Авансы полученные и выданные в 1С: полный разбор

Отдельного документа «Аванс» в 1С нет. Аванс — это оплата, которая прошла раньше поставки, поэтому в программе его оформляют обычным документом поступления или списания денег, а признаком предоплаты становится счёт учёта 62.02 (от покупателя) или 60.02 (поставщику). Деньги попали на счёт, отгрузки ещё не было — программа сама относит сумму к авансам.

Дальше за авансом тянутся три вещи: счёт-фактура на аванс, начисление НДС по расчётной ставке 20/120 и последующий зачёт при отгрузке. Если тему аванса бросить на полпути — без авансового счёта-фактуры или без зачёта, — книга продаж и оборотка по счёту 62 разъедутся. Ниже разберём все сценарии: предоплата от покупателя, аванс поставщику, авансовый отчёт подотчётника и возврат переплаты.

Какой именно аванс нужен: три разных документа

Слово «аванс» в бухгалтерии значит минимум три разные операции, и путь в 1С у них не совпадает.

• 💰 Аванс полученный — покупатель заплатил до отгрузки. Счёт 62.02, с суммы начисляется НДС.
• 📦 Аванс выданный — вы заплатили поставщику вперёд. Счёт 60.02, с него можно принять НДС к вычету .
• 🧾 Авансовый отчёт — выданы деньги подотчётному лицу. Счёт 71, к НДС полученных авансов отношения не имеет.

Определитесь, какой из трёх случаев ваш: дальше по каждому идёт свой раздел. Самый частый и самый «хлопотный» — предоплата от покупателя, с неё и начнём.

Регистрируем предоплату от покупателя

Прежде чем проводить деньги , проверьте две настройки — иначе аванс встанет не туда.

• 📄 Договор. В карточке контрагента (Справочники → Покупатели) должен быть договор с видом С покупателем. По договору с видом «Прочее» авансовый механизм НДС не работает .
• 🔧 Счета учёта расчётов. 1С по умолчанию подставляет 62.01 для расчётов и 62.02 для авансов. Менять их без необходимости не стоит — на этих счетах завязан автоматический зачёт.
• 💵 Статья движения денежных средств. Если ведёте учёт ДДС, в поступлении укажите статью с видом «Оплата от покупателей», иначе отчёт о движении денег будет неполным.

Поступление денег от покупателя оформляют одним из двух документов:

1. Безналичная оплата — Банк и касса → Банковские выписки, кнопка Поступление с видом операции «Оплата от покупателя».
2. Наличные — Банк и касса → Приходные кассовые ордера, вид операции «Оплата от покупателя».

В документе важны три реквизита: контрагент, договор и счёт расчётов. Если на момент оплаты по этому договору нет непогашенной реализации, 1С автоматически ставит аванс на счёт 62.02.

Проводка поступления аванса:

== Если деньги пришли без договора или по неверному счёту расчётов, аванс не встанет на 62.02, и НДС с него не начислится. == Проверьте реквизиты до проведения.

Отдельный случай — предоплата от физического лица наличными или картой через кассу. Здесь, помимо проводки, при получении денег пробивается кассовый чек с признаком расчёта «Аванс» или «Предоплата». Чек формируется подключённой ККТ, а в учёте сумма точно так же попадает на 62.02. На бухгалтерские проводки и НДС способ оплаты не влияет — меняется только оформление приёма денег.

Счёт-фактура на аванс и начисление НДС

На каждую полученную предоплату продавец обязан выставить счёт-фактуру на аванс — по закону в течение 5 календарных дней с даты получения денег. НДС с аванса считают по расчётной ставке 20/120 (или 10/110 для льготных товаров).

В 1С счёт-фактуру на аванс создают двумя способами:

• По одному поступлению — из документа поступления кнопка Создать на основании → Счёт-фактура выданный.
• Пакетно за период — обработка Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Она соберёт все незакрытые авансы и выпишет счета-фактуры одним списком. Удобно в конце квартала.

Порядок, по которому программа регистрирует авансовые счета-фактуры, задаётся один раз в учётной политике: Главное → Налоги и отчёты → НДС, параметр Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Варианты — регистрировать всегда, не регистрировать авансы, зачтённые до конца месяца или квартала.

