Справка о доходах сотрудника в ЗУП и Бухгалтерии: от проверки данных до печати и отчёта в ФНС

Справку 2-НДФЛ для сотрудника в 1С создают из списка справок о доходах: в ЗУП 3.1 — раздел Налоги и взносы, в Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры. Нажмите Создать, укажите организацию, год и сотрудника, затем Заполнить и Печать. Программа соберёт доходы, вычеты и удержанный налог из начислений за выбранный год.

Частое заблуждение — что справку 2-НДФЛ по-прежнему нужно отдельно сдавать в налоговую. С отчётности за 2022 год отдельной формы для ФНС нет: те же сведения уходят приложением 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ. Сотруднику же выдают «Справку о доходах и суммах налога физического лица» — её по привычке и называют 2-НДФЛ, и именно её просят банки, визовые центры и новый работодатель.

Что подготовить в 1С перед формированием справки

Справка собирается из данных, которые уже лежат в базе. Если в карточке сотрудника пусто или ошибка, она перейдёт в справку один в один. Проверьте четыре блока.

Карточка организации

• 🏢 ИНН, КПП и ОКТМО. Для обособленных подразделений — свои КПП и ОКТМО, иначе доходы попадут не в тот раздел.
• ✍️ Ответственные лица: руководитель или уполномоченный представитель с документом о полномочиях. Его ФИО печатается в подписи справки.
• 📍 Регистрация в налоговом органе. В ЗУП её задают в карточке организации и, при наличии, в карточках подразделений, выделенных на отдельный баланс.

Личные данные сотрудника

• 🆔 ИНН — указывают, если он известен. Данные документа, удостоверяющего личность, нужны в любом случае.
• 📄 Вид документа и его реквизиты. Для паспорта гражданина РФ код вида документа — 21. Серию и номер вносят без лишних пробелов и символов.
• 🌍 Гражданство. Для иностранцев — код страны и паспорт иностранного государства.
• 📆 Дата рождения и ФИО так, как они указаны в паспорте, включая «ё».

Статус налогоплательщика и вычеты

В карточке сотрудника откройте ссылку на сведения о НДФЛ. Там видны статус (резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист и другие) и заявления на стандартные вычеты.

Статус влияет на ставку и на то, в какой раздел справки попадёт доход. Вычеты на детей подтягиваются только по тем месяцам, за которые внесено заявление.

Начисления и выплаты за год

Справка показывает доходы по дате фактического получения, а налог — по дате удержания и перечисления. Если декабрьская зарплата выплачена в январе, она попадёт в справку следующего года. Это не ошибка программы, а правило определения даты дохода.

Как создать справку 2-НДФЛ для сотрудника пошагово

Порядок одинаков в ЗУП и Бухгалтерии, различаются только разделы меню.

В Бухгалтерии этот пункт появляется, если зарплата ведётся в самой программе. Когда в настройках указано, что расчёт зарплаты идёт во внешней программе, справку формируют там.

Создание документа

1. Откройте список справок и нажмите Создать.
2. Выберите организацию. Если есть обособленные подразделения, укажите нужную регистрацию в налоговом органе.
3. Укажите налоговый период — год, за который нужна справка.
4. Выберите сотрудника.
5. Нажмите Заполнить. Табличные части заполнятся доходами по месяцам, вычетами и суммами налога.
6. Проверьте, кто подписывает справку, и запишите документ.

Справку можно создать и из карточки сотрудника: в ЗУП в ней есть команды печати, среди которых справка о доходах. Это удобно, когда нужна одна справка «здесь и сейчас».

Если справка нужна не за весь год

Сотрудник просит справку за текущий год, например в июне для ипотеки. Ставьте текущий год: программа покажет доходы с января по последний месяц с выплатами. Справка за неполный год — нормальная ситуация, отдельной формы для этого нет.

При увольнении справку о доходах выдают вместе с остальными документами. В ЗУП её удобно печатать прямо из документа увольнения или из карточки сотрудника.

Справки сразу на всех сотрудников

В начале года справки часто нужны всем: сотрудники оформляют имущественный и социальные вычеты. Документ создают на каждого, но печатать по одному не нужно: выделите в списке несколько справок с зажатой клавишей Ctrl или Shift и нажмите Печать — комплект выйдет одним пакетом.

Разумный порядок на январь–февраль:

1. Закройте декабрь: начисления, ведомости, перечисление налога.
2. Проведите сверку налога (раздел ниже) — один раз на всю организацию.
3. Сформируйте 6-НДФЛ за год, чтобы протокол проверки показал ошибки в личных данных.
4. Только после этого печатайте справки сотрудникам.

Так справка на руках у работника гарантированно совпадёт с тем, что ушло в налоговую.

Совместители и несколько подразделений

Если человек работает в двух обособленных подразделениях с разными КПП или ОКТМО, справок будет две — по одной на каждую регистрацию. Это не дубль: налог в каждом подразделении перечислен по своему ОКТМО.

