Договор контрагента в 1С 8.3: где завести и как заполнить

Договор в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят в подчинённом справочнике Договоры — он привязан к конкретному контрагенту. Быстрее всего открыть карточку контрагента и нажать ссылку Договоры, затем Создать. Главное при создании — правильно выбрать вид договора (с поставщиком, с покупателем и т. д.): от него зависит, по какому счёту расчётов — 60 или 62 — пойдут проводки.

Ниже — где именно находится справочник, какие реквизиты заполнять, как настроить валюту и порядок взаиморасчётов, и почему без договора документ покупки или продажи не проведётся корректно. Пути указаны для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0», интерфейс «Такси»; где порядок в «1С:Управлении торговлей 11» отличается — это отмечено.

Где в 1С лежат договоры и как открыть справочник

Справочник Договоры подчинён справочнику Контрагенты: у каждого договора всегда есть «владелец» — контрагент и организация. Поэтому отдельного пункта «просто договоры» в меню нет, их открывают через контрагента.

Три рабочих способа добраться до списка:

1. Из карточки контрагента — самый частый. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, выберите нужного и нажмите ссылку Договоры в верхней части карточки.
2. Через общий список — Справочники → Покупки и продажи → Договоры. Откроется список по всем контрагентам, вверху можно отобрать по конкретному.
3. Прямо из документа — в «Поступлении» или «Реализации» в поле Договор нажмите кнопку выбора и затем Создать. Новый договор сразу подставится в документ.

В «1С:Управлении торговлей 11» логика иная: там есть Соглашения об условиях продаж (закупок) и отдельно Договоры. Соглашение задаёт коммерческие условия (цены, скидки, кредитный лимит), а договор — юридическую рамку. В «Бухгалтерии» соглашений нет, вся нужная информация хранится в самой карточке договора.

Какой вид договора выбрать

Вид договора — ключевой реквизит. Он определяет, на каком счёте учитываются расчёты и в каких документах договор будет доступен для выбора. Поменять вид после того, как по договору уже есть движения, программа не даст, поэтому выбирайте внимательно.

Самые частые — с поставщиком и с покупателем. Если с одним и тем же контрагентом вы и покупаете, и продаёте, заведите два разных договора: один вид «с поставщиком», другой «с покупателем». В один договор оба направления не помещаются.

Заполнение карточки: обязательные реквизиты

После нажатия Создать откроется карточка. Разберём поля, которые реально влияют на учёт.

• 🏷️ Наименование — для себя, не для отчётности. Пишите так, чтобы находить в списке: Поставка материалов №45 от 12.03. Можно включить автонаименование из номера и даты.
• 🏢 Организация — ваша фирма, от лица которой заключён договор. В базе с одной организацией подставляется сама.
• 👤 Контрагент — вторая сторона. Если открывали договор из карточки, уже заполнен.
• 📄 Вид договора — см. раздел выше.
• № и от — номер и дата из бумажного договора. Номер — текстовое поле, можно с буквами и дробью.

Реквизиты Номер и Дата нужны не только для порядка: они попадают в печатные формы счетов, актов, УПД и в книгу продаж /покупок. Если бумажного договора нет (разовая поставка по счёту), всё равно заведите карточку — без неё не встанут проводки по 60 или 62. В поле номера можно написать б/н.

Валюта, НДС и цены

Три реквизита, которые часто заполняют на автомате и потом ловят ошибки.

Валюта расчётов. По умолчанию — рубли. Если расчёты в валюте или в у. е., выберите нужную валюту и ниже укажите, в чём ведётся оплата: в самой валюте или в рублях по курсу. От этого зависит расчёт курсовых разниц. Для рублёвого договора менять ничего не нужно.

НДС. На закладке с параметрами расчётов задаётся, включает ли цена договора НДС. Для договора с покупателем это определяет, как программа выделит налог в реализации. Если контрагент на упрощёнке и работает без НДС — поставьте ставку Без НДС, тогда счёт-фактура предлагаться не будет.

Тип цен (в «Бухгалтерии») / Вид цен (в «Управлении торговлей»). В «Бухгалтерии» это поле справочное, автоподстановки цен из него обычно не делают. В УТ 11 вид цен в соглашении реально управляет ценообразованием — не путайте термины двух конфигураций.