Проводка начисления НДС с аванса идёт на технический счёт 76.АВ:

Прикиньте сумму НДС с аванса до проведения — калькулятор считает по расчётной ставке:

Зачёт аванса при отгрузке товаров

Когда происходит реализация, документ Реализация (акты, накладные, УПД) в разделе Продажи сам находит ранее полученный аванс по договору и делает зачёт. Отдельный документ для этого создавать не нужно.

При проведении отгрузки формируется сразу несколько движений:

После отгрузки НДС, начисленный с аванса, принимают к вычету — чтобы один и тот же налог не уплатить дважды. Этот вычет не делается при проведении реализации автоматически: его формирует регламентная операция в конце квартала.

Зайдите в Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС и выполните операцию по формированию записей книги покупок. Она создаст проводку:

В результате авансовый счёт-фактура, который раньше был в книге продаж, теперь регистрируется в книге покупок — и налог «обнуляется» по этой сделке.

Если отгрузка меньше аванса, зачтётся только часть предоплаты — остаток так и останется на 62.02 до следующей реализации или возврата. НДС к вычету тоже примут пропорционально зачтённой сумме, а на незачтённый остаток он продолжит висеть на 76.АВ. Это нормально: программа ведёт расчёт по каждому авансу отдельно, поэтому дробить документы вручную не нужно.

Аванс поставщику: оформляем выданную предоплату

Обратная ситуация — вы платите поставщику вперёд. Списание денег оформляют документом Банк и касса → Банковские выписки, вид операции «Оплата поставщику». Сумма встаёт на счёт 60.02.

Если поставщик выставил счёт-фактуру на аванс, вы вправе принять НДС к вычету, не дожидаясь поставки. Для этого в разделе Покупки создают документ Счёт-фактура полученный на аванс и ставят флажок Отразить вычет НДС. Проводка:

Когда товары поступят (Поступление (акты, накладные, УПД)), программа зачтёт аванс (Дт 60.01 Кт 60.02), а ранее принятый НДС нужно восстановить регламентной операцией НДС:

Авансовый отчёт подотчётного лица

Это другая история: не предоплата контрагенту, а расходы сотрудника за счёт выданных ему денег. Документ — Банк и касса → Авансовые отчёты.

Порядок такой:

1. Выдали деньги под отчёт — Дт 71 Кт 50 (из кассы) или Дт 71 Кт 51 (на карту).
2. Сотрудник отчитался чеками и квитанциями.
3. В авансовом отчёте на вкладках Товары, Оплата, Прочее вносят, на что потрачены деньги.

Проводки формируются по сути расходов:

Если сотрудник потратил больше выданного — остаток долга висит на 71 по кредиту, его возмещают. Потратил меньше — возвращает разницу в кассу.

Остаток под отчётом сам по себе ничем не грозит, пока сотрудник отчитывается в срок, установленный приказом по организации. А вот невозвращённые и неподтверждённые суммы, которые висят на 71 без движения, при проверке могут переквалифицировать в доход работника с удержанием НДФЛ — поэтому долгие «зависшие» подотчётные закрывают либо авансовым отчётом, либо возвратом денег.

Возврат излишне уплаченного аванса покупателю

Покупатель передумал или заплатил больше — аванс возвращают. Оформляют документом Банк и касса → Банковские выписки, вид операции «Возврат покупателю».

Если с этого аванса был начислен НДС, при возврате его принимают к вычету — но при условии, что договор расторгнут или изменён, а с даты возврата прошло не больше года. Вычет формирует регламентная операция НДС (запись книги покупок):

Проверка взаиморасчётов и типичные ошибки

После всех операций сверьте расчёты. Главный инструмент — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счетов 62 и 60. Разверните её по субсчетам и договорам.

Что проверить:

• 🔍 На 62.02 не должно остаться «зависших» авансов по уже отгруженным договорам — значит, зачёт не прошёл.
• 🔍 Сальдо 76.АВ должно соответствовать незакрытым авансам: НДС висит, пока аванс не зачтён или не возвращён.
• 🔍 Книга продаж (Отчёты → НДС → Книга продаж) должна содержать все авансовые счета-фактуры квартала.

Типичные ошибки, из-за которых всё разъезжается:

Самое надёжное правило: авансы в 1С не трогают ручными операциями. Всё — поступление, счёт-фактура, зачёт, вычет — делается типовыми документами и регламентными операциями. Тогда субсчета 62.02, 60.02, 76.АВ и 76.ВА закрываются сами.

Частые вопросы