Оформление договора с контрагентом в 1С Бухгалтерии

Договоры в 1С хранятся не в отдельном журнале, а внутри карточки контрагента — в подчинённом справочнике «Договоры». В Бухгалтерии путь такой: Справочники → Контрагенты, открыть нужного контрагента и перейти по ссылке «Договоры». Там же кнопка «Создать».

Главное поле новой карточки — «Вид договора». От него зависит счёт расчётов (60 у поставщика, 62 у покупателя) и то, в каких документах договор вообще появится в выборе. Выберете вид неверно — договор не подставится в реализацию или поступление, а сумма ляжет не на тот счёт.

Чтобы составить договоры в 1С без переделок, достаточно аккуратно заполнить пять-шесть полей. Разберём их по порядку: где искать справочник, как вид договора управляет учётом, как завести карточку, настроить валюту и погашение задолженности, напечатать бланк и приложить скан подписанного экземпляра.

Где в 1С лежат договоры и что подготовить заранее

Справочник «Договоры» подчинён справочнику «Контрагенты». Это значит, что договор нельзя завести «в пустоту» — сначала в базе должен быть контрагент. Поэтому порядок всегда один: контрагент → его договоры.

Перед созданием договора проверьте карточку контрагента: заполнены ИНН, КПП и банковские реквизиты. Банковский счёт понадобится, чтобы подставлять его в платёжные поручения и счета по этому договору.

Где открыть договоры в разных конфигурациях:

В Бухгалтерии договоры включены всегда: субконто «Договоры» стоит на счетах 60 и 62, и без него расчёты с контрагентами вести нельзя.

Вид договора: как он влияет на учёт и проводки

Вид договора — это не формальность, а переключатель логики учёта. Программа по нему понимает, кто кому должен и какой счёт расчётов использовать.

Основные виды в Бухгалтерии:

• 🛒 С поставщиком — вы покупаете. Счёт расчётов — 60. Договор доступен в поступлениях и исходящих платежах.
• 💰 С покупателем — вы продаёте. Счёт расчётов — 62. Договор подставляется в реализации, счёта и входящие платежи.
• 📦 С комитентом (принципалом) на продажу — вы берёте чужой товар на реализацию. Учёт на забалансовом счёте 004.
• 🤝 С комиссионером (агентом) на продажу — вы отдаёте свой товар посреднику. Отгрузка без перехода права собственности.
• 📄 Прочее — займы, аренда, расчёты без типовых документов. Счёт расчётов указываете в документе вручную.

Выбор вида проще свести к одному вопросу — кто вы в этой сделке:

Создаём карточку договора по шагам

Открыли контрагента, перешли в «Договоры», нажали «Создать». Теперь заполняем карточку.

1. Вид договора — выберите из списка по сделке (см. раздел выше). Это первое и главное поле.
2. Наименование — служебное, видит только бухгалтер. Удобный формат: Поставка № 15 от 12.03 или Аренда офиса. По нему вы будете искать договор в списках документов.
3. Номер и дата — реквизиты бумажного договора. Если договора на бумаге нет (например, работаете по счёту-оферте), поставьте любой рабочий номер.
4. Организация — ваша фирма, от лица которой заключён договор. В базе с одной организацией подставляется автоматически.
5. Валюта — по умолчанию рубли. Про инвалюту и у. е. — в следующем разделе.
6. Сохраните кнопкой «Записать и закрыть».

Карточка готова. Дальше договор можно сразу выбирать в документах: при создании поступления или реализации в поле «Договор» он появится в списке — но только если его вид подходит документу.

Если расчёты с контрагентом разовые и бумажного договора нет, многие заводят один договор с наименованием Основной и работают через него. Это законно и удобно: субконто на счёте будет заполнено, а справочник не разрастётся.

Валюта, цены и погашение задолженности

Три настройки на карточке влияют на то, как договор поведёт себя в расчётах.

Валюта расчётов. Если ставите не рубли, появляется уточнение: расчёты в валюте, а оплата — в валюте или в рублях. Вариант «расчёты в валюте, оплата в рублях» — это договор в условных единицах (у. е.): цена фиксируется в валюте, а платёж идёт рублями по курсу на дату оплаты. Программа сама считает курсовые разницы при проведении.

Пример с у. е. Договор на 1 000 € с оплатой в рублях. На дату отгрузки курс 100 ₽ — выручка 100 000 ₽. Клиент платит через месяц, курс 102 ₽ — приходит 102 000 ₽. Разницу в 2 000 ₽ программа при проведении оплаты сама отнесёт на курсовую разницу (счёт 91). Руками ничего считать не нужно — но валюта в договоре должна стоять именно евро, а не рубли.

