Расчёт 6-НДФЛ из базы 1С: подготовка, заполнение, отправка и уточнёнка

Чтобы создать 6-НДФЛ в 1С 8.3, откройте Отчеты → 1С-Отчетность (в прежних релизах пункт назывался Регламентированные отчеты), нажмите Создать, найдите в списке форм «6-НДФЛ», выберите организацию и период и нажмите Заполнить. Программа сама соберёт начисления, удержанный и перечисленный налог из документов за период.

Частая ошибка — формировать расчёт в Бухгалтерии, когда зарплата считается в ЗУП. Тогда отчёт выйдет пустым или неполным. 6-НДФЛ заполняется в той программе, где ведётся расчёт зарплаты: в ЗУП 3.1 — из раздела Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — только если зарплата ведётся в ней самой.

Подготовка базы перед заполнением 6-НДФЛ

Отчёт заполняется по данным учёта. Если в учёте дыры, кнопка Заполнить их не исправит. Перед формированием пройдите по трём блокам.

Реквизиты организации

Откройте Главное → Организации и карточку своей организации. Проверьте:

• 🏢 ИНН, КПП и код налогового органа — они попадут на титульный лист;
• 📍 ОКТМО — код по месту учёта; ошибка в нём означает, что налог «уйдёт» не на ту территорию;
• ✍️ подписанта: руководителя или представителя по доверенности.

Если у организации есть обособленные подразделения со своим КПП, у каждого должен быть заполнен свой ОКТМО и КПП. Расчёт сдаётся отдельно по каждой паре «КПП + ОКТМО».

Где считается зарплата

В Бухгалтерии 3.0 откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Там указано, ведётся ли расчёт зарплаты в этой программе или во внешней.

Документы за период

Отчёт строится не по начислениям, а по фактическим выплатам и удержаниям. Убедитесь, что за весь период:

1. Проведены все документы начисления: зарплата, отпускные, больничные, премии, увольнения.
2. Каждая выплата оформлена ведомостью (в банк, в кассу, на карты) с датой выплаты.
3. В Бухгалтерии 3.0 выплата по ведомости в банк подтверждена документом Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление заработной платы работникам», и он связан с ведомостью. Пока списание не проведено, удержание налога не отражается.
4. Договоры ГПХ и дивиденды тоже проведены — их доходы входят в 6-НДФЛ.

Создание 6-НДФЛ в 1С 8.3 по шагам

Последовательность одинаковая для Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1, отличается только раздел, откуда открываются отчёты.

Шаг 1. Новый экземпляр отчёта

1. Откройте Отчеты → 1С-Отчетность (в ЗУП — Отчетность, справки → 1С-Отчетность).
2. Нажмите Создать.
3. В окне выбора формы введите в строку поиска «6-НДФЛ» и откройте найденный отчёт.
4. Укажите организацию и период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год. Период всегда нарастающим итогом с начала года.
5. Нажмите Создать.

Шаг 2. Титульный лист

Большая часть титульного листа подтягивается из карточки организации. Проверьте вручную:

• номер корректировки — для первичного расчёта «0»;
• код налогового органа;
• код по месту нахождения (учёта): для обычной организации и для обособленного подразделения коды разные;
• ОКТМО и КПП, если подразделений несколько.

Шаг 3. Заполнение

Нажмите Заполнить в командной панели отчёта. Программа заполнит оба раздела, а в годовом расчёте — ещё и приложение со справками о доходах на каждого сотрудника.

Шаг 4. Сохранение

Нажмите Записать. Отчёт появится в журнале 1С-Отчетности со статусом подготовки. Если за период уже есть другой расчёт, программа создаст новый экземпляр — следите, чтобы к отправке шёл нужный.

Что попадает в разделы 1 и 2

Понимать логику разделов нужно, чтобы при проверке сразу видеть, откуда взялась цифра.

Раздел 2 заполняется отдельно по каждой ставке налога. Если в организации есть доходы по разным ставкам (например, нерезиденты или доходы выше порога прогрессивной шкалы), 1С сформирует несколько листов раздела 2.

Как 1С раскладывает сроки в разделе 1

С 2023 года налог перечисляют в составе единого налогового платежа, и сроки привязаны не к дате выплаты, а к периоду удержания:

• 📅 налог, удержанный с 1 по 22 число месяца, — срок 28 число того же месяца;
• 📅 налог, удержанный с 23 числа до конца месяца, — срок 28 число следующего месяца;
• 📅 для января и декабря действуют особые правила по первым и последним дням месяца.

Поэтому зарплата, выплаченная 5 числа, и выплата 20 числа попадут в одну строку 021, а выплата 25 числа — в следующую.

Пример для расчёта за I квартал. Зарплата за февраль выдана 5 марта, удержано 13 000 руб. Отпускные выданы 24 марта, удержано 2 600 руб. В разделе 1 будет две пары строк 021–022: срок 28 марта — 13 000 руб., срок 28 апреля — 2 600 руб. Строка 020 = 13 000 + 2 600 = 15 600 руб. Отпускные остаются в расчёте за I квартал, хотя срок перечисления уже в апреле: налог удержан в марте.

Проверка расчёта до отправки

Не отправляйте отчёт сразу после кнопки Заполнить. Сначала программная проверка, потом сверка с учётом.

