Клиентская база в 1С с нуля: справочник, карточки, сегменты и история работы

Отдельной «базы клиентов» в 1С создавать не нужно: клиенты хранятся в справочнике, который уже есть в вашей программе. В 1С:Управление торговлей 11 это связка Партнеры + Контрагенты (раздел CRM и маркетинг), в 1С:Бухгалтерии 3.0 — справочник Контрагенты (Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты), в 1С:УНФ — Контрагенты с отметкой «Покупатель».

Частая ошибка — завести новую информационную базу или Excel-таблицу «для CRM» и вести клиентов отдельно от продаж. Тогда история заказов, долги и отгрузки живут в одном месте, а контакты в другом. Правильно настроить базу клиентов в 1С — значит наполнить штатный справочник так, чтобы по нему можно было искать, отбирать и анализировать покупателей.

1. Подготовка справочника клиентов: что включить до первого ввода

Начните с настроек. Если их поменять после ввода 500 карточек, часть данных придётся исправлять вручную.

Где хранится клиент в разных программах

Партнёр и контрагент в УТ 11

В УТ 11 есть два уровня. Партнёр — это клиент как бизнес-единица: «Сеть магазинов Ромашка». Контрагент — юрлицо или ИП, на которое выписываются документы: ООО «Ромашка-Север», ИП Иванов. У одного партнёра может быть несколько контрагентов.

Если ваши клиенты почти всегда — одно юрлицо, включите упрощённый режим. В разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов найдите группу настроек партнёров и контрагентов и отметьте «Использовать партнеров как контрагентов». Тогда при создании партнёра карточка контрагента появится автоматически.

Что ещё настроить до ввода

• 📂 Группы. Продумайте 5–10 верхних групп: «Оптовые», «Розница», «Дилеры», «Бюджетные». Слишком глубокое дерево мешает отборам.
• 🏷️ Дополнительные реквизиты. В БП и УТ они включаются в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Так появляются поля «Источник клиента», «Менеджер», «Дата первой сделки» без доработки конфигурации.
• 🔐 Права. Решите, кто может создавать и удалять клиентов. Если карточки создают все менеджеры, через полгода в базе будет три «Ромашки».
• 🌐 Интернет-поддержка. Подключите её в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Без неё не работает заполнение реквизитов по ИНН.

2. Как создать карточку клиента в 1С: обязательные и дополнительные поля

Пошагово в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Встаньте в нужную группу и нажмите Создать.
3. Введите ИНН в поле поиска сверху карточки и нажмите Заполнить. Программа подтянет наименование, КПП, юридический адрес и руководителя из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
4. Проверьте Вид контрагента: юрлицо, физлицо, обособленное подразделение или госорган.
5. Заполните телефон и e-mail в блоке адресов и телефонов.
6. Сохраните карточку. После этого станут доступны вкладки договоров, банковских счетов и контактных лиц.

Пошагово в Управлении торговлей 11

1. Откройте CRM и маркетинг → Партнеры и нажмите Создать.
2. Укажите рабочее наименование — так клиента будут искать менеджеры.
3. Отметьте отношение: Клиент. Без этой отметки партнёра не будет в списках выбора покупателей.
4. Назначьте основного менеджера и бизнес-регион, если вы их используете.
5. Запишите карточку и создайте контрагента: по ИНН или вручную.
6. Добавьте контактных лиц с должностями и телефонами.

Какие реквизиты обязательны, а какие желательны

Клиенты-физлица

Покупателей-физлиц тоже можно вести в справочнике. Но ФИО, телефон и адрес — персональные данные. Перед вводом таких данных получите у клиента согласие на их обработку и ограничьте доступ к карточкам по ролям.

3. Группы и сегменты: как разделить клиентскую базу

Группа отвечает на вопрос «кто это», сегмент — «кого выбрать сейчас». Путать их не стоит.

Группы справочника

Группа — постоянная папка. Клиент лежит только в одной. Подходит для устойчивых признаков: тип клиента, канал продаж, регион.

Перенести клиентов между группами можно прямо в списке. Выделите несколько строк с зажатым Ctrl и перетащите их мышью в нужную папку. Для массового изменения реквизитов в БП и УТ есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

Сегменты партнёров в УТ 11

Сегмент — это выборка по правилу. Один клиент может входить в несколько сегментов сразу. Справочник находится в разделе CRM и маркетинг.

Сегмент бывает двух видов:

• 🔄 Динамический — состав пересчитывается по условию. Пример: «покупали за последние 90 дней на сумму от 100 000 ₽».
• 📌 Статический — состав фиксируется при формировании. Удобно для разовой акции: список не меняется, пока вы ведёте рассылку.

Сегменты используют в отборах отчётов, в соглашениях с клиентами и при назначении цен и скидок. Так, сегменту «VIP» можно дать отдельный вид цен без ручной правки карточек.