Тип цен. Для договора с покупателем можно указать тип цен из справочника — тогда в реализацию цены будут подставляться автоматически. Поле заполняют, когда у вас есть прайс и настроены типы цен номенклатуры.

Погашение задолженности. Ключевое поле для порядка в расчётах. Варианты:

• Автоматически — при проведении оплаты программа сама находит самый ранний непогашенный долг (или аванс) и закрывает его. Подходит большинству.
• Вручную — закрываемый документ расчётов вы указываете сами в платёжке или поступлении.

Если оставить «Вручную» и забыть заполнить документ расчётов, аванс или долг зависнет на счёте 60.02 (62.02) и не закроется автоматически. Это частая причина «кривого» сальдо по контрагенту.

Ещё одно важное поле для продавца — порядок регистрации счетов-фактур на аванс. В карточке договора с покупателем можно задать, как часто выписывать авансовые счета-фактуры: при каждом поступлении аванса, или не регистрировать авансы, зачтённые в короткий срок. Здесь же указывают обобщённое наименование товаров — текст, который попадёт в авансовый счёт-фактуру вместо перечня позиций.

Как проверить расчёты по конкретному договору

После того как договор заведён и по нему пошли документы, сальдо удобно смотреть в разрезе именно этого договора — субконто «Договоры» стоит на счетах расчётов, поэтому программа умеет разложить долг по каждому из них.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте ОСВ по счёту 62 (для покупателей) или 60 (для поставщиков) и в настройках добавьте группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Вы увидите остаток по каждому договору отдельно: сколько должен клиент, где висит аванс. Это первый инструмент, когда «сальдо по контрагенту не сходится».

Акт сверки взаиморасчётов. Документ Акт сверки расчётов в разделах «Покупки» и «Продажи» формируется как по контрагенту в целом, так и по одному договору. Укажите договор в шапке — программа подтянет обороты только по нему и сформирует печатную форму для отправки контрагенту.

Расхождение между вашими данными и данными контрагента почти всегда сводится к одному из трёх: документ проведён не тем договором, не совпадает дата признания, или платёж закрыл не тот долг при ручном погашении. Проверку начинайте с ОСВ по спорному договору.

Печать бланка договора и хранение скана

Важный момент, который удивляет новичков: типовая карточка договора в Бухгалтерии не хранит текст договора и не печатает готовый юридический бланк. Это учётный объект — набор реквизитов для проводок, а не редактор документов.

Поэтому задача «напечатать договор» решается одним из способов:

1. Внешняя печатная форма или шаблон. Договор верстают в Word/Excel по шаблону организации, подставляя реквизиты. В 1С такой шаблон подключают как внешнюю печатную форму через расширение или обработку — это делает программист или специалист внедрения.
2. Печать сопутствующих документов. Счёт на оплату, спецификацию, акт печатают прямо из документов (Счёт покупателю, Реализация) кнопкой «Печать». В их формах уже есть реквизиты договора.
3. Готовый бумажный договор. Если договор составлен юристом вне 1С, печатать в программе нечего — его нужно просто прикрепить.

Как приложить подписанный скан. Откройте карточку договора и найдите команду работы с файлами — обычно это значок скрепки или пункт «Присоединённые файлы» в меню «Ещё». Нажмите «Добавить» и выберите PDF или фото подписанного экземпляра. Файл сохранится в базе рядом с договором, и его увидит любой пользователь с правами.

Если функция присоединённых файлов недоступна, её включают в настройках администрирования в разделе работы с файлами. По умолчанию в свежих релизах Бухгалтерии она активна.

Частые ошибки при заполнении договоров

Разберём то, что реально ломает учёт, а не очевидные промахи.

Неверный вид договора. Завели «Прочее» вместо «С покупателем» — и договор не выбирается в реализации, а при ручном выборе сумма идёт не на 62, а на указанный вами счёт. Симптом: нужного договора нет в списке документа. Решение — проверить вид.

Новый договор под каждую накладную. Справочник разрастается до сотен карточек, по контрагенту невозможно свести сальдо. Используйте один рамочный договор.

Валюта договора не совпадает с документом. Если договор в рублях, а вы пытаетесь провести валютную операцию (или наоборот), программа не даст или посчитает разницы неверно. Валюта документа берётся из договора.

Зависший аванс при ручном погашении. Режим «Вручную» без указания документа расчётов оставляет аванс на 60.02/62.02. В оборотно-сальдовой ведомости по счёту видно «двойное» сальдо — и долг, и аванс одновременно.

Смена контрагента у договора. Договор подчинён контрагенту, сменить владельца нельзя. Если договор завели не тому контрагенту — создавайте заново у правильного и переносите документы.

Частые вопросы