Встроенная проверка

В форме отчёта нажмите Проверка и выберите проверку контрольных соотношений. 1С покажет список нарушений с расшифровкой. Двойной щелчок по строке ведёт к ячейке с ошибкой.

Если подключена 1С-Отчетность, в том же меню доступна проверка в интернете — файл прогоняется через проверочную программу на стороне оператора без отправки в налоговую.

Сверка с учётом

Программа проверяет внутреннюю логику отчёта, но не знает, всё ли вы провели. Сверьте вручную:

1. Исчисленный налог (строка 140) — с начисленным НДФЛ за период в отчётах по зарплате. В Бухгалтерии удобно сверять с оборотами счёта 68.01 по НДФЛ.
2. Удержанный налог (строка 160) — с суммой, реально удержанной из выплат по ведомостям.
3. Доходы по трудовым договорам (строка 112) — с выплатами в расчёте по страховым взносам за тот же период. Расхождение допустимо, если есть необлагаемые взносами выплаты, но его нужно уметь объяснить.
4. Количество физлиц (строка 120) — с числом людей, получавших доход с начала года, включая уволенных.

Выгрузка и отправка расчёта в налоговую

Расчёт сдают в электронном виде. На бумаге — только если доход за период получили не более 10 человек.

Отправка через 1С-Отчетность

Если сервис подключён, нажмите в форме отчёта Отправить. 1С подпишет файл сертификатом организации и передаст оператору. Ход отправки отображается в журнале 1С-Отчетности: там видны квитанция о приёме или протокол с ошибками.

Выгрузка файла для другой программы

Если отчёт отправляют через стороннего оператора или личный кабинет, нажмите Выгрузить и сохраните файл XML. Его имя формирует сама программа по правилам ФНС — не переименовывайте файл.

Сроки сдачи

Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

Особенности в Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1

Форма отчёта и порядок заполнения одинаковые. Различается то, откуда отчёт берёт данные.

Бухгалтерия 3.0

• 🧾 Удержание налога фиксируется при проведении выплаты. Не оплаченная ведомость в банк — нет удержания в отчёте.
• 🧾 Начисления по договорам ГПХ и дивиденды вводятся отдельными документами, их тоже нужно провести до формирования.
• 🧾 Если зарплата загружается из ЗУП, в Бухгалтерии 6-НДФЛ не формируют: данных для отчёта там недостаточно.

ЗУП 3.1

• 👥 Отчёт строится по регистрам учёта НДФЛ, которые заполняют ведомости, увольнения, межрасчётные выплаты.
• 👥 Для проверки удобны отчёты из раздела Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам: там собраны отчёты для анализа НДФЛ, в том числе в разрезе сотрудников.
• 👥 Удержание отражается датой выплаты из ведомости. Ведомость, введённая, но не проведённая, в отчёт не попадёт — проверьте список ведомостей за последние три месяца периода.

Обособленные подразделения

Если у подразделения свой КПП, 1С заполнит отдельный расчёт по нему. При создании отчёта выберите в поле организации именно подразделение, а не головную организацию. Если несколько подразделений находятся на территории одного муниципального образования, расчёт можно сдавать по одному из них, но такой выбор нужно оформить уведомлением в налоговую.

Как исправить ошибку в уже сданном 6-НДФЛ

Ошибки исправляют уточнённым расчётом. Новый «первичный» отчёт вместо уточнёнки налоговая не примет как исправление.

Порядок

1. Исправьте учёт: отразите пропущенную выплату, поправьте дату ведомости, проведите недостающее списание.
2. В 1С-Отчетности создайте новый 6-НДФЛ за тот же период.
3. На титульном листе укажите номер корректировки «1» (для следующей уточнёнки — «2» и так далее).
4. Нажмите Заполнить. В уточнённом расчёте приводятся все данные, а не только исправленные строки.
5. Проверьте и отправьте как обычно.

Если ошибка в справке о доходах в годовом расчёте

В годовом расчёте исправлять можно только справку конкретного сотрудника. В уточнённый расчёт включают только эту справку с тем же номером и номером корректировки. Если справку подали ошибочно и её нужно отозвать целиком, ставят номер корректировки «99».

Когда исправлять срочно

За недостоверные сведения в расчёте штраф — 500 руб. за каждый документ. Его не будет, если вы сами нашли ошибку и подали уточнённый расчёт до того, как её обнаружила налоговая.

Как ускорить работу с отчётом каждый квартал

Основное время уходит не на сам отчёт, а на поиск расхождений. Сократить его помогают привычки в течение квартала.

• ⏱ Сверка каждый месяц. Раз в месяц сверяйте начисленный и удержанный налог с оплатами ЕНП. В конце квартала останется только нажать Заполнить.
• ⏱ Ведомости в день выплаты. Проводите ведомость и списание с расчётного счёта тем же днём, когда ушли деньги. Тогда даты в разделе 1 совпадут с реальностью.
• ⏱ Уведомления об исчисленных суммах. Отчётность по НДФЛ в рамках ЕНП формируется в той же 1С-Отчетности. Сверяйте суммы уведомлений с удержанным налогом — расхождение покажет, где дыра в учёте.
• ⏱ Своевременное обновление. Форма 6-НДФЛ меняется. Новая форма появляется в 1С с обновлением конфигурации, поэтому перед сдачей проверьте, что релиз актуален.