Уведомления в 1С: от исчисленных сумм налогов до писем сотрудникам и контрагентам

Самое частое уведомление в 1С — это уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов для единого налогового счёта. В 1С:Бухгалтерии 3.0 его создают в разделе Операции → Единый налоговый счёт → Уведомления об исчисленных суммах налогов или прямо из списка Главное → Задачи организации, где документ появляется к сроку сам. Кнопка Создать → выбрать период → Заполнить.

Слово «уведомление» в 1С закрывает три разные задачи: налоговое уведомление в ФНС, письмо-уведомление контрагенту через ЭДО и кадровое уведомление сотруднику в 1С:ЗУП. Форма, путь и способ отправки у них не совпадают. Ниже — как составить каждое, не перепутав документ.

Какие уведомления формируют в 1С и где их искать

Чтобы не искать документ наугад, определите тип уведомления по адресату и цели.

Налоговое уведомление — регламентированный документ со строгой формой (КНД 1110355). Контрагентское — это обычно произвольное письмо или типовой документ, который вы отправляете как электронный. Кадровое — печатная форма, которую сотрудник подписывает лично или в сервисе кадрового ЭДО.

Как создать уведомление об исчисленных суммах налогов

Это уведомление нужно, когда налог платят раньше, чем сдают по нему декларацию, либо декларации нет вовсе. По нему инспекция понимает, как разнести деньги с единого налогового счёта по конкретным налогам. Типичные случаи — НДФЛ и страховые взносы за месяц, авансы по УСН, авансы по имущественным налогам.

Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Операции → Единый налоговый счёт → Уведомления об исчисленных суммах налогов.
2. Нажмите Создать. Проще — зайти через Главное → Задачи организации: там задача с готовым сроком, по клику открывается уже нужный документ.
3. Укажите период — месяц или квартал, за который считается платёж.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет суммы из расчётов: по НДФЛ — из начислений зарплаты, по взносам — из ведомостей, по авансам УСН — из расчёта налога.
5. Проверьте строки: по каждому платежу должны стоять КПП, ОКТМО, КБК, сумма и код отчётного периода.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

Одно уведомление может содержать несколько строк — по разным налогам и КБК сразу. Отдельный документ на каждый налог составлять не нужно.

Чаще всего уведомление составляют по таким платежам:

• 💰 НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных — каждый месяц, двумя документами (см. ниже).
• 🧾 Страховые взносы за первый и второй месяц квартала — за третий месяц взносы попадают в РСВ, и уведомление по ним не нужно.
• 📊 Авансы по УСН за I квартал, полугодие и 9 месяцев — декларация по УСН годовая, поэтому авансы без уведомления инспекция не разнесёт.
• 🏢 Авансы по налогу на имущество, транспортному и земельному налогам — там, где регион установил авансовые платежи.

Простой пример по НДФЛ: удержали за период с 1 по 22 марта 130 000 руб. — именно эта сумма идёт в строку уведомления к сроку 25 марта, а не весь налог за месяц. «Хвост» с 23 по 31 марта попадёт в отдельное уведомление к 3 апреля.

Два уведомления по НДФЛ в месяц

С 2024 года по НДФЛ уведомление подают дважды в месяц:

• за период с 1-го по 22-е число — до 25-го числа этого же месяца;
• за период с 23-го по последнее число — до 3-го числа следующего месяца.

В 1С под каждый из этих периодов создаётся свой документ. При заполнении через Задачи организации программа сама предложит нужный период к нужному сроку — это надёжнее, чем выбирать месяц руками.

Автозаполнение и шаблоны: как не составлять уведомление вручную

Ручной ввод сумм — источник ошибок. В 1С для налоговых уведомлений есть два механизма, которые снимают рутину.

Задачи организации. Это встроенный календарь бухгалтера: Главное → Задачи организации. Система знает сроки по вашей системе налогообложения и заранее ставит задачу «Уведомление по НДФЛ», «Уведомление по взносам» и т.д. Документ из задачи открывается с уже выбранным периодом и заполненными суммами.

Автозаполнение по данным учёта. Кнопка Заполнить в самом документе собирает суммы из проведённых начислений и расчётов. Главное условие — чтобы к моменту составления уведомления были проведены зарплата, ведомости и закрытие месяца в части налогов. Если начисления не проведены, строки будут пустыми или неполными.

