Копия вместо ручного ввода: как повторить документ в 1С 8.3 и ничего не задвоить

Чтобы создать документ копированием в 1С 8.3, откройте журнал документов , встаньте курсором на нужную строку и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» в командной панели списка (иконка с двумя листами, она же есть в меню «Ещё»). Откроется новый документ того же вида с заполненной шапкой и табличной частью. Номер у него пустой и присвоится при записи, а копия не проведена, пока вы сами её не проведёте.

Типичная ситуация: каждый месяц вы выставляете одному покупателю одну и ту же реализацию на абонентское обслуживание. Набирать контрагента, договор, счёт учёта и строку услуги заново незачем. Копия прошлого месяца, новая дата и проверка суммы — и документ готов за минуту. Ниже разобрано, когда хватает копирования, а когда правильнее ввод на основании, и как не получить задвоенные движения.

Копирование и ввод на основании: что выбрать

В 1С 8.3 есть два способа получить новый документ из старого. Они похожи только внешне.

Правило простое. Если нужна такая же операция ещё раз — копируйте. Если нужен следующий шаг той же сделки — создавайте на основании. Тогда в отчётах и в структуре подчинённости будет видно, к чему относится документ, а оплата сразу подхватит договор и сумму.

Как скопировать документ в 1С 8.3 по шагам

Из списка документов

1. Откройте нужный журнал. Например, в Бухгалтерии 3.0 для реализаций это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), для поступлений — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Найдите исходный документ. Если список длинный, воспользуйтесь строкой поиска над списком или отбором по контрагенту.
3. Выделите строку одним щелчком, не открывая документ.
4. Нажмите F9, кнопку «Скопировать» или выберите Ещё → Скопировать.
5. В открывшейся форме проверьте дату. В типовых конфигурациях подставляется текущая дата, но если вы оформляете документ задним числом, исправьте её вручную.
6. Поменяйте то, что отличается: период в наименовании услуги, количество, сумму, комментарий.
7. Нажмите «Записать», чтобы сохранить черновик, или «Провести и закрыть» (Ctrl+Enter), если документ готов.

Из открытой формы документа

Если документ уже открыт, закрывать его не нужно. В его командной панели откройте меню «Ещё» и выберите «Скопировать». Результат тот же: новая форма с данными исходного.

Чем копирование отличается от «Записать как новый»

В типовых конфигурациях на «Такси» отдельной команды «сохранить как новый» нет. Если вы открыли старый документ, поменяли сумму и нажали «Провести», вы исправили старый документ, а не создали новый. Это одна из самых частых причин «пропавших» актов за прошлый месяц. Сначала копия, потом правки.

Как создать документ на основании другого

Ввод на основании — это вторая половина темы «новый документ из старого». Порядок такой:

1. Выделите исходный документ в списке или откройте его.
2. Нажмите кнопку «Создать на основании» в командной панели. В формах «Такси» это кнопка с зелёной стрелкой, она также доступна через меню «Ещё».
3. В выпадающем списке выберите вид документа. Перечень зависит от исходного: у счёта покупателю в Бухгалтерии 3.0 там будут реализация и поступление на расчётный счёт, у поступления — списание с расчётного счёта, возврат поставщику и другие.
4. Проверьте, что заполнилось, при необходимости поправьте и проведите.

Если нужного вида документа в списке нет, значит, конфигурация не предусматривает такую связку. Тогда остаётся создать документ вручную или копией подходящего документа того же вида.

Увидеть всю цепочку можно в структуре подчинённости. Команда открывается из формы документа: через меню «Ещё» или кнопку связанных документов в командной панели. Это удобно, когда нужно найти, оплачен ли счёт и выставлен ли счёт-фактура к реализации.

Серия копий: как создать много однотипных документов

Отдельной команды «скопировать сразу десять документов» в типовом интерфейсе нет. Копирование работает с одним текущим документом. Но серию можно собрать быстро.

Способ 1. Копия за копией. Скопировали (F9), поправили, нажали «Провести и закрыть», встали на новую строку — снова F9. Для 10–15 актов по аренде это занимает несколько минут.

