Свой отчёт в 1С за 10 минут: от выбора шаблона до файла Excel

Чтобы составить отчёт в 1С, откройте готовый отчёт из раздела Отчеты (в Бухгалтерии) или из списка отчётов нужного раздела (в Управлении торговлей), задайте период и организацию, нажмите Сформировать, а затем через настройки добавьте отборы, группировки и сортировку. Писать отчёт с нуля почти никогда не нужно: в типовых конфигурациях есть готовые отчёты под большинство задач и универсальный отчёт для остального.

Типичная ситуация: директор просит «продажи по менеджерам за квартал, только по Москве, крупные сделки выделить цветом». Всё это делается мышкой в настройках отчёта, без программиста. Ниже — порядок действий для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Подготовка: какие данные нужны и какой отчёт выбрать

Отчёт показывает только то, что попало в регистры. Поэтому перед формированием проверьте три вещи.

• 📄 Документы проведены. Непроведённый документ в отчёт не попадёт. В списке документов он отображается без зелёной галочки.
• 📅 Период закрыт, если нужны финансовые итоги. Себестоимость, финансовый результат и остатки на 20-х счетах корректны только после закрытия месяца.
• 🏢 Выбрана правильная организация. Если в базе несколько организаций, а поле пустое, отчёт сложит данные всех.

Затем определитесь с типом отчёта. От этого зависит, где его искать и какие настройки будут доступны.

Где найти отчёты в Бухгалтерии и Управлении торговлей

Расположение отличается по конфигурациям, поэтому сначала найдите нужную точку входа.

В УТ отчёты собраны в панель с группами. Наверху панели есть строка поиска: введите слово «валовая» или «остатки», и список сократится до подходящих отчётов.

Если отчёт открываете часто, добавьте его в избранное: звёздочка в заголовке формы отчёта. После этого он появится в разделе Избранное и в списке на начальной странице.

Универсальный отчёт в Бухгалтерии

Это конструктор для случаев, когда готового отчёта нет. Порядок работы:

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет.
2. В первом поле выберите тип источника: документ, справочник, регистр накопления, регистр сведений или регистр бухгалтерии .
3. Во втором поле выберите конкретный объект, например регистр бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский учет)».
4. Задайте период и нажмите Сформировать.

Получится простая таблица. Дальше её превращают в нужный отчёт через настройки — об этом следующие разделы.

Как составить отчет в 1С: период, параметры и отборы

Шапка любого отчёта содержит основные параметры. Заполните их сверху вниз.

1. Период. Нажмите кнопку с многоточием рядом с полем периода. Откроется окно выбора, где есть готовые варианты: месяц, квартал, полугодие, год, а также произвольные даты.
2. Организация. Выберите одну или оставьте пустой для свода.
3. Быстрые отборы. В отчётах УТ часть отборов выведена прямо в шапку: склад, менеджер, партнёр. Заполните их, если нужно сузить выборку.
4. Нажмите Сформировать.

Если быстрых отборов не хватает, откройте полные настройки. В Бухгалтерии в регламентированных отчётах (ОСВ, Анализ счета) это кнопка Показать настройки: появится панель с вкладками «Группировка», «Отбор», «Показатели», «Сортировка», «Оформление». В отчётах на библиотеке стандартных подсистем (универсальный отчёт, отчёты УТ) — кнопка Настройки.

Как работает отбор

На вкладке отбора добавьте строку и заполните три колонки:

• Поле — что проверяем: контрагент, номенклатура, сумма, регион.
• Вид сравнения — «Равно», «Не равно», «В списке», «В группе», «Больше», «Содержит» и другие.
• Значение — с чем сравниваем.

Пример: нужны продажи только по группе номенклатуры «Сантехника» на сумму от 50 000 ₽. Добавьте два условия:

Условия по умолчанию объединяются через «И». Если нужно «ИЛИ» — например, контрагент А или контрагент Б, — используйте вид сравнения «В списке» и перечислите оба значения. Это проще, чем собирать группу условий «ИЛИ».

Структура отчета: группировки строк и колонок

Группировка определяет, как отчёт разбит на уровни: например, сначала менеджер, внутри него контрагент, внутри — документ.

В регламентированных отчётах Бухгалтерии всё просто: на вкладке «Группировка» добавьте поля в нужном порядке. Для ОСВ по счёту 62 это может быть «Контрагенты», затем «Договоры». Флажок «По субсчетам» в настройках разворачивает счета до субсчетов.

В отчётах на СКД нужен расширенный режим. В окне настроек переключите вид на расширенный — переключатель находится в верхней части окна. Появится вкладка «Структура» (в старых релизах — «Группировки»).

Как собрать структуру

1. На вкладке структуры выделите корневой элемент «Отчет».
2. Нажмите Добавить и выберите поле первого уровня, например «Менеджер».
3. Встаньте на созданную группировку и добавьте вложенную — «Контрагент».
4. Если нужны строки по каждому документу, добавьте внутрь «Детальные записи».
5. Закройте настройки кнопкой Закрыть и сформировать.

