Новая информационная база 1С: от дистрибутива до первого документа

Новую базу 1С создают двумя способами: из шаблона (готовая типовая конфигурация или демо-база) и «без конфигурации» (пустая база для разработчика или под загрузку выгрузки .dt). Бухгалтеру почти всегда нужен первый. Для небольшой фирмы и одного-пяти пользователей хватает файловой базы на своём компьютере, для большой команды лучше серверная.

Всё делается в окне запуска 1С кнопкой Добавить. Но до этой кнопки нужно сделать три вещи: поставить платформу, установить шаблон нужной конфигурации и решить, где база будет жить. Пройдём по порядку.

1. Что подготовить до создания базы

Базу нельзя создать из воздуха. Нужны четыре вещи:

• ✅ Платформа «1С:Предприятие 8.3» — программа, в которой запускаются все конфигурации.
• ✅ Шаблон конфигурации — например, «Бухгалтерия предприятия», «Зарплата и управление персоналом», «Управление нашей фирмой». Шаблон ставится отдельным дистрибутивом и появляется в списке при создании базы.
• ✅ Лицензия — аппаратный ключ защиты, программная лицензия или учебная версия. Без лицензии платформа не откроет рабочую базу.
• ✅ Место на диске — для пустой типовой базы хватит сотен мегабайт, но под рабочую базу с историей закладывайте гигабайты и свободный запас.

Узнайте заранее версию. Платформа и конфигурация должны подходить друг другу: у каждого релиза конфигурации есть минимальный номер платформы. Сверяйте номера цифрами («не ниже 8.3.х»), а не на глаз.

2. Установка платформы 1С:Предприятие

Скачайте дистрибутив платформы с сайта поддержки 1С (нужен логин пользователя, у которого есть действующий договор сопровождения) или возьмите с диска, если покупали коробку.

Порядок такой:

1. Запустите setup.exe из распакованного дистрибутива.
2. Нажмите Далее, оставьте компоненты по умолчанию. Обычно хватает «1С:Предприятие» и интерфейсов на нужных языках.
3. Если ставите на сервер или собираетесь работать с серверной базой, отметьте компоненты сервера 1С:Предприятия отдельно.
4. После установки при необходимости установите драйвер ключа защиты, если у вас аппаратный ключ.

Затем установите шаблон конфигурации. Он запускается своим setup.exe, по умолчанию кладёт файлы в каталог шаблонов пользователя. Путь к каталогу вы увидите в мастере установки. Запомните его: он пригодится, если шаблоны придётся подключать вручную.

3. Файловая или клиент-серверная база

Это главное решение, и принимать его надо до создания. Перенести базу из одного варианта в другой можно (через выгрузку .dt), но лучше не метаться.

Простое правило выбора:

• 🟢 Один бухгалтер, небольшая фирма — файловая. Меньше возни.
• 🟢 Несколько человек работают одновременно, база растёт, нужен доступ из других офисов — клиент-серверная.
• 🟡 Не уверены — начните с файловой. Если упрётесь в скорость, выгрузите данные и переедете.

Для файловой базы каталог лучше держать на локальном диске компьютера или сервера. Работать с базой по общей сетевой папке тоже можно, но скорость упадёт и вырастет риск потерять файл при обрыве связи.

4. Пошаговая инструкция: создание новой базы

4.1. Открываем мастер

1. Запустите ярлык «1С:Предприятие». Откроется окно со списком баз (если баз нет, список пуст).
2. Нажмите Добавить.
3. Выберите Создание новой информационной базы и нажмите Далее.

Мастер предложит два пункта:

• Создание информационной базы из шаблона — для обычной работы. Здесь список установленных шаблонов: конфигурации поставки и демонстрационные базы.
• Создание информационной базы без конфигурации — пустая база для разработки или для загрузки выгруженной ранее базы.

Выберите первый вариант.

4.2. Выбираем конфигурацию

В списке раскройте нужную папку, например «Бухгалтерия предприятия», и выберите версию. Если в списке два пункта, один из них обычно демонстрационный (с заполненными примерами), другой — «с нуля», для реальной работы.

Если нужного шаблона в списке нет, значит он не установлен или платформа смотрит в другой каталог шаблонов. Кнопка Отмена, установите шаблон и начните снова. Каталог шаблонов можно поменять в настройках окна запуска.

4.3. Имя и расположение

Мастер попросит дать базе наименование. Оно видно только вам в списке запуска, поэтому делайте его понятным: «Бухгалтерия ООО Ромашка», «Тестовая БП». Названия вроде «База1» сами себя наказывают через полгода.

Дальше выберите тип расположения:

• На данном компьютере или на компьютере в локальной сети — файловая база. Укажите каталог. Каталог должен быть пустым, лучше создать новую папку специально под базу.
• На сервере 1С:Предприятия — серверная база.

