Оформляем и печатаем акт о передаче товаров и основных средств в 1С 8.3

Отдельного документа с названием «Акт приема-передачи» в типовых конфигурациях 1С нет. Акт — это печатная форма документа, который отражает саму передачу: для товаров это Реализация (акт, накладная, УПД), для основного средства — Принятие к учету ОС или Передача ОС. Вы создаёте и проводите документ, а затем в меню Печать выбираете нужную форму: ТОРГ-12, УПД или ОС-1.

Поэтому на вопрос «акт приема передачи в 1С — как сделать» ответ всегда начинается с другого вопроса: что именно передаёте. От этого зависят документ, форма акта и проводки. Пути меню в БП 3.0, УТ 11 и ERP 2.5 различаются, а порядок действий везде один: документ, проведение, печать.

Где в 1С найти акт приема-передачи: документ под каждую ситуацию

Сначала определите вид передачи. Ошибка на этом шаге даёт неверные проводки, а исправлять их потом дольше, чем оформить заново.

Пути к документам по конфигурациям:

Как сделать акт приема-передачи товаров в 1С: пошагово

Пример для БП 3.0. Организация «Альфа» передаёт покупателю 10 стульев по 2 400 ₽, ставка НДС 20 %.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции Товары (накладная, УПД).
3. Проверьте дату. Она попадёт в акт как дата передачи, поэтому ставьте фактический день отгрузки.

Шаг 2. Заполните шапку

• 🏢 Организация — если в базе несколько юрлиц, выберите своё.
• 👤 Контрагент — покупатель. После выбора программа подставит договор.
• 📄 Договор — от него зависит, какой счёт расчётов попадёт в проводки.
• 🏬 Склад — откуда уходит товар. Остаток списывается именно с него.

Шаг 3. Добавьте товары

1. На закладке Товары нажмите Добавить или Подбор.
2. Укажите номенклатуру, количество 10 и цену 2 400.
3. Проверьте сумму: 10 × 2 400 = 24 000 ₽. Если цена указана с НДС, в сумму уже входит налог 4 000 ₽ (24 000 × 20 / 120). Если без НДС — программа доначислит 4 800 ₽, и к оплате выйдет 28 800 ₽.

Галочку «Сумма включает НДС» проверяйте до проведения: от неё зависит итог акта. Она открывается по ссылке с ценами и валютой в шапке документа.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

1. Нажмите Провести.
2. Откройте меню Печать и выберите Товарная накладная (ТОРГ-12) или Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Проверьте форму на экране, затем печатайте или сохраните в PDF кнопкой сохранения на панели формы.

Проводки по документу: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка, Дт 90.02.1 Кт 41.01 — себестоимость, Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС.

В УТ 11 и ERP 2.5 порядок тот же: Документы продажи (все) → создать Реализация товаров и услуг → провести → Печать. Отличие в том, что в УТ документ часто создают на основании заказа клиента, и товары с ценами подтягиваются из него.

Акт приема-передачи основных средств: форма ОС-1

Для основного средства акт оформляют по форме ОС-1. Для зданий и сооружений есть ОС-1а, для группы однотипных объектов — ОС-1б. Формы утверждены постановлением Госкомстата № 7. С 2013 года они не обязательны: организация вправе утвердить свой бланк, если в нём есть реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ. На практике почти все пользуются ОС-1: её понимают и проверяющие, и контрагенты.

Ввод ОС в эксплуатацию

1. Убедитесь, что объект уже поступил: в БП 3.0 его вносят документом поступления с видом «Оборудование» или «Объекты строительства», затраты собираются на счёте 08.
2. Откройте ОС и НМА → Принятие к учету ОС и создайте документ.
3. На закладке Основные средства выберите объект из справочника или создайте новый.
4. Заполните закладки бухгалтерского и налогового учёта: способ амортизации, срок полезного использования, счёт затрат.
5. Проведите. Основная проводка — Дт 01.01 Кт 08.04.1.
6. В меню Печать выберите ОС-1.

Передача ОС покупателю

1. Откройте ОС и НМА → Передача ОС.
2. Укажите покупателя, договор и объект, проверьте сумму продажи.
3. Проведите документ. Программа спишет первоначальную стоимость и амортизацию через 01.09, отразит выручку на 91.01 и остаточную стоимость на 91.02.
4. В меню Печать выберите ОС-1. Счёт-фактуру создайте на основании.

