Как оформить и распечатать транспортную накладную в 1С

Транспортную накладную в 1С 8.3 не создают «с нуля». В 1С:Бухгалтерии 3.0 её печатают из проведённой отгрузки: откройте документ Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная ». В 1С:Управлении торговлей 11, КА и ERP это отдельный документ, который вводят на основании реализации.

Типичная ситуация: склад уже отгрузил партию, машина стоит у ворот, а водитель просит три экземпляра накладной с номером автомобиля и своими данными. Чтобы составить транспортную накладную за пару минут, а не переписывать её от руки, данные о перевозчике, грузе и маршруте нужно заранее завести в базе. Ниже по порядку: что подготовить, как заполнить, как учесть стоимость доставки и как распечатать.

1. Что подготовить в 1С перед оформлением транспортной накладной

Транспортная накладная (ТН) подтверждает договор перевозки груза. Её форма утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства РФ № 2200). Оформляют её в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику.

Товарно-транспортная накладная 1-Т — другой документ. Её форма из альбома Госкомстата не обязательна, но многие компании продолжают ею пользоваться. В БП 3.0 есть печатные формы обоих вариантов, поэтому сначала договоритесь с перевозчиком и покупателем, какую форму вы печатаете.

Где искать накладную в разных конфигурациях:

Что завести в справочниках до первой накладной:

• 🏢 Карточка своей организации — ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, телефон. Фактический адрес часто идёт в пункт погрузки.
• 🤝 Контрагент-покупатель — фактический адрес или адрес доставки. Если груз едет не на юрадрес, без этого поля получатель в накладной будет указан неверно.
• 🚚 Контрагент-перевозчик — транспортная компания или ИП с договором вида «С поставщиком».
• 📦 Номенклатура — единицы измерения и вес. Масса брутто в накладной считается из веса номенклатуры; если вес не указан, его придётся вписывать вручную.

2. Как создать транспортную накладную в документе отгрузки

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) и создайте документ с видом «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».
2. Заполните организацию, контрагента, договор и склад.
3. Если груз отправляет или получает не та организация, что указана в документе, задайте грузоотправителя и грузополучателя в реквизитах документа. Иначе программа подставит продавца и покупателя.
4. Добавьте товары и проведите документ.
5. Нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная».

Данные о машине, водителе и маршруте в БП заполняют в форме доставки документа или прямо в открывшейся печатной форме. Набор полей зависит от релиза: в свежих версиях их больше, в старых часть строк дописывают вручную.

В 1С:УТ 11, КА и ERP

1. Откройте проведённую реализацию товаров и услуг.
2. Через Создать на основании выберите транспортную накладную.
3. Программа перенесёт отправителя, получателя, адреса и товары.
4. Заполните перевозчика, автомобиль, водителя и даты.
5. Проведите документ и распечатайте форму.

В этих конфигурациях одна накладная может объединять несколько отгрузок в один рейс. Это удобно, когда машина развозит товар по нескольким заказам одного клиента.

3. Как заполнить товары и сведения о грузе

Раздел о грузе в ТН — не копия товарной накладной. Перевозчику важны не цены, а что везут, сколько мест и сколько это весит.

Что должно попасть в накладную:

• 📋 Наименование груза — по номенклатуре или обобщённо («бытовая химия», «строительные смеси»), если позиций десятки.
• 🔢 Количество грузовых мест — коробки, паллеты, рулоны.
• ⚖️ Масса брутто — вместе с тарой. Именно её сверяют при приёмке.
• 📐 Объём — для перевозчиков, которые считают тариф по кубам.
• 💰 Объявленная ценность — если её указывают, при утрате груза ответственность перевозчика считается от неё.
• 📄 Сопроводительные документы — номер и дата реализации, УПД или ТОРГ-12, сертификаты.

Масса брутто — самое частое место расхождений. Пример: 40 коробок по 12,5 кг нетто и 0,5 кг упаковки. Брутто: 40 × 13 = 520 кг. Если в номенклатуре задан только вес нетто, программа покажет 500 кг, и на весах у получателя появится вопрос про лишние 20 кг.

4. Маршрут, адреса погрузки и данные перевозки

Этот блок перевозчик проверяет первым. Ошибка в адресе превращает накладную в бумагу, которую нельзя предъявить.

