Табель учёта рабочего времени в 1С ЗУП: ввод, коды, проверка

В 1С ЗУП 3.1 табель чаще всего заполнять вручную не нужно: при учёте «отклонениями» время считается по графику сотрудника, а отдельный документ Табель создают, только когда часы колеблются день ото дня. Если вам нужна печатная форма Т-13 за месяц — это отчёт, а не документ, и собирается он автоматически из уже введённых начислений и отклонений.

Разберём оба варианта: когда хватает графика и отклонений, а когда без документа Табель не обойтись. Покажу, где включить подробный учёт, как заполнить табель по дням, какими буквами обозначают явки, отпуска и больничные, и как свериться перед закрытием месяца.

Два способа учёта рабочего времени

От способа учёта зависит, придётся ли вам вообще прикасаться к табелю.

Учёт отклонениями (способ по умолчанию). Программа считает, что сотрудник отработал ровно столько, сколько стоит в его графике работы. Вы регистрируете только то, что отклоняется от нормы: отпуск, больничный, командировку, прогул, работу в выходной, сверхурочные. Остальные дни заполняются автоматически. Документ Табель в этом режиме не нужен.

Учёт по фактической выработке (подробный учёт). Включается, когда фактически отработанные часы заранее неизвестны: сменные графики с переработками, суммированный учёт, почасовая оплата, вахта. Здесь каждый день закрывается документом Табель, где вы руками ставите коды и количество часов.

И тот и другой способ опирается на график работы сотрудника. График задаёт норму: сколько дней и часов человек должен отработать по производственному календарю. При учёте отклонениями эта норма сразу считается фактом; при подробном учёте норма — лишь ориентир, а факт вы подтверждаете табелем.

Отдельно стоит суммированный учёт. Его применяют, когда за день или неделю норму выдержать нельзя (сменный график, вахта), а соблюдается она за учётный период — месяц, квартал или год. При суммированном учёте переработки и недоработки видно только по итогам периода, поэтому фактические часы приходится вводить документом Табель.

Где включить ввод документа «Табель»

Если документа Табель в базе не видно — значит, включён учёт отклонениями, и подробный учёт надо активировать.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Найдите группу настроек, отвечающую за учёт рабочего времени, и включите проверку и ввод фактически отработанного времени документом «Табель».
3. Сохраните настройку.

После этого в разделе Зарплата появится журнал табелей. Переключать способ учёта в середине года не стоит — это путает уже закрытые месяцы. Меняйте настройку с начала расчётного периода.

Способ учёта можно задавать и точечно — в карточке графика работы или позиции штатного расписания, если подробный учёт нужен не по всей организации, а только по отдельным подразделениям или сменам.

Как заполнить документ «Табель» по шагам

Документ вводят за месяц, по подразделению или списку сотрудников.

1. Зайдите в раздел Зарплата и откройте журнал табелей учёта рабочего времени.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию, месяц и при необходимости подразделение.
4. Подберите сотрудников кнопкой заполнения списка — программа подтянет тех, у кого на этот месяц есть действующий график.
5. Заполните табличную часть. На каждого сотрудника — строка с ячейками по дням. В ячейку вносят код (буквенное обозначение) и количество часов.
6. Проверьте итоги по строке: отработанные дни и часы должны сойтись с тем, что было фактически.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Ввод по дням ускоряют две вещи. Первая — автозаполнение по графику: программа сначала расставит плановые явки, а вы правите только те дни, где факт разошёлся с планом. Вторая — ввод одинакового значения сразу на выделенный диапазон дней.

Внутри одной ячейки можно указать несколько видов времени за день. Например, в смену 8 часов дневных плюс 2 часа сверхурочных программа покажет двумя строками-кодами в одной клетке: Я 8 и С 2. Так же разносят дневные и ночные часы на стыке суток. Смотрите, чтобы сумма часов в ячейке совпадала с фактической продолжительностью смены — иначе месячный итог не сойдётся с нормой.

Буквенные и цифровые коды обозначений

Коды в 1С соответствуют унифицированным формам Т-12 и Т-13. У каждого обозначения есть буквенный и цифровой вариант — в табеле допустим любой, но внутри одной организации держитесь чего-то одного.

Полный перечень шире — в формах Т-12/Т-13 около тридцати обозначений, включая простой, забастовку и отстранение от работы. В 1С все они заведены в справочнике видов времени, и к каждому виду начисления привязан свой код.

Как в табель попадают отпуска, больничные и переработки

Главная логика ЗУП: отклонения вводятся своими документами, а не кодом в табеле. Это касается обоих способов учёта.

• Отпуск — документ Отпуск. Дни отпуска получают код ОТ автоматически.
• Больничный — документ Больничный лист. Дни помечаются кодом Б. Лист приходит из СФР (бывший ФСС; фонды объединены с 2023 года), в программу загружается по номеру ЭЛН.
• Командировка — документ Командировка, код К.
• Прогул, отгул, отсутствие — документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), коды ПР, НН и другие.
• Работа в выходной — документ Работа в выходные и праздники, код РВ.
• Сверхурочные — документ Работа сверхурочно, код С.
• Ночные часы — считаются автоматически, если в графике задан ночной интервал; код Н.

Когда такой документ проведён, соответствующие дни в итоговом табеле заменяются нужным кодом поверх плановой явки. Не дублируйте отклонение вручную в документе «Табель» — иначе день задвоится: и часы отпуска, и явка одновременно.

При подробном учёте документ Табель нужен только для фактически отработанных дней. Отпуска и больничные в нём всё равно не правят руками — их по-прежнему вводят отдельными документами.

Отдельный случай — неполное рабочее время. Если сотрудник принят на полставки или на сокращённый день, это задаётся его графиком, а не кодом в табеле. Тогда дневная норма у него меньше, и явка Я проставляется уже с уменьшенным числом часов. Правка часов вручную поверх такого графика — частый источник расхождений.

Проверка табеля и печать формы Т-13

Печатная форма Т-13 за месяц — это отчёт, который собирает картину из графиков, начислений и отклонений.

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Выберите отчёт табеля учёта рабочего времени (форма Т-13).
3. Задайте месяц, организацию и при необходимости подразделение.
4. Сформируйте отчёт.

Форма Т-13 унифицирована, но с 2013 года её применение не обязательно: организация вправе утвердить свою форму приказом (основание — закон о бухгалтерском учёте). Т-13 остаётся удобной и привычной, поэтому в 1С используется как типовая. Бюджетные учреждения ведут табель по своей форме (0504421).

Перед сдачей свяжите табель с остальным учётом:

• Норма против факта. Сумма отработанных и неотработанных дней за месяц должна равняться календарной норме. Расхождение — признак пропущенного документа.
• Отпуска и больничные видны в табеле. Если сотрудник был в отпуске, а в Т-13 стоит явка — отпуск не проведён или проведён не на те даты.
• Совпадение с начислением. Часы и дни в документе начисления зарплаты должны совпадать с табелем. ЗУП проверяет это сам и подсвечивает несоответствие.

Типичные ошибки при работе с табелем

Ошибки здесь почти всегда об одном — где-то задвоили данные или перепутали способ учёта.

Ещё одна частая ситуация — смена способа учёта в середине года. После переключения закрытые месяцы начинают считаться по-новому, и итоги «едут». Если переключение необходимо, делайте его с начала расчётного периода и перепроводите документы.

Частые вопросы