Как завести и настроить артикул товара в 1С
Содержание
Артикул в 1С — это текстовое поле в карточке товара, а не отдельный документ. Чтобы его задать, откройте справочник номенклатуры (Справочники → Номенклатура в «Бухгалтерии», НСИ → Номенклатура в «Управлении торговлей» и «Рознице»), зайдите в нужную позицию и впишите значение в поле «Артикул» в верхней части карточки. Сохранить — и готово.
На практике вопрос обычно шире: куда это поле подставляется, можно ли завести артикулы сразу для всего прайса, как связать их со штрихкодом и что делать, если по артикулу потом ничего не находится. Разберём по порядку: от подготовки справочника до массовой загрузки и поиска.
Где в 1С хранится артикул и зачем он нужен
Артикул хранится в самой карточке номенклатуры как один из её реквизитов. Это короткая строка (обычно до 25 символов): буквы, цифры, дефисы — например KRN-048 или 100245. В отличие от наименования, артикул ни на что в учёте не влияет напрямую: он не участвует в проводках и не меняет суммы. Его задача — однозначно опознать товар.
Где значение из поля всплывает:
- 🔎 в поиске по списку номенклатуры — часто искать по артикулу быстрее, чем по длинному названию;
- 🧾 в печатных формах — счёт, накладная, ценник, этикетка могут выводить колонку «Артикул»;
- 📦 при подборе товара в документы продажи и поступления;
- 🔗 при обмене данными с сайтом, маркетплейсом или кассой — артикул часто служит ключом сопоставления позиций.
Артикул и код номенклатуры — разные вещи. Код 1С присваивает сама, автоматически и по порядку (внутренний идентификатор). Артикул вы задаёте вручную по своей логике — обычно это артикул производителя или ваш внутренний номенклатурный номер.
Единого «правильного» формата артикула не существует — его определяете вы. На практике встречаются три подхода: взять артикул производителя как есть (удобно при закупках у одного поставщика), собрать свой из префикса категории и порядкового номера (OB-1024 для обуви) или использовать штрихкод как артикул. Главное — выбрать один подход и держаться его во всей базе, иначе товары начнут дублироваться и теряться в поиске.
Подготовка справочника номенклатуры
Прежде чем заводить артикулы, стоит навести порядок в справочнике — иначе потом придётся переделывать.
Проверьте и при необходимости настройте:
- Структуру папок (групп). Номенклатуру удобно разложить по группам — по категориям товара или по поставщикам. Группа создаётся кнопкой «Создать группу » в списке номенклатуры.
- Виды номенклатуры (в «Управлении торговлей», «Рознице», ERP). Вид задаёт набор доступных реквизитов и то, как ведётся учёт позиции. Для маркируемых товаров вид должен иметь соответствующий признак — об этом ниже.
- Единую логику артикулов. Решите заранее, откуда берёте значение: артикул поставщика как есть, свой префикс по категории плюс номер, или штрихкод. Смешение подходов в одной базе потом мешает искать.
Договоритесь о правиле формирования артикула до массового заведения товаров. Переименовать сотни позиций задним числом — долго, а дубли и разнобой ломают поиск и выгрузку на витрины.
Как завести артикул в карточке номенклатуры по шагам
Базовый сценарий — один новый товар.
- Откройте справочник номенклатуры. В «Бухгалтерии 3.0» это
Справочники → Товары и услуги → Номенклатура; в «Управлении торговлей 11» и «Рознице» — раздел с НСИ (НСИ и администрирование → НСИ → НоменклатуралибоНормативно-справочная информация → Номенклатура, название раздела зависит от конфигурации). - Встаньте на нужную группу и нажмите «Создать».
- Заполните наименование и, если требуется, вид номенклатуры и единицу измерения.
- В поле «Артикул» (вверху карточки, рядом с наименованием) впишите значение.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Чтобы добавить артикул к уже существующему товару, откройте его карточку двойным кликом, заполните то же поле и запишите.
💡 Несколько практических правил:
- 🔠 держите один регистр букв.
krn-048иKRN-0481С считает разными строками — при поиске и сопоставлении это даёт расхождения; - 🚫 не ставьте в артикул пробелы по краям: лишний пробел не виден глазу, но мешает точному поиску;
- 🧩 если товар продаётся в разных фасовках или цветах, продумайте, где различие — в артикуле или в характеристиках номенклатуры. Один артикул на несколько характеристик — нормально, если так устроен ваш учёт.
Дополнительные реквизиты и свойства рядом с артикулом
Артикула иногда недостаточно: нужно хранить, скажем, артикул второго поставщика, код для маркетплейса или внутреннюю метку. Заводить под это отдельные поля в типовой карточке не нужно — есть механизм дополнительных реквизитов.
Включается он в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения (флажок «Дополнительные реквизиты и сведения»). После этого в карточке номенклатуры появляется возможность добавить свои поля — например «Артикул для сайта» или «Код OZON».
Разница между двумя видами:
| Что выбрать | Дополнительный реквизит | Дополнительное сведение |
|---|---|---|
| Где хранится | в самой карточке товара | отдельно от карточки |
| Когда уместно | значение — часть описания товара (второй артикул, бренд) | служебная пометка, которую меняют отдельно |
| Видно в карточке | да, на отдельной вкладке | открывается по отдельной команде |
Если артикул для внешней площадки нужен только для выгрузки, его часто удобнее хранить именно в дополнительном реквизите: он поедет вместе с товаром при обмене и не потеряется.
