Счёт на оплату покупателю в 1С: создание, печать и контроль
Содержание
Счёт на оплату создают в разделе Продажи → Счета покупателям — там кнопка Создать открывает новый документ «Счёт покупателю». Он не делает бухгалтерских проводок: это документ для печати и отправки покупателю, по которому тот перечисляет деньги. Оформить его можно за минуту, если заранее заполнены банковский счёт организации, контрагент и номенклатура.
Ниже — как составить счёт с нуля, настроить печатную форму с логотипом и подписью, выставить сразу несколько счетов, отправить документ по электронной почте и отследить, оплатил ли покупатель. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 8.3; в 1С:Управление торговлей и УНФ логика та же, отличаются названия разделов.
Что нужно подготовить до выписки счёта
Счёт собирается из уже заведённых справочников. Если реквизиты не заполнены, документ придётся прерывать на полпути и возвращаться. Проверьте четыре вещи.
- 🏦 Банковский счёт организации.
Главное → Организации → ваша организация → Банковские счета. В счёте на оплату печатаются именно эти реквизиты — расчётный счёт, БИК и корсчёт банка. Если счетов несколько, один помечают основным. - 👤 Контрагент и договор.
Продажи → Контрагенты. Для покупателя нужен ИНН, КПП и адрес — они попадают в шапку счёта. Договор с видом «С покупателем» задаёт валюту и, при желании, тип цен. - 📦 Номенклатура.
Справочники → Номенклатура. Для каждой позиции укажите ставку НДС и единицу измерения — от них зависит расчёт сумм в табличной части. - 🖊️ Логотип, печать и подпись (если нужна «живая» печатная форма) — настраиваются в карточке организации, об этом ниже.
Если контрагент новый, его реквизиты можно подтянуть автоматически по ИНН — при подключённой 1С:Контрагент система заполнит наименование, КПП и адрес из базы ФНС.
Пошаговое создание счёта в 1С
Порядок действий для нового документа.
- Откройте
Продажи → Счета покупателями нажмите Создать. - В поле Контрагент выберите покупателя. Договор, если он один, подставится сам; при нескольких выберите нужный.
- Проверьте поле Банковский счёт — по нему покупатель будет платить. По умолчанию встаёт основной счёт организации.
- Укажите Оплата до — дату, до которой счёт действителен. Эта дата печатается в форме и помогает контролировать просрочку.
- Заполните табличную часть (подробно — в следующем разделе).
- Нажмите Провести и закрыть. Документ сохранится со статусом «Не оплачен».
Номер и дата присваиваются автоматически. Дату при необходимости меняют вручную — например, чтобы выставить счёт задним числом в пределах открытого периода.
Счёт на оплату не формирует движений по счетам учёта и не влияет на выручку и НДС. Налоговые обязательства возникают по реализации или счёту-фактуре на аванс, а не по счёту. Поэтому «непроведённый» счёт — это нормально, проводить его необязательно, достаточно записать.
Счёт на основании заказа или договора
Если в базе уже есть «Заказ покупателя» (в УТ) или предыдущая реализация, не заполняйте счёт руками. Откройте документ-основание и нажмите Создать на основании → Счёт покупателю — программа перенесёт контрагента, договор и всю номенклатуру с ценами. Останется проверить суммы и записать.
Заполнение табличной части и расчёт НДС
В табличной части на вкладке Товары и услуги добавляют строки кнопкой Добавить или через Подбор (удобно, когда позиций много — открывается список номенклатуры с ценами и остатками).
Для каждой строки задайте:
- Номенклатуру — товар или услугу;
- Количество;
- Цену — подставляется из типа цен договора, если он задан, иначе вводится вручную;
- % НДС — берётся из карточки номенклатуры.
Колонки Сумма и Сумма НДС считаются сами. Важно, как именно цена связана с налогом, — это задаёт переключатель НДС над таблицей (или в настройках документа):
| Режим НДС | Что означает | Когда использовать |
|---|---|---|
| НДС в сумме | Цена уже включает налог | Розница, работа с физлицами, большинство договоров |
| НДС сверху | Налог прибавляется к цене | Если цены в договоре указаны без НДС |
| Без НДС | Налог не выделяется | Организация на УСН или освобождена от НДС |
Проверьте результат внизу формы: сумма прописью и строка «в том числе НДС». Если организация работает без НДС, в этой строке будет «Без налога (НДС)» — так и должно печататься.
Отдельная колонка % скидки появляется, если в договоре или настройках продаж включены скидки. Тогда ручная скидка по строке уменьшит сумму автоматически — не правьте цену руками, иначе в печатной форме не будет видно, что скидка вообще была. Для услуги, в отличие от товара, количество часто равно единице, а вся стоимость вводится в поле «Цена» — склад и остатки для услуг не контролируются.
Когда цена в договоре «грязная» (с налогом), а в 1С выбрано «НДС сверху», итог окажется завышенным. Расхождение в пару процентов между счётом и ожиданием покупателя — почти всегда это.