Для файловой базы всё просто: путь и Далее.

Для серверной нужно заполнить поля:

Отметьте Создать базу данных в случае её отсутствия, если базы в СУБД ещё нет.

4.4. Параметры запуска и готово

На последнем шаге мастер спрашивает, как запускать базу: автоматически выбирать режим или всегда «1С:Предприятие» либо «Конфигуратор». Оставьте автоматический выбор. Нажмите Готово.

Платформа создаст базу и добавит её в список. У серверной базы процесс чуть дольше. Если шаблон большой, подождите: на медленном диске это несколько минут.

5. Первый запуск и начальная настройка

Выберите базу в списке и нажмите 1С:Предприятие. При первом запуске типовая конфигурация обычно открывает помощник начальной настройки. Не пропускайте его: в нём вводится то, без чего документы не проведутся.

Порядок действий:

1. Организация. Введите наименование, ИНН, КПП, адрес, систему налогообложения. Раздел «Главное», справочник организаций.
2. Учётная политика. Налоговый режим (общая система, УСН и т. д.), способ оценки запасов. От этого зависят проводки и отчёты, поэтому внимательно.
3. Банковский счёт и касса. Реквизиты расчётного счёта нужны для платёжных поручений и загрузки выписок.
4. Параметры учёта. Включайте только то, чем реально пользуетесь: склады, валютные операции, учёт по партиям. Лишние функции усложняют интерфейс.
5. Пользователи и права. Раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Заведите отдельную учётку каждому сотруднику и назначьте профили доступа.

Ещё два шага до начала работы:

• ✅ Задайте пароль пользователю с полными правами. Пустой пароль у администратора остаётся классической дырой.
• ✅ Проверьте дату начала учёта и ввод остатков: если переходите из другой программы, остатки вносят на дату перехода документом «Ввод начальных остатков» (или аналогичной обработкой).

Если база создавалась «без конфигурации», описанного помощника не будет. Откройте её в режиме Конфигуратор и загрузите нужную конфигурацию или выгрузку .dt: Администрирование → Загрузить информационную базу.

6. Что делать, если база не создаётся или не открывается

Чаще всего дело в одной из причин ниже. Проверяйте сверху вниз, это от простого к сложному.

Если базу сломал сбой в процессе создания (обрыв питания, нехватка места), удалите незавершённый каталог файловой базы и начните заново. Из списка запуска удаляйте запись кнопкой Удалить: она убирает только строку в списке, файлы остаются на диске. Это нужно помнить, если освобождаете место.

7. Резервная копия и обновление: настройте сразу

Резервную копию базы настраивают в первый же день, а не когда что-то сломалось. Рассмотрим три рабочих способа.

Файл .dt удобен ещё и тем, что компактнее исходной базы и подходит для переноса между файловым и серверным вариантом.

В типовых конфигурациях есть и встроенная настройка резервного копирования по расписанию. Найдите её в разделе Администрирование в блоке обслуживания и поддержки программы.

Храните копии не только на том же диске, где лежит база. Одна копия на соседнем разделе не спасёт от выхода диска из строя или вируса-шифровальщика. Минимум: копия на отдельном носителе или в облаке плюс периодическая проверка, что она открывается.

Обновление. Платформа и конфигурация обновляются отдельно. Перед обновлением любой из них:

1. Сделайте выгрузку .dt или копию.
2. Предупредите пользователей, что они выйдут из базы.
3. Сначала обновите на копии. Поломку на тесте легко пережить.
4. После обновления откройте базу и проверьте несколько типовых документов и отчётов.

Типовые конфигурации обычно обновляются из режима «1С:Предприятие» при наличии файла обновления, а при глубоких доработках используют Конфигуратор: Конфигурация → Поддержка → Обновить конфигурацию. Для обновления структуры данных платформа может потребовать монопольный доступ к базе, то есть выхода всех пользователей.

8. Что дальше: обмены, интеграция, автоматизация

Когда база работает, дальше идут настройки, которые экономят часы ежемесячно:

• 🔗 Обмен с банком. Загрузка выписок и отправка платёжек напрямую, без ручного ввода.
• 🔗 Электронная отчётность и ЭДО. Подключение сервиса, сдача отчётов и обмен документами с контрагентами из программы.
• 🔗 Обмен между базами. Например, «Бухгалтерия» получает данные из розницы или из ЗУП. Настраивается правилами обмена и планом обмена.
• 🔗 Регламентные задания. Автообновление курсов валют, проверка контрагентов, резервное копирование.
• 🔗 Загрузка данных из таблиц. Справочники номенклатуры и контрагентов проще загрузить обработкой из Excel, чем вбивать руками.

Не пытайтесь настроить всё в первую неделю. Сначала поработайте в базе и убедитесь, что учёт идёт правильно, потом подключайте интеграции по одной, проверяя каждую.

9. Частые вопросы