Заводить дополнительные реквизиты лучше заранее и для всей группы товаров сразу, а не по одному. Тогда новое поле появится у каждой позиции группы, и его можно будет заполнить массово тем же групповым изменением реквизитов, о котором речь ниже. Если же добавлять поле хаотично, часть карточек останется без него, и выгрузка на витрину будет неполной.
Штрихкод и маркировка: как связать с артикулом
Штрихкод и артикул — это разные реквизиты. Артикул — ваша строка для поиска, штрихкод — код для сканера на кассе и приёмке. Хранятся штрихкоды отдельно, в специальном регистре, и у одного товара их может быть несколько.
Как добавить штрихкод:
- В карточке номенклатуры («Управление торговлей», «Розница», ERP) откройте ссылку или вкладку «Штрихкоды».
- Нажмите создать новый штрихкод.
- Либо отсканируйте штрихкод с упаковки сканером (курсор должен стоять в поле), либо введите цифры вручную, либо воспользуйтесь кнопкой генерации — система предложит свободный штрихкод в формате EAN-13.
- Сохраните.
Генерируйте собственный штрихкод только для товаров без заводского кода (фасовка, услуга, своё производство). Если у товара есть штрихкод от производителя на упаковке — вносите именно его, иначе касса не опознает товар при продаже.
Для маркируемых товаров (обувь, одежда, молочная продукция, вода и т. д.) одного артикула и обычного штрихкода мало. В карточке понадобится:
- вид номенклатуры с признаком подлежащей маркировке продукции;
- код ТН ВЭД — по нему система понимает, под какую товарную группу «Честного знака» попадает позиция;
- GTIN — он описан в карточке товара в системе маркировки и связан со штрихкодом.
Сам код маркировки (DataMatrix) к позиции справочника заранее не привязывается — он появляется на конкретных экземплярах при обороте. Задача карточки — правильно классифицировать товар, чтобы документы оборота маркировки формировались корректно.
Артикул при этом остаётся вашим внутренним обозначением и с кодом маркировки напрямую не связан. Он помогает быстро найти товар в списке и оформить документ , а идентификацию экземпляра для «Честного знака» обеспечивают GTIN и код DataMatrix. Путать эти сущности не стоит: артикул — для людей и поиска, GTIN и код маркировки — для системы прослеживаемости.
Массовое заполнение и автоматизация артикулов
Заводить артикулы по одному при большом прайсе смысла нет. Способ выбирают по объёму:
- 🖊️ единицы позиций — добавляйте руками в карточке. Для разовых правок это самый надёжный путь;
- 📑 десятки уже заведённых товаров — применяйте обработку «Групповое изменение реквизитов»: отбираете позиции и заполняете поле «Артикул» по правилу;
- 📥 сотни новых позиций из прайса — загружайте номенклатуру с артикулами из файла Excel одной операцией.
Групповое изменение реквизитов. Инструмент заполняет один и тот же реквизит сразу у многих элементов. Через Администрирование (или меню «Все функции», если оно включено в параметрах) откройте обработку, выберите справочник «Номенклатура», отберите позиции и укажите, чем заполнить поле «Артикул». Подходит, когда артикул можно вывести по правилу — например, скопировать из другого поля.
Перед групповым изменением сделайте резервную копию базы. Обработка меняет данные сразу у всей выборки, и отменить это одной кнопкой нельзя — только восстановлением из копии.
Загрузка из Excel . Если прайс поставщика уже в таблице, номенклатуру с артикулами загружают пакетно. В «Управлении торговлей» и ERP есть встроенная загрузка из внешнего файла (в списке номенклатуры ищите команду загрузки или подбора из файла). В «Бухгалтерии» для этого обычно используют типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа». Принцип один: колонки файла сопоставляются с реквизитами карточки — колонка с артикулом идёт в поле «Артикул», наименование в наименование, штрихкод в регистр штрихкодов, цена в документ установки цен.
Перед массовой загрузкой почистите файл: уберите лишние пробелы в артикулах, приведите их к одному регистру, проверьте, нет ли в прайсе двух строк с одним артикулом. Ошибки в исходной таблице перенесутся в базу один в один, и разбирать их потом дольше, чем поправить заранее.
Полностью автоматической генерации артикула «из воздуха» в типовых конфигурациях нет: система не придумает за вас осмысленный номер. Автоматизация здесь — это либо заполнение по правилу из другого поля, либо импорт готовых значений из прайса. Если нужен именно сквозной внутренний номер по порядку, его обычно формируют на стороне прайса (нумерацией в Excel) и уже готовым загружают в базу.
Поиск товара по артикулу и правка значения
Когда артикулы заведены, главная выгода — быстрый поиск. В списке номенклатуры поставьте курсор в строку поиска над таблицей и начните вводить артикул. По умолчанию поиск часто идёт по наименованию и артикулу одновременно, поэтому товар находится и по номеру, и по названию.
Если по артикулу ничего не находится, проверьте по порядку:
Изменить артикул можно в любой момент: открываете карточку, правите поле, записываете. На ранее проведённые документы это не влияет — там товар хранится по внутренней ссылке, а не по строке артикула. А вот во внешних системах (сайт, маркетплейс, касса), где сопоставление идёт именно по артикулу, после смены значения связь может порваться — поэтому артикулы, участвующие в обмене, меняют осознанно и синхронно с обеих сторон.