Расчёт 6-НДФЛ в ЗУП и Бухгалтерии: от закрытия месяца до отправки в ФНС

Чтобы создать 6-НДФЛ в 1С 8.3, откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность в ЗУП 3.1 или Отчеты → Регламентированные отчеты в Бухгалтерии 3.0, нажмите «Создать», найдите в списке расчёт 6-НДФЛ, укажите организацию и период и нажмите «Заполнить». Программа соберёт данные из регистров НДФЛ. Ваша задача — до этого закрыть все начисления и выплаты, а после — проверить контрольные соотношения и сверить раздел 1 с уведомлениями по ЕНП.

Расчёт сдают за первый квартал, полугодие и девять месяцев до 25 числа месяца после квартала. Годовой — до 25 февраля следующего года, вместе со справками о доходах физлиц (приложение 1). Если доход получили 10 человек и меньше, можно сдать на бумаге, при 11 и больше — только электронно.

Что закрыть в базе до формирования расчёта

6-НДФЛ — это «снимок» регистров НДФЛ на дату заполнения. Отчёт ничего не считает сам. Если ведомость не проведена или выплата не подтверждена, налог не попадёт в удержанный, и цифры разъедутся.

Сначала определите, в какой программе формировать отчёт:

Как понять, считают ли зарплату в самой Бухгалтерии: откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Если там указано, что расчёт ведётся во внешней программе, в БП регистров НДФЛ по сотрудникам нет, и отчёт выйдет пустым.

Что должно быть сделано за квартал:

• 📌 начислена и проведена зарплата за все три месяца, включая последний;
• 📌 проведены отпускные, больничные, премии, материальная помощь, выплаты по ГПД;
• 📌 по каждой выплате есть проведённая ведомость, и выплата подтверждена;
• 📌 оформлены возвраты излишне удержанного налога, если они были;
• 📌 отправлены уведомления об исчисленных суммах НДФЛ за все сроки квартала.

Подтверждение выплаты — ключевой момент. В ЗУП удержанный налог фиксируется в момент, когда выплата по ведомости отмечена как произведённая (при обмене с БП — после загрузки списания с расчётного счёта, если так настроена синхронизация). В Бухгалтерии удержание фиксирует ведомость вместе с документом списания с расчётного счёта или расходным кассовым ордером, где выбран вид операции для выплаты зарплаты по ведомости.

Создаём расчёт 6-НДФЛ в программе: пошагово

Порядок одинаков для ЗУП и Бухгалтерии, отличается только точка входа.

1. Откройте журнал регламентированной отчётности: в ЗУП Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в БП Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Нажмите «Создать». В окне выбора вида отчёта наберите в строке поиска «6-НДФЛ» — так быстрее, чем искать по группам.
3. Выберите организацию и период: первый квартал, полугодие, девять месяцев или год.
4. Нажмите «Создать». Откроется форма отчёта с титульным листом и разделами.
5. На титульном листе проверьте ИНН, КПП, код налогового органа, ОКТМО и подписанта. Номер корректировки у первичного расчёта — 0.
6. Нажмите «Заполнить». Программа заполнит разделы 1 и 2, а за год — ещё и справки о доходах по каждому человеку.
7. Сохраните отчёт и переходите к проверке.

Если расчёт уже сдан и нужно исправить

Создайте новый экземпляр отчёта за тот же период и укажите номер корректировки 1 (затем 2 и так далее). Заполните его заново: корректирующий расчёт содержит полные данные периода, а не только разницу.

В годовом расчёте корректирующие справки о доходах можно подать только по тем людям, у которых были ошибки. Справка исправляется с тем же номером, что у исходной, и с новым номером корректировки.

Раздел 1: удержанный налог по срокам перечисления

Раздел 1 показывает обязательства налогового агента за последние три месяца отчётного периода. В расчёт за полугодие попадут апрель, май и июнь — не весь год.

В разделе две группы показателей:

• 💰 удержанный налог: общая сумма за три месяца и разбивка по срокам перечисления;
• ↩️ возвращённый налог: возвраты излишне удержанного за те же три месяца с такой же разбивкой.

Сроки привязаны к правилу пункта 6 статьи 226 НК РФ:

На каждый месяц приходится две строки разбивки, итого шесть на квартал. Программа раскладывает суммы по датам выплаты, указанным в ведомостях.

