит товар. Если склад в базе один, поле может быть скрыто.
5. Дата — дата отгрузки. От неё зависят себестоимость и период, в котором отразится выручка.

Ссылка Расчёты в шапке открывает сроки оплаты, счета расчётов и способ зачёта аванса. По умолчанию аванс зачитывается автоматически — менять это стоит, только если вы точно знаете зачем.

Шаг 2. Товарная часть накладной

Строки добавляйте двумя способами:

• кнопкой Добавить — по одной позиции, с выбором из справочника номенклатуры;
• кнопкой Подбор — когда позиций много. В окне подбора видны остатки на складе, можно набрать список и перенести его в документ одним действием.

По каждой строке проверьте:

Единица измерения в накладной берётся из карточки номенклатуры. Если в ТОРГ-12 нужен код по ОКЕИ, он должен быть заполнен в справочнике единиц измерения: иначе колонка в печатной форме останется пустой.

Шаг 3. Счета учёта и аналитика в накладной

Под таблицей или в колонках строки есть счета: откуда списывается товар, на какой счёт ложится выручка и себестоимость. В БП 3.0 их скрывают за ссылкой в строке или в настройке формы, но проверять их нужно хотя бы на первой реализации нового товара.

Стандартный набор для продажи товара со склада:

• 🗂 Счёт учёта — 41.01 (товары на складах) или 43 (готовая продукция);
• 💰 Счёт доходов — 90.01.1, номенклатурная группа;
• 📉 Счёт расходов — 90.02.1;
• 🧮 Счёт НДС — 90.03.

Счета подставляются из регистра Счета учёта номенклатуры (Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры). Там можно задать правило для вида номенклатуры, группы, отдельного товара или склада. Правьте правило в регистре, а не счёт в каждой строке: иначе завтра программа снова подставит неверный.

Отдельно проверьте номенклатурную группу. По ней собирается выручка и себестоимость на счёте 90. Пустая номенклатурная группа — частая причина того, что закрытие месяца выдаёт ошибки.

Счета расчётов с покупателем (62.01 и 62.02 для авансов) берутся из настройки счетов расчётов с контрагентами. Их видно по ссылке Расчёты в шапке.

Шаг 4. Проведение накладной и проводки

Нажмите Провести. Если всё заполнено, документ получит зелёную галочку в списке. Посмотреть проводки можно кнопкой ДтКт в командной панели документа.

Пример. Продаём 10 стульев по 1 200 ₽ с НДС 20%, себестоимость стула — 700 ₽. Покупатель заранее перечислил аванс 6 000 ₽.

Проверка: 12 000 × 20 / 120 = 2 000 ₽ НДС. Себестоимость 10 × 700 = 7 000 ₽. Аванс зачтён в пределах суммы отгрузки, долг покупателя — 6 000 ₽.

НДС, начисленный с аванса, реализация сама к вычету не принимает. Если на аванс выписывали счёт-фактуру, налог восстанавливается проводкой Дт 68.02 Кт 76.АВ при формировании записей книги покупок — это регламентная операция в помощнике по НДС в конце квартала. Поэтому сразу после проведения реализации сальдо по 76.АВ ещё висит, и это нормально.

Себестоимость при проведении считается по способу, выбранному в учётной политике (по средней или ФИФО). Окончательную среднюю программа уточняет при закрытии месяца, поэтому сумма списания в проводке может немного измениться после регламентных операций.

Ручная корректировка проводок через флажок «Ручная корректировка» возможна, но после неё документ перестаёт пересчитываться автоматически. Если потом поменять количество или цену, проводки останутся старыми. Используйте это только в крайнем случае.

Шаг 5. Печать ТОРГ-12, УПД и отправка по ЭДО

После проведения нажмите Печать. В меню будут:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая накладная;
• Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно;
• Счёт-фактура — появляется, если счёт-фактура выписан;
• Комплект документов — несколько форм за один раз, удобно для пакета «накладная + счёт-фактура».

В окне печатной формы задайте число экземпляров: для ТОРГ-12 обычно нужно два — один остаётся у вас, второй уезжает с покупателем. Там же есть кнопки сохранения в PDF или Excel и отправки по почте. Табличный документ можно поправить прямо в окне перед печатью, но эти правки не сохраняются в базе и не попадут в учёт.

Чтобы получить счёт-фактуру, нажмите в подвале документа ссылку Выписать счёт-фактуру. Документ создастся на основании реализации с теми же суммами.

Подписи, печать и грузополучатель

Пустые строки «Отпуск груза разрешил» и «Главный бухгалтер» — частая жалоба. Ответственные лица задаются в карточке организации (Главное → Организации, раздел с подписями). Там же загружаются факсимиле подписей и печати, если вы хотите отправлять PDF с ними.

Грузоотправитель и грузополучатель по умолчанию совпадают с организацией и покупателем. В ТОРГ-12 тогда стоит «Он же». Если товар едет на другой адрес или другому лицу, укажите их в документе — поле находится в разделе доставки внизу формы.

Отправка по ЭДО

Если подключён 1С-ЭДО, в командной панели проведённой реализации есть кнопка ЭДО. Через неё документ уходит покупателю в электронном виде, по формату ФНС. В электронном виде обычно отправляют УПД: со статусом 1 он одновременно счёт-фактура и первичный документ, со статусом 2 — только первичка.

Типичные ошибки при составлении накладной и как их устранить

Контроль остатков в БП можно ослабить в настройках проведения документов (раздел Администрирование), разрешив списание запасов при отсутствии остатков. Это убирает ошибку, но не причину: себестоимость тогда считается неверно до проведения поступления. Используйте такой вариант временно, когда документы поставщика ещё не пришли.

Ещё две ошибки, которые программа не ловит:

• 🔁 Две реализации на одну отгрузку. Кто-то скопировал вчерашний документ и забыл удалить. Проверьте отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 по покупателю: долг будет вдвое больше реального.
• 📅 Реализация задним числом в закрытом периоде. Если месяц уже закрыт, после проведения документа нужно заново выполнить закрытие месяца, иначе себестоимость и финансовый результат разойдутся.

Частые вопросы