Отдельных «шаблонов» с сохранением, как в текстовом редакторе, тут нет — роль шаблона играет сам типовой документ: структура строк и реквизиты в нём уже заданы формой. Вам остаётся период и проверка сумм.

Сроки, подпись и реквизиты: чтобы уведомление приняли

Налоговое уведомление считается поданным, только если оно вовремя, подписано и с верными реквизитами.

• 📅 Срок — по общему правилу не позднее 25-го числа месяца, в котором наступает срок уплаты. Для НДФЛ действует второй срок (до 3-го числа) по «хвостовому» периоду.
• ✍️ Подпись — квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. По доверенности подписывает представитель — тогда к отправке прикладывают машиночитаемую доверенность (МЧД) по формату ФНС.
• 🔢 КБК — указывается КБК конкретного налога, а не общий КБК единого налогового платежа. Общий КБК ЕНП стоит в платёжке, в уведомлении — нет.
• 📍 ОКТМО и КПП — по месту уплаты. У обособленных подразделений и имущества в другом регионе ОКТМО свои.

Перед отправкой пройдите короткий чек-лист — он закрывает почти все отказы.

Если ошиблись в поданном уведомлении, отдельное «исправление» не составляют. Подают новое уведомление с теми же КПП, КБК, ОКТМО и периодом — оно полностью заменяет предыдущее по этим реквизитам. При ошибке только в сумме достаточно повторить строку с верной суммой.

Отправка в ФНС и обмен уведомлениями через ЭДО

Канал отправки зависит от адресата — здесь чаще всего и путают.

Уведомление в ФНС уходит через сервис 1С-Отчётность, а не через оператора документооборота с контрагентами. Из проведённого документа нажмите Отправить — уведомление попадёт в журнал Отчёты → 1С-Отчётность, подпишется вашей КЭП и уйдёт в инспекцию. Диадок и СБИС для этого не нужны: сдача налоговой отчётности идёт по отдельному каналу спецоператора.

Уведомление контрагенту (о зачёте, о расторжении договора, о смене банковских реквизитов) — это документ делового документооборота. Его отправляют через оператора ЭДО:

• 1С-ЭДО — встроенный в типовые конфигурации обмен прямо из базы;
• Диадок или СБИС — если контрагент работает в этих системах; обмен настраивают через роуминг или отдельную интеграцию.

Для юридической силы такое письмо-уведомление подписывают КЭП. Для части документов по соглашению сторон допустима и неквалифицированная подпись, но счета-фактуры и ряд формализованных документов требуют строго квалифицированную.

Уведомления сотрудникам в 1С:ЗУП

Кадровые уведомления — это печатные формы, которые работник получает под подпись. В 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты их формируют из соответствующего кадрового документа:

• Уведомление об изменении условий труда — печатается из документа изменения условий (оклада, графика, места работы). Основание — ст. 74 ТК РФ, предупредить нужно не менее чем за два месяца.
• Уведомление о сокращении — к документу по сокращению численности или штата. Основание — ст. 180 ТК РФ, срок предупреждения — тоже не менее двух месяцев.
• Уведомление о праве на отпуск, о начале отпуска — печатная форма из графика отпусков или кадрового документа.

Общий приём: откройте нужный кадровый документ, нажмите кнопку Печать в его командной панели и выберите форму уведомления из списка. Если готовой печатной формы нет, текст готовят в произвольной форме и фиксируют факт вручения.

Отправить кадровое уведомление в электронном виде можно, если в компании подключён кадровый ЭДО: тогда сотрудник подписывает документ в личном кабинете. Без КЭДО уведомление вручают на бумаге под подпись.

Как отследить статус уведомления и исправить отказ

После отправки налогового уведомления следите за его статусом в журнале Отчёты → 1С-Отчётность. Документооборот с ФНС проходит несколько состояний.

Чтобы проверить, как прошли суммы, откройте Операции → Единый налоговый счёт → Операции по счёту или отчёт по ЕНС. Там видно, какие начисления встали на счёт и совпадают ли они с уплаченным ЕНП. Сальдо по ЕНС дополнительно сверяют с личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС.

Если инспекция не разнесла налог, типичная причина — уведомление не дошло или в нём неверный КБК/ОКТМО, из-за чего деньги «зависли» на едином счёте как переплата. Решение — подать корректное уведомление; задним числом за уже прошедший срок это не всегда закроет пени, поэтому следите за статусом сразу после отправки.

Частые вопросы