ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура: от документа реализации до подписи покупателя

Чтобы оформить накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), создайте документ вида «Товары (накладная, УПД)», заполните контрагента, договор и табличную часть, проведите его и выберите нужную форму в меню Печать. Отдельного документа «Накладная» в 1С нет: ТОРГ-12 и УПД — это печатные формы одного и того же документа реализации.

Типичная ситуация: менеджер просит «срочно накладную, машина уже у ворот». Если номенклатура, договор и реквизиты организации настроены заранее, документ собирается за пару минут. Если нет — начинаются ошибки в ставке НДС, единицах измерения и подписях. Ниже весь путь по порядку, от выбора формы до отправки по ЭДО.

Какую накладную выбрать: ТОРГ-12, УПД или счёт-фактура

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны (статья 9 закона № 402-ФЗ). Организация сама решает, чем оформлять отгрузку, и закрепляет это в учётной политике. На практике выбирают из трёх вариантов.

📌 Что важно знать про каждый вариант:

• 📄 ТОРГ-12 — унифицированная форма Госкомстата для отпуска товаров сторонней организации. Её до сих пор ждут многие крупные покупатели и склады.
• 🧾 Счёт-фактура — не накладная, а налоговый документ. Выставляется в течение 5 календарных дней с даты отгрузки (пункт 3 статьи 168 НК РФ). Без неё покупатель не примет НДС к вычету.
• 📑 УПД — объединяет первичку и счёт-фактуру. Статус «1» означает, что документ работает и как счёт-фактура; статус «2» — только как передаточный документ.

Подготовка справочников перед оформлением накладной

Большинство ошибок в накладной закладывается не в самом документе, а в справочниках. Проверьте их один раз — и дальше 1С будет подставлять всё сама.

Карточка организации

Откройте Главное → Организации и проверьте:

1. Полное наименование, ИНН, КПП и юридический адрес — они уходят в шапку накладной.
2. Банковский счёт по умолчанию.
3. Ответственных лиц: руководителя и главного бухгалтера. Их ФИО печатаются в строках подписей.
4. Раздел с логотипом и факсимиле, если вы печатаете документы с подписью и печатью для отправки по почте.

Номенклатура

В карточке каждого товара должны быть заполнены:

• 📏 единица измерения с кодом ОКЕИ (шт — 796, кг — 166);
• 💰 ставка НДС по умолчанию;
• 🌍 страна происхождения и номер декларации — для импортных товаров. Чтобы эти поля появились, включите учёт импортных товаров в Главное → Функциональность на закладке Запасы.

Контрагент и договор

У покупателя нужны ИНН, КПП и адрес. В договоре — вид «С покупателем», правильная организация и валюта. Если договор не тот, НДС и расчёты сядут не на те субсчета, а в накладную попадёт чужое основание.

Пошагово: как создать накладную в 1С 8.3

Пути в двух самых распространённых конфигурациях:

Дальше шаги показаны на примере Бухгалтерии 3.0.

Шаг 1. Создайте документ

В списке реализаций нажмите кнопку создания и выберите вид «Товары (накладная, УПД)». Если отгрузка идёт по выставленному счёту, удобнее открыть Продажи → Счета покупателям, выделить счёт и выбрать Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Табличная часть перенесётся целиком.

Шаг 2. Заполните шапку

• Дата — дата фактической отгрузки, не дата счёта.
• Организация и Склад — откуда уходит товар.
• Контрагент и Договор — договор подставится, если он у покупателя один.
• Грузоотправитель и грузополучатель — заполняйте, если они отличаются от продавца и покупателя. Иначе 1С выведет в эти строки сами стороны сделки.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Добавьте строки через Добавить или Подбор. Подбор удобнее: он показывает остатки на складе и позволяет набрать несколько позиций за раз.

Проверьте в каждой строке количество, цену и ставку НДС. Пример расчёта при цене с НДС: 10 штук по 1 200 ₽, ставка 20 %. Сумма — 12 000 ₽, НДС в том числе — 12 000 × 20 / 120 = 2 000 ₽, без НДС — 10 000 ₽.

Включена ли цена с НДС, определяет флажок «Сумма включает НДС» в настройке цен документа. Его неверное положение — частая причина, когда итог в накладной не сходится со счётом.

Шаг 4. Проведите документ

Нажмите Провести. В Бухгалтерии 3.0 при продаже товаров сформируются проводки:

Проверить их можно кнопкой ДтКт в форме документа.

Шаг 5. Выпишите счёт-фактуру

Внизу формы реализации есть ссылка на выписку счёта-фактуры. Нажмите её — 1С создаст документ «Счёт-фактура выданный» с той же датой и суммами. Если ссылка уже показывает номер счёта-фактуры, значит, он создан.

Для УПД со статусом 1 счёт-фактуру тоже надо выписать в программе. Без этого документа продажа не попадёт в книгу продаж, хотя сам УПД будет напечатан корректно.

Тонкости заполнения УПД в 1С

УПД печатается из той же реализации: Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). Статус программа ставит сама:

• 🟢 статус 1, если по реализации зарегистрирован счёт-фактура;
• 🔵 статус 2, если организация не платит НДС или счёт-фактура не выставлен.