Печать и текст договора. Печатной формы «договор поставки» в типовой «Бухгалтерии» нет — программа печатает счета, акты, накладные и УПД, а сам текст договора готовят отдельно в текстовом редакторе. Скан подписанного экземпляра и приложения удобно хранить во вложениях к карточке (команда присоединённых файлов в форме договора): они останутся привязаны к договору и будут доступны из любого документа по нему.

Порядок взаиморасчётов и контроль задолженности

Порядок взаиморасчётов определяет, как 1С закрывает оплату поставками (или отгрузки оплатами). Два варианта:

1. По договору в целом — программа сама сопоставляет оплаты и отгрузки по всему договору в хронологии. Подходит для регулярных поставок без привязки «эта оплата за эту накладную».
2. По расчётным документам — каждую оплату вручную привязываете к конкретному документу (счёту, накладной). Нужно, когда важно видеть остаток по каждой поставке отдельно.

Для большинства договоров достаточно варианта по договору в целом — меньше ручной работы при закрытии месяца.

Что касается контроля лимитов и задолженности: в «1С:Бухгалтерии» кредитного лимита по договору нет — она ведёт учёт постфактум. Остаток задолженности смотрят отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (60 или 62) с отбором по контрагенту и договору. Автоматический контроль кредитного лимита и блокировка отгрузки сверх долга — это функции «1С:Управления торговлей 11» и «ERP», где лимит задаётся в соглашении с клиентом. Если такой контроль нужен, его настраивают именно там, а не в «Бухгалтерии».

Дополнительные соглашения и изменение условий

Отдельного объекта «дополнительное соглашение» в «Бухгалтерии» нет. На практике изменение условий оформляют одним из двух способов.

Способ 1. Новый договор. Если меняется вид расчётов, валюта или принципиально условия — заведите новый договор, а старый оставьте для истории. Так расчёты по старым и новым условиям не перемешаются. Старый договор можно пометить как недействующий, сняв его из автоподстановки (установив флаг Недействителен в карточке, если он есть в вашем релизе; иначе просто перестаньте выбирать его в документах).

Способ 2. Правка в той же карточке. Если поменялись только реквизиты, не влияющие на уже проведённые документы (например, уточнили наименование или срок), отредактируйте карточку напрямую.

Хранить скан бумажного допсоглашения удобно во вложениях: в карточке договора есть команда работы с присоединёнными файлами (скрепка или пункт Присоединённые файлы в меню формы). Файл привяжется к договору и будет под рукой.

Как договор попадает в документы покупок и продаж

Смысл всей настройки — чтобы договор автоматически подставлялся в первичку и формировал верные проводки.

При создании Поступления (акты, накладные) или Реализации (акты, накладные, УПД) после выбора контрагента поле Договор заполняется так:

• если у контрагента по нужному виду один договор — он подставится сам;
• если несколько — программа предложит выбрать из списка договоров подходящего вида;
• если ни одного — нажмите в поле Договор кнопку выбора и Создать, заведёте прямо из документа.

После проведения документа договор становится субконто на счёте расчётов. В оборотке по счёту 60 или 62 вы увидите долг в разрезе «Контрагент → Договор». Поэтому один договор на все операции с контрагентом — это свёрнутый долг, а разные договоры — детализация по направлениям.

Сколько заводить договоров на одного контрагента — решают по удобству учёта. Если важно видеть отдельно долг по каждому проекту, объекту или виду поставок, делают несколько договоров и в документах аккуратно выбирают нужный. Если детализация не нужна — хватит одного договора на направление. Главное правило: не плодить лишние карточки и выбирать в оплате тот же договор, что стоял в отгрузке, иначе взаиморасчёты не сойдутся.

Договор также нужен платёжным документам (Списание с расчётного счёта, Поступление на расчётный счёт) — по нему программа понимает, какую задолженность гасит оплата. Если в платёжке и в накладной указаны разные договоры одного контрагента, оплата повиснет и долг не закроется — частая причина «зависших» авансов.

Типичные ошибки при создании договора

Ошибки, из-за которых потом не сходятся взаиморасчёты:

Проверить, всё ли в порядке, проще всего отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 и 62 с группировкой по субконто Договоры: лишние или задвоенные договоры, развёрнутое сальдо по одному контрагенту сразу бросаются в глаза.

Частые вопросы