Внутренний совместитель в той же организации и с той же регистрацией получает одну справку: доходы по основному месту и по совместительству суммируются.

Если человек работал в разных организациях одной базы, справку формируют по каждой организации отдельно. Сводной справки «по холдингу» законодательство не предусматривает.

Доходы, вычеты и ставки: что проверить в заполненной справке

После заполнения пройдитесь по разделам справки. Ошибку здесь дешевле поймать, чем потом пересдавать 6-НДФЛ.

Коды доходов

Каждое начисление в 1С привязано к коду дохода в своих настройках. Если код задан неверно, справка будет выглядеть «правильно», но не совпадёт с ожиданиями налоговой.

Код дохода начисления смотрят в его карточке, на вкладке про налоги. В ЗУП — Настройка → Начисления, в Бухгалтерии — в настройках зарплаты, список начислений.

Коды вычетов

Стандартные вычеты на детей идут кодами 126, 127, 128 (первый, второй, третий и последующие дети). Для ребёнка-инвалида — отдельные коды. Необлагаемая часть материальной помощи до 4000 рублей в год — код 503, подарков до 4000 рублей — код 501.

Ставки налога

С 2025 года для резидентов действует прогрессивная шкала, и часть доходов (например, у руководителей с крупными премиями) уходит по повышенной ставке. Справка содержит отдельный раздел на каждую ставку, поэтому у одного сотрудника может быть два-три блока доходов. Это нормально.

Проверка арифметики простая. Оклад 80 000 рублей, двое детей, вычет 1400 + 2800 = 4200 рублей в месяц. Налоговая база за месяц: 80 000 − 4200 = 75 800. Налог: 75 800 × 13% = 9854 рубля. Если в справке за этот месяц другая сумма — ищите расхождение в начислениях.

Сверка налога перед выгрузкой в ФНС

Справка для сотрудника и приложение 1 к 6-НДФЛ берут данные из одного налогового регистра. Поэтому сверку делают один раз — до формирования годового расчёта.

Три суммы налога

В справке есть три цифры, которые должны сходиться:

• 🧮 исчисленный налог — сколько начислено по базе;
• ✂️ удержанный налог — сколько удержано из выплат;
• 🏦 перечисленный налог — сколько ушло в бюджет через ЕНП.

Исчисленный больше удержанного — значит, есть доход, с которого налог не удержан. Например, подарок дороже 4000 рублей бывшему сотруднику, которому больше ничего не платили.

Отчёты для сверки

В ЗУП и Бухгалтерии есть отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам»: он показывает доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог по каждому сотруднику. Найдите его в отчётах по НДФЛ своего раздела (Налоги и взносы или Зарплата и кадры).

Порядок такой:

1. Сформируйте отчёт за год по всей организации.
2. Отфильтруйте строки, где исчисленный налог не равен удержанному.
3. По каждому такому сотруднику откройте начисления за месяц с расхождением.
4. После исправления перезаполните справку кнопкой Заполнить.

Приложение 1 к 6-НДФЛ: выгрузка сведений о доходах в налоговую

Сведения о доходах за год налоговая получает только в составе годового 6-НДФЛ. Срок — не позднее 25 февраля следующего года.

Как сформировать

1. Откройте журнал регламентированных отчётов: в Бухгалтерии Отчеты → Регламентированные отчеты, в ЗУП Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать и выберите 6-НДФЛ.
3. Укажите организацию, период — год, и нажмите Заполнить.
4. Приложение 1 со справками о доходах заполнится по всем физлицам, которым были выплаты.
5. Нажмите Проверить и устраните ошибки по протоколу.
6. Отправьте расчёт через 1С-Отчетность или выгрузите файл и отправьте через своего оператора.

Исправление справки после сдачи

Если ошибку нашли после отправки, подают уточнённый 6-НДФЛ, а в приложении 1 — корректирующую справку на конкретного человека. Номер корректировки ставится «01», «02» и так далее. Для аннулирования ошибочно поданной справки используют номер корректировки 99.

Корректирующие справки подают только на тех, у кого были ошибки. Остальных повторно включать не нужно.

Печать справки для сотрудника

Из документа справки нажмите Печать. Программа выведет форму справки о доходах и суммах налога физического лица. Её можно:

• 🖨️ распечатать, подписать у руководителя и поставить печать, если организация её использует;
• 📧 сохранить в PDF и отправить сотруднику, если он согласен на электронный вид;
• 📚 распечатать сразу на группу сотрудников из списка справок.

По статье 230 НК РФ налоговый агент выдаёт справку по заявлению физлица. Отказать нельзя, даже если человек давно уволился.

Ошибки при формировании справки и как их устранить

Если бухгалтер правил данные «задним числом»

Исправили начисление за март, а справку уже выдали в апреле. Сотруднику выдают новую справку: старая остаётся недостоверной. Если уже сдан годовой 6-НДФЛ — подайте корректирующую справку в приложении 1.

Частые вопросы о справке 2-НДФЛ в 1С