Результат — дерево со свёрнутыми и развёрнутыми уровнями. Кнопки 1, 2, 3 слева над таблицей сворачивают отчёт до нужного уровня, плюс и минус — отдельные ветки.

Группировка в колонках: таблица вместо списка

Чтобы получить матрицу «контрагенты по строкам × месяцы по колонкам», добавьте в структуру элемент «Таблица» вместо обычной группировки. У таблицы два узла: «Строки» и «Колонки». В строки поместите «Контрагент», в колонки — поле периода с периодичностью «Месяц».

Такой отчёт удобно сразу выгружать в Excel: он уже готов к сводному анализу.

Какие поля выводить

Состав колонок задаётся на вкладке «Поля» (в БП — «Показатели»). Уберите флажки с лишних ресурсов: если нужна только выручка, количество и себестоимость можно скрыть. Порядок полей меняется стрелками вверх-вниз.

Дополнительные поля — например, ИНН контрагента или артикул — добавляются через «Дополнительные поля» в регламентированных отчётах БП или через кнопку добавления поля и раскрытие реквизитов объекта (плюсик у поля «Контрагент» → «ИНН») в отчётах на СКД.

Сортировка и условное оформление отчета

Сортировка

На вкладке «Сортировка» добавьте поле и направление: «По возрастанию» или «По убыванию». Можно указать несколько полей — второе сработает, когда значения первого совпадают.

Типичный пример: топ-20 клиентов по выручке. Сортировка «Выручка — по убыванию», а затем на просмотре сформированного отчёта берёте первые 20 строк. Если структура многоуровневая, сортировку задавайте у конкретной группировки: в расширенном режиме у каждого элемента структуры свои настройки сортировки.

Условное оформление

Оформление подсвечивает строки или ячейки, которые удовлетворяют условию. Настраивается на вкладке «Оформление» (или «Условное оформление» в расширенном режиме).

1. Нажмите Добавить.
2. В колонке «Оформление» задайте вид: цвет фона, цвет текста, шрифт (жирный).
3. В колонке «Условие» добавьте условие, как в отборе. Например: «Задолженность клиента Больше 100 000».
4. В колонке «Оформляемые поля» укажите, что красить. Оставите пустым — подсветится вся строка.

Ещё два полезных приёма на той же вкладке:

• 🎨 Формат чисел. Для поля суммы задайте формат без копеек или с разделителем групп разрядов. Отчёт для руководителя читается легче.
• 🔤 Текст вместо пустого значения. Пустые ячейки можно заменить на «—», чтобы не путать ноль и отсутствие данных.

Как сохранить настройки, чтобы не собирать отчёт заново

Собранные настройки живут до закрытия формы. Чтобы они не пропали, сохраните вариант отчёта.

1. На форме отчёта откройте меню Ещё и найдите команду сохранения варианта отчёта (в БП — Сохранить настройки, в отчётах СКД — Сохранить вариант отчета).
2. Введите понятное имя: «Продажи по менеджерам — квартал».
3. Укажите, кому доступен вариант: только вам или всем пользователям.

Открыть сохранённый вариант можно через команду выбора варианта в том же меню. В УТ сохранённые варианты появляются в панели отчётов раздела рядом с типовыми.

Типовой вариант лучше не перезаписывать: сохраняйте под новым именем. Тогда исходный отчёт останется доступным коллегам в первоначальном виде.

Автоматическая рассылка

Если отчёт нужен регулярно, его можно рассылать по расписанию на почту. Функция включается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки флажком «Рассылки отчетов». После этого создайте рассылку: выберите отчёт и вариант, получателей, формат вложения (обычно Excel или PDF) и расписание. Для отправки нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе.

Печать и выгрузка отчета в Excel, PDF и Word

Сформированный отчёт — это табличный документ. Его можно напечатать, сохранить в файл или отправить.

Печать

• 🖨 Нажмите Ctrl+P или кнопку печати на форме отчёта.
• 📐 Ориентацию листа, поля и масштаб задайте через параметры страницы перед печатью. Для широких ОСВ выбирайте альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы».
• 👀 Предварительный просмотр покажет, где пройдут разрывы страниц.

Сохранение в файл

Нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) на форме отчёта, выберите папку и тип файла.

Через Ещё доступна отправка отчёта по почте: программа сама приложит файл в выбранном формате.

Быстрый перенос в Excel без файла

Выделите область отчёта мышью (или Ctrl+A для всего отчёта), нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel. Форматирование и суммы перенесутся числами. Это удобно, когда нужен кусок отчёта, а не весь.

Расшифровка и сумма выделенного

Двойной клик по числу в отчёте открывает расшифровку: из ОСВ — анализ счёта или карточку, из отчёта по продажам — документы, составившие сумму. Так проверяют цифру, не формируя новый отчёт.

Если выделить несколько ячеек с числами, в шапке табличного документа появится их сумма. Калькулятор не нужен.

Частые вопросы