ABC-анализ клиентов

В УТ 11 есть ABC/XYZ-классификация клиентов по выручке и регулярности покупок. Её настраивают в разделе CRM и маркетинг и пересчитывают регламентным заданием, а результат используют в отборах и отчётах.

Типовое деление:

• 🅰️ A — около 20% клиентов, дающих до 80% выручки;
• 🅱️ B — средняя группа;
• 🅲 C — разовые и мелкие покупатели.

В БП такого механизма нет. Там клиентов ранжируют вручную по отчёту «Анализ продаж» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» с группировкой по контрагентам.

Группы и теги в УНФ

В УНФ, кроме групп, есть теги и сегменты контрагентов. Теги удобны для быстрых пометок: «ждёт КП», «перезвонить в мае». Один клиент может нести сколько угодно тегов.

4. История работы с клиентом: CRM-инструменты внутри 1С

База клиентов без истории контактов — просто адресная книга. В 1С история хранится рядом с карточкой.

Взаимодействия в УТ 11

Журнал CRM и маркетинг → Взаимодействия объединяет несколько типов документов:

• 📞 телефонные звонки;
• 📅 встречи и запланированные взаимодействия;
• ✉️ электронные письма (если подключена учётная запись почты);
• 💬 SMS-сообщения (при подключённом провайдере).

Каждое взаимодействие привязывается к партнёру и контактному лицу. Из карточки партнёра видна вся лента: звонки, письма, заказы, сделки.

Сделки и воронка продаж

Для длинных продаж включите сделки с клиентами в настройках CRM (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → CRM и маркетинг). Сделка проходит этапы, к ней цепляются взаимодействия, коммерческие предложения и заказы. Отчёты по сделкам показывают, на каком этапе застревают клиенты.

Если у вас Бухгалтерия 3.0

CRM-функций в БП нет. Что можно сделать штатно:

• вести контактных лиц в карточке контрагента;
• добавить дополнительные сведения «Статус клиента», «Следующий контакт»;
• хранить переписку и договоры как присоединённые файлы к карточке.

Если продажи требуют воронки и напоминаний, связывают БП с отдельной CRM-системой через обмен или переходят на УТ или УНФ. Держать параллельный список клиентов в Excel — худший вариант.

5. Загрузка базы клиентов в 1С из Excel

Когда клиенты уже есть в таблице, вручную их не переносят. В БП 3.0, УТ 11 и УНФ встроена загрузка из табличного файла: она открывается из списка контрагентов, через меню Ещё или командой загрузки на панели.

Порядок такой:

1. Приведите таблицу к одной строке на клиента и одному заголовку на колонку.
2. Откройте загрузку из списка и вставьте данные из буфера обмена или файла.
3. Сопоставьте колонки с реквизитами справочника.
4. Укажите, по какому полю искать существующие записи. Лучше по ИНН, а не по наименованию.
5. Проверьте предварительный результат: программа покажет, какие строки создадут новых клиентов, а какие обновят старых.

6. Поиск дублей и чистка устаревших клиентов

Дубли — главная болезнь клиентской базы. Из-за них долг клиента делится на две карточки, а отчёт по продажам занижает оборот.

Откуда берутся дубли

• 👥 два менеджера завели одного клиента под разными названиями;
• 📥 повторная загрузка из Excel без поиска по ИНН;
• 🔁 обмен между базами создал копию вместо сопоставления;
• 🏢 филиал заведён как отдельное юрлицо, а не как обособленное подразделение.

Обработка «Поиск и удаление дублей»

В БП 3.0 и УТ 11 она находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей.

1. Выберите справочник: Контрагенты или Партнеры.
2. Задайте правило сравнения. Для контрагентов надёжнее всего полное совпадение ИНН и КПП. Сравнение по наименованию «по похожим словам» находит больше, но даёт ложные пары.
3. Запустите поиск и просмотрите группы дублей.
4. В каждой группе отметьте оригинал. Остальные карточки обработка заменит оригиналом во всех документах и пометит на удаление.

Замена ссылок меняет проведённые документы, в том числе закрытых периодов. Делайте её после резервной копии и согласуйте с бухгалтерией, если затронуты периоды со сданной отчётностью.

Неактуальные клиенты

Удалять клиента, по которому были документы, нельзя: программа не даст удалить объект со ссылками. Вместо этого:

7. Частые ошибки при ведении клиентской базы

• ❌ Наименование вида «ООО Ромашка» с кавычками и без. Поиск по слову «Ромашка» находит обе, но дубли по наименованию обработка уже не склеит. Договоритесь о едином формате, например без организационно-правовой формы в начале.
• ❌ Одна карточка на холдинг. Если у клиента три юрлица, в БП это три контрагента. Объединяйте их группой или, в УТ, одним партнёром.
• ❌ Контактные данные в комментарии. Телефон в поле «Комментарий» не участвует в поиске по контактной информации и в рассылках.
• ❌ Договор «Основной» на всех. Когда условия оплаты разные, общий договор ломает контроль дебиторки и отсрочек.

8. Частые вопросы