Пример. Зарплату за июнь выплатили 3 июля, удержанный налог — 52 000 ₽. Аванс за июль выдали 20 июля: с аванса налог не удерживают, его возьмут при окончательном расчёте. Отпускные выплатили 25 июля, налог — 6 500 ₽. В расчёте за девять месяцев в строке первого срока июля будет 52 000 ₽, во второй строке июля — 6 500 ₽, итого за июль 58 500 ₽.

Сумма по каждому сроку в разделе 1 должна совпадать с уведомлением об исчисленном НДФЛ за этот срок. Расхождение — первый повод для требования из инспекции.

Раздел 2: доходы, вычеты и налог нарастающим итогом

Раздел 2 заполняется с начала года. В расчёт за девять месяцев попадут доходы с января по сентябрь. Отдельный раздел 2 формируется на каждую ставку налога и каждый КБК: 13% и 15% для резидентов, 30% для нерезидентов, ставки по дивидендам.

Основные показатели раздела:

Строка 120 — люди, а не начисления. Сотрудник, который получил зарплату, премию и отпускные, считается один раз.

Переходящая зарплата

Зарплата за последний месяц квартала, выплаченная в следующем квартале, — главный источник вопросов. Налог с неё удержан в момент выплаты. Поэтому по разъяснениям ФНС, действующим с 2023 года, доход и налог отражаются в том периоде, когда налог удержан.

Пример: зарплату за март 400 000 ₽ выплатили 5 апреля, налог 52 000 ₽. В расчёте за первый квартал её нет ни в разделе 1, ни в разделе 2. В расчёте за полугодие она будет в обоих разделах. ЗУП и БП делают это сами по дате выплаты, если ведомость оформлена правильно.

Строка 170 и налог с натуральных доходов

В строку 170 попадает налог, который нельзя удержать до конца года: подарок дороже 4 000 ₽ бывшему сотруднику, оплата обучения человеку, которому больше ничего не выплачивают. По итогам года об этом сообщают в ФНС в годовом расчёте, а сам человек доплачивает налог по уведомлению инспекции.

Сверка контрольных соотношений и регистров НДФЛ

После заполнения нажмите в форме отчёта «Проверка» и выберите проверку контрольных соотношений. Программа подсветит ячейки с нарушениями. Ниже — что проверяют чаще всего и откуда берётся расхождение.

Для расшифровки цифр в ЗУП используйте отчёты из раздела Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам: «Регистр налогового учета по НДФЛ», «Анализ НДФЛ по документам», «Контроль сроков уплаты НДФЛ». Регистр налогового учёта формируйте по конкретному сотруднику — так легче найти, кто «ломает» строку 140.

Отдельно сверьте раздел 1 с уведомлениями. Откройте уведомления об исчисленных суммах за три месяца и сравните суммы по срокам. Если уведомление ошибочно, подайте исправленное уведомление по тому же сроку, а сам расчёт не подгоняйте под старые цифры.

Выгрузка файла и отправка расчёта в налоговую

Когда проверка прошла без ошибок, у вас три пути:

1. Через 1С-Отчётность. Кнопка «Отправить» в форме отчёта. Программа подпишет файл и передаст его в ФНС. Статус и квитанции появятся в журнале отчётности.
2. Через стороннего оператора ЭДО. Кнопка «Выгрузить» → выгрузка в файл. Сохраните XML и загрузите его в программу оператора.
3. На бумаге (до 10 получателей дохода). Кнопка «Печать» — программа сформирует форму с машиночитаемым кодом.

Перед выгрузкой программа ещё раз проверяет формат. Если выгрузка не проходит, в нижней части окна появится список ошибок: обычно это незаполненный ИНН, КПП или ОКТМО, неверный код налогового органа или не указан подписант.

После отправки дождитесь трёх документов: подтверждения даты отправки, квитанции о приёме и извещения о вводе. Отказ в приёме означает, что расчёт не сдан, и срок продолжает идти.

Что делать, если расчёт не сходится

Расхождения почти всегда идут из учёта, а не из отчёта. Правка ячеек в форме — плохая идея: при следующем «Заполнить» исправления пропадут, а в регистрах останется ошибка, которая вылезет в годовом расчёте и справках.

Если нужно точечно исправить данные НДФЛ — например, учесть удержание, которое программа не увидела, — в ЗУП и БП для этого есть документ «Операция учета НДФЛ». Пользуйтесь им осознанно: он меняет регистры напрямую и не связан с начислениями. После правки обязательно перезаполните расчёт и повторите проверку.

Частые вопросы