Настройка и печать печатной формы счёта
Чтобы распечатать или сохранить документ, нажмите Печать → Счёт на оплату. Откроется табличный документ, который можно вывести на принтер, сохранить в PDF или Excel.
Чтобы форма выглядела как фирменный бланк — с логотипом, печатью и подписями, — их загружают один раз в карточке организации: Главное → Организации → ваша организация → Логотип и печать. Здесь доступны:
- 🖼️ Логотип — картинка в верхней части счёта;
- 🔵 Печать — скан печати организации (файл PNG с прозрачным фоном);
- ✍️ Факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера.
После загрузки нажмите Предварительный просмотр печати прямо в карточке — проверите, как встанут элементы, не открывая сам счёт. В печатной форме счёта появятся логотип сверху и подписи с печатью внизу.
Факсимиле на счёте на оплату допустимо: это не первичный документ и не требует собственноручной подписи. А вот на акте, накладной и счёте-фактуре факсимиле использовать рискованно — налоговая такие документы может не принять.
Если нужно изменить сам макет (добавить текст , убрать колонку), в 1С есть встроенный редактор: в окне печати Ещё → Изменить макет. Пользуйтесь им аккуратно — изменённый макет перестаёт обновляться вместе с типовой конфигурацией.
Как выставить сразу несколько счетов
Когда счетов много, ручной ввод каждого — потеря времени. Есть три приёма.
Копирование. Выделите похожий счёт в списке и нажмите F9 (или Создать копированием). Новый документ повторит контрагента и табличную часть — поправьте только то, что изменилось.
На основании. Из списка заказов или реализаций можно пачкой формировать счета командой создания на основании — реквизиты переносятся автоматически.
Регулярные счета. Для ежемесячных одинаковых счетов (аренда, абонентская плата) в 1С:Управление торговлей и УНФ есть обработки периодического выставления. В типовой 1С:Бухгалтерии такого рабочего места нет — там проще держать шаблонный счёт и копировать его каждый период.
Единую нумерацию и сквозной контроль удобнее вести из списка Счета покупателям: его можно отфильтровать по контрагенту, периоду и статусу оплаты, а колонки — настроить под себя через Ещё → Изменить форму.
Отправка счёта покупателю
Готовый счёт отправляют одним из способов — выбор зависит от того, как с контрагентом налажен обмен.
- 📧 По электронной почте из 1С. В окне печати нажмите значок конверта (Отправить). Программа приложит счёт в PDF и откроет письмо — нужна настроенная учётная запись почты в
Администрирование → Органайзер → Почта. - 💾 Файлом. Сохраните печатную форму в PDF (Сохранить в окне печати) и отправьте через любой мессенджер или почту вручную.
- 🔗 Через ЭДО. Если подключён электронный документооборот, счёт уходит контрагенту как юридически значимый документ без распечатки — это ускоряет и оплату, и последующий обмен накладными.
На бумаге счёт на оплату по закону подписи и печати не требует: это приглашение оплатить, а не первичный документ. Но многие покупатели просят «со штампом» для своей бухгалтерии — поэтому факсимиле и настраивают заранее.
Если счёт отправляете по почте регулярно одному и тому же контрагенту, адрес сохранится в его карточке — повторно вводить его не придётся. А когда счёт ушёл через ЭДО, его статус (доставлен, просмотрен) виден прямо в списке документов ЭДО, и отдельно звонить с вопросом «получили ли вы счёт» уже не нужно.
Контроль оплаты по выставленным счетам
Счёт сам по себе оплату не отслеживает — её нужно связать с поступлением денег. Когда покупатель перечислил сумму, проведите Поступление на расчётный счёт и в нём укажите счёт-основание. После этого в списке счетов строка окрасится как оплаченная.
Чтобы увидеть картину целиком, откройте список Счета покупателям и включите отбор по полю оплаты — так найдёте все неоплаченные счета. Для контроля задолженности в разрезе покупателей используют отчёт по взаиморасчётам: Продажи → Отчёты по продажам → Задолженность покупателей (в разных релизах название отчёта может немного отличаться).
Связанные с конкретным счётом документы — поступление денег, реализацию, счёт-фактуру — видно по кнопке Ещё → Связанные документы. Это удобно, когда нужно быстро понять, чем закончилась сделка по счёту.
Пример: выставили счёт на 120 000 ₽ (в том числе НДС 20 000 ₽). Покупатель заплатил 60 000 ₽. После проведения поступления на эту сумму счёт в списке будет виден как оплаченный частично — остаток 60 000 ₽ останется в задолженности и попадёт в отчёт по расчётам с покупателями. Полная оплата закроет строку целиком.
Частые ошибки при выставлении счёта
Ошибки в счёте почти всегда не в цифрах, а в реквизитах — и всплывают они уже после отправки, когда покупатель не может заплатить или платит не туда. Самые частые ситуации и что с ними делать.
Операции → Дата запрета изменения.Перед отправкой крупного счёта держите правилом беглую проверку трёх полей: организация (с той ли компании выставляем), банковский счёт и итоговая сумма прописью. Это ловит почти все ошибки, из-за которых счёт возвращают.