Если ОС получаете вы

Покупатель ОС проходит путь в обратном порядке. Сначала документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции для оборудования: стоимость объекта собирается на счёте 08, НДС — на 19. Затем Принятие к учету ОС вводит объект в эксплуатацию, и с месяца, следующего за принятием, начинает начисляться амортизация. Акт ОС-1 от продавца храните вместе с этим документом: в нём указана дата передачи и фактический срок эксплуатации у прежнего владельца.

Акт приема-передачи в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

В ЗУП 3.1 ведут кадры и зарплату. Склада, товаров и основных средств там нет, поэтому акт о передаче имущества печатают из той базы, где это имущество учитывается, — обычно из БП.

Если сотруднику выдают спецодежду или инструмент, в БП 3.0 оформите документ Передача материалов в эксплуатацию из раздела Склад (подраздел спецодежды и инвентаря). В документе укажите сотрудника-получателя: так материал закрепится за конкретным человеком, а при увольнении будет видно, что он должен вернуть.

Для кадровых бумаг вокруг передачи дел или имущества в ЗУП 3.1 есть два приёма:

• 📎 Прикрепить скан. Подписанный акт удобно хранить в присоединённых файлах карточки сотрудника — значок скрепки на панели формы.
• 🧩 Своя печатная форма. Если акт нужен по шаблону компании, его подключают как внешнюю печатную форму в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Связка акта с накладной, счетом-фактурой и УПД

Акт редко живёт один. Чтобы не вводить данные дважды, остальные документы создают на основании реализации.

Статус 1 означает, что УПД одновременно счёт-фактура и первичный документ. Статус 2 — только первичка, вычет НДС по нему не заявить.

У покупателя зеркальная картина: он вносит Поступление (акт, накладная, УПД) и регистрирует полученный счёт-фактуру в нижней части формы. Если вы обмениваетесь через ЭДО, акт уходит из того же документа реализации, а покупатель загружает его к себе без ручного ввода.

Как ускорить оформление актов в 1С

Когда актов десятки в месяц, время уходит не на заполнение, а на повторяющиеся клики. Что реально экономит его:

1. Ввод на основании. Реализацию создают из счёта на оплату или заказа клиента кнопкой Создать на основании. Контрагент, договор, товары и цены переносятся сами.
2. Копирование. Для регулярных отгрузок одному клиенту скопируйте прошлый документ (кнопка копирования или F9) и поменяйте дату и количество.
3. Групповая печать. В списке реализаций выделите несколько документов через Ctrl или Shift и нажмите Печать. Все акты откроются одной пачкой.
4. Сохранение и отправка. В окне печатной формы есть команды сохранения в PDF и отправки по почте. Акт уходит клиенту, не покидая 1С.
5. Ответственные лица. Заполните подписантов один раз в карточке организации, в разделе подписей: руководитель и главный бухгалтер подставятся во все печатные формы.
6. Свой макет. Если в типовом акте не хватает строки, макет правят в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Изменённый макет можно сбросить к типовому.

Ошибки при оформлении акта и как их не допустить

Ниже то, что встречается чаще всего, когда акт уже распечатан и его приходится переделывать.

• 🗓️ Акт датирован днём печати, а не передачи. Дата берётся из документа. Если отгрузили 28-го, а оформляете 3-го, поставьте в документе 28-е. Иначе выручка и НДС уйдут в другой период.
• 🔁 Задвоение реализации. При копировании легко провести второй документ на ту же отгрузку. Перед проведением проверьте список реализаций по контрагенту за день.
• ✍️ Подписи вписаны в печатной форме вручную. Правка на экране не сохраняется в базе. При повторной печати строки снова будут пустыми, поэтому подписантов задают в карточке организации.
• 🏷️ ОС передано документом реализации. Если объект продают через Реализацию как товар, он не спишется с 01 счёта, а амортизация продолжит начисляться. Для ОС используйте только Передача ОС.
• 📦 Нет остатка на складе. При включённом контроле остатков документ не проведётся. Проверьте склад в шапке и поступление товара: часто приход внесён на другой склад.

Если документ уже проведён в закрытом периоде, исправление требует снять дату запрета изменения. Это делает ответственный за учёт, и только после сверки с ним.

Частые вопросы