Заполните:

1. Адрес погрузки — фактическое место, откуда забирают груз: склад, а не офис из ЕГРЮЛ.
2. Адрес выгрузки — склад или магазин получателя.
3. Плановые даты и время подачи машины под погрузку и прибытия к получателю.
4. Перевозчик — наименование, ИНН, адрес. Если перевозит ИП — его ФИО и ИНН.
5. Транспортное средство — марка, госномер, тип (тягач и прицеп указывают отдельно).
6. Водитель — ФИО, номер водительского удостоверения, телефон.
7. Особые условия — температурный режим, запрет штабелирования, хрупкий груз.

Если машина забирает груз с двух складов, в 1С:УТ 11 удобнее начинать с задания на перевозку: в нём собирают точки маршрута, а накладные потом вводят по каждой отгрузке. В БП такого механизма нет — там на каждую реализацию печатают свою накладную.

5. Как посчитать и отразить стоимость перевозки

Сама транспортная накладная проводок не делает. Деньги появляются в учёте, когда перевозчик выставит акт или УПД за доставку, или когда вы перевыставите доставку покупателю.

Перевозчики считают тариф по-разному:

Цифры в таблице — ориентир для проверки акта, а не рыночные тарифы. Реальная ставка зависит от региона, тоннажа и сборного или отдельного рейса.

Стоимость перевозки указывают в накладной в разделе об условиях и стоимости. Если на момент погрузки сумма неизвестна, графу заполняет перевозчик после рейса.

Кто платит за доставку и куда она идёт

6. Проводки по перевозке в 1С

Типовые проводки, которые сформирует БП 3.0 при учёте доставки:

При перевозке своей машиной проводки другие: топливо списывают по путевым листам, зарплату водителя — по начислениям. Накладная в этом случае лишь подтверждает перемещение груза.

Если перевозчик на УСН и работает без НДС, строки с 19.04 не будет. Сумма акта целиком пойдёт на счёт затрат или в стоимость товара.

7. Печать и передача накладной

После выбора печатной формы 1С открывает её в режиме предпросмотра. Что можно сделать до печати:

1. Число копий — поставьте 3 в поле количества экземпляров вверху формы. Для 1-Т нужно 4 экземпляра.
2. Правка вручную — включите режим редактирования и впишите недостающее: номер прицепа, особые отметки. Исправления в печатной форме не сохраняются в документе — при повторной печати их придётся вносить снова.
3. Сохранение в PDF — кнопка сохранения в файл; удобно отправить перевозчику до приезда машины.
4. Отправка по почте — прямо из формы, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Чтобы не дописывать одно и то же от руки, заполняйте данные в документе, а не в печатной форме. Тогда при перепечатке ничего не пропадёт.

Номер, дата и возврат подписанного экземпляра

В БП номер и дата в печатной форме берутся из документа реализации. Если у вас своя нумерация накладных, договоритесь о ней заранее: исправленный от руки номер вызывает вопросы у получателя. В УТ 11 у транспортной накладной собственный номер, независимый от отгрузки.

Экземпляр с подписью получателя перевозчик возвращает вам после рейса. Отсканируйте его и прикрепите к реализации через кнопку присоединённых файлов (значок скрепки в форме документа). Через год, при сверке или споре о недостаче, документ найдётся за секунды, а не в архивной папке склада.

Электронная транспортная накладная

Электронная ТН (ЭТрН) — это та же накладная, подписанная электронными подписями сторон и переданная через оператора ЭПД в государственную систему. В 1С её отправляют через сервис 1С-ЭДО: подключение настраивают в Администрирование → Обмен электронными документами.

Что учесть при переходе на ЭТрН:

• 🔑 Подписывают накладную по очереди: грузоотправитель, перевозчик, водитель при приёмке, грузополучатель при выгрузке.
• 📱 Водителю нужен доступ к мобильному приложению оператора ЭПД.
• 🧾 Перевозчик и получатель должны работать с операторами, которые подключены к ГИС ЭПД.

Пока хотя бы одна сторона не готова, оформляйте бумажную ТН в трёх экземплярах.

8. Частые ошибки при оформлении ТН в 1С

Частые вопросы