Если на ОСН у вас вышел УПД со статусом 2, значит, вы забыли шаг 5. Выпишите счёт-фактуру и распечатайте форму заново.

Что ещё проверить в УПД:

• 🧾 Строка «Документ об отгрузке» — номер и дата самой реализации.
• ✍️ Подписи — в УПД есть поля для руководителя, главного бухгалтера и лица, которое отпустило груз. Если отпускает кладовщик, укажите его в подписях документа, иначе в строке окажется директор.
• 🌍 Графы для импортных товаров — страна и регистрационный номер декларации. Они заполняются из карточки номенклатуры или из партии поступления.
• 🔖 Прослеживаемые товары — для них в УПД выводятся РНПТ и количество в единицах прослеживаемости. Учёт прослеживаемости включается в разделе функциональности программы.

Печать накладной: настройки и нюансы

Кнопка Печать в форме реализации открывает список форм: ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, товарно-транспортная и транспортная накладная, а также комплекты документов. Набор зависит от релиза, но ТОРГ-12 и УПД есть всегда.

Что можно настроить прямо в окне печатной формы:

1. Количество экземпляров. Поле копий в верхней части окна печати. Обычно нужно 2: себе и покупателю.
2. Комплект документов. Выберите вариант печати комплекта и отметьте нужные формы. 1С напечатает накладную, счёт-фактуру и счёт одним заходом.
3. Факсимиле. Если в карточке организации загружены картинки печати и подписей, в меню печати появятся варианты форм с факсимиле. Это удобно для отправки скана по почте.
4. Редактирование готовой формы. Табличный документ на экране можно поправить вручную перед печатью. Изменения не сохраняются в базе — при следующей печати форма соберётся заново.
5. Сохранение в файл и отправка по почте. Кнопки в окне печати сохраняют форму в PDF или Excel и отправляют её контрагенту.

Типичные ошибки в накладных и как их избежать

Как исправить ошибку в накладной

Способ зависит от того, что уже случилось с документом.

Ошибку заметили до передачи покупателю и до сдачи отчётности. Откройте реализацию, исправьте данные и проведите заново. Счёт-фактура обновится по ссылке из документа, если вы его не правили отдельно. Перепечатайте формы.

Покупатель уже получил документы, но период не закрыт. Технически можно исправить исходный документ, но лучше договориться с покупателем: он тоже должен заменить у себя первичку. Подпишите новый экземпляр и уничтожьте или аннулируйте старый.

Отчётность сдана или период закрыт. Исходную реализацию не трогайте. Создайте на её основании документ «Корректировка реализации»:

• 🔧 вид операции «Исправление в первичных документах» — для технических ошибок: перепутали цену, количество, единицу. 1С сформирует исправленный счёт-фактуру с номером исправления;
• 🤝 вид операции «Корректировка по согласованию сторон» — когда стороны договорились изменить цену или количество после отгрузки. Оформляется корректировочный счёт-фактура или УКД.

Покупатель вернул часть товара. Это не ошибка, а возврат. Оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации, а не корректировку.

Как ускорить оформление накладных

Если отгрузок десятки в день, ручное создание каждой реализации отнимает время. Вот что работает в типовой программе без доработок:

• ⚡ Ввод на основании. Счёт покупателю → реализация → счёт-фактура. Строки и суммы переносятся, ручной ввод сводится к дате.
• 🖨 Групповая печать. Выделите в списке реализаций несколько документов (с Ctrl или Shift) и нажмите Печать. Формы откроются одним окном.
• 📦 Подбор с остатками. Показывает остаток по складу и не даёт отгрузить больше, чем есть (если включён контроль остатков).
• 📥 Загрузка табличной части из файла. В табличной части товаров есть команда загрузки из внешнего файла — удобна для больших заказов из Excel.
• 🔁 Копирование документа. Для регулярной одинаковой отгрузки скопируйте прошлую реализацию и поменяйте дату и количество.

В 1С:Управлении торговлей 11 цепочка длиннее: заказ клиента → реализация товаров и услуг → печать. Если в УТ включены ордерные склады, сначала оформляется расходный ордер на товары, и только после него реализация считается отгруженной.

Электронные накладные: отправка через ЭДО

Электронный УПД заменяет бумажную накладную и счёт-фактуру, если обе стороны подключены к ЭДО. Для счёта-фактуры обязательна квалифицированная электронная подпись. Первичку стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике почти все используют КЭП.

Как настроить и отправить:

1. Подключите ЭДО: Администрирование → Обмен электронными документами. Там включается использование ЭДО и создаётся учётная запись с сертификатом подписи.
2. Отправьте покупателю приглашение к обмену и дождитесь, когда он его примет. Без этого документы не уйдут.
3. В форме проведённой реализации нажмите кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа. 1С сформирует файл УПД по формату ФНС.
4. Подпишите документ сертификатом и отправьте.
5. Следите за ответом покупателя в списке документов ЭДО: подписан ли УПД с его стороны или пришёл отказ с комментарием.

Если сотрудник подписывает документы не как руководитель, ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Её данные регистрируются в программе вместе с сертификатом.

Частые вопросы