Способ 2. Копии + групповое изменение. Если в серии отличается один реквизит (например, у всех копий нужно поменять статью затрат или подразделение), сначала сделайте копии, затем выделите их в списке через Ctrl или Shift и выберите Ещё → Изменить выделенные. Эта обработка есть в конфигурациях на БСП: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11. Она меняет выбранный реквизит у всех отмеченных документов за один проход.

Удобный приём для ежемесячных документов: держите один «эталонный» документ с понятным комментарием, например «шаблон аренды склада», и копируйте всегда именно его, а не прошлый месяц. Так ошибка, допущенная однажды, не будет переезжать из копии в копию.

Способ 3. Не копировать, а загрузить. Когда документов десятки и данные приходят из файла, копирование уже неудобно. Банковские операции лучше загрузить из выписки клиент-банка, а строки накладной — из таблицы Excel через команду загрузки в табличной части, если она есть в вашей конфигурации.

Что копируется, а что нет: настройка копирования полей

Платформа переносит в копию значения всех реквизитов шапки и все строки табличных частей. Не переносятся номер, отметка проведения и связь с документом-основанием как с цепочкой: копия не становится подчинённым документом исходного.

Дальше вмешивается конфигурация. В модуле объекта каждого документа есть обработчик ПриКопировании, где разработчик решает, что очистить или пересчитать. Поэтому поведение отличается от документа к документу.

Как запретить копирование отдельных полей

Если в вашей базе каждый раз приходится стирать одно и то же поле, например комментарий или номер входящего документа поставщика, это решается доработкой. Программист добавляет обработчик в модуль объекта документа (в типовой конфигурации — через расширение, чтобы не снимать её с поддержки):

Процедура ПриКопировании(ОбъектКопирования)

	// Поля, которые не должны переходить в копию
	Комментарий = "";
	НомерВходящегоДокумента = "";
	ДатаВходящегоДокумента = Дата(1, 1, 1);

КонецПроцедуры

Имена реквизитов здесь условные: в вашем документе они могут называться иначе, программист сверит их с метаданными. Если в типовом модуле обработчик уже есть, его не заменяют, а дополняют.

Табличная часть копии: строки, цены и пересчёт итогов

Строки табличной части переезжают в копию целиком: номенклатура, количество, цена, сумма, ставка НДС, счета учёта. Итоги внизу формы пересчитываются автоматически, как только вы меняете строки.

Как поправить строки

• ✏️ Изменить количество или цену. Щёлкните по ячейке и введите значение. Сумма и НДС строки пересчитаются сами.
• ➕ Добавить похожую строку. Встаньте на строку и нажмите F9 — внутри табличной части эта клавиша копирует строку, а не документ.
• ➖ Удалить лишние строки. Выделите их с Shift или Ctrl и нажмите Delete.
• 🔄 Поменять порядок. Кнопки со стрелками вверх и вниз в командной панели таблицы.

Если цены устарели

Копия хранит цены исходного документа. Если с тех пор прайс изменился, переписывать цены руками не нужно. В Бухгалтерии 3.0 в шапке реализации и поступления есть гиперссылка с настройками цен (тип цен и учёт НДС). Открыв её, можно выбрать тип цен и отметить перезаполнение цен в документе. В УТ 11 цены перезаполняются по виду цен соглашения или командой заполнения цен в табличной части.

Если поменялась ставка НДС

При смене ставки в строке сумма НДС пересчитывается от суммы строки. Проверьте, как в документе настроено «НДС в сумме» или «НДС сверху»: от этого зависит, изменится итог документа или только выделенный налог. Пример: строка на 12 000 руб. при НДС в сумме по ставке 20% даёт налог 2 000 руб., итог остаётся 12 000. При НДС сверху тот же налог 2 400 руб., итог станет 14 400.

Перенос строк в документ другого вида

Бывает, что нужны не все реквизиты, а только список товаров: например, перенести 40 позиций из поступления в перемещение. В Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 в табличных частях товаров есть команды копирования строк в буфер и вставки их в другой документ. Выделите строки, скопируйте их командой табличной части, откройте второй документ и вставьте. Цены и количество перенесутся, а счета учёта программа подставит по правилам нового документа.

Ошибки при копировании документов и как их избежать

Главная опасность копирования — задвоение. Копия, проведённая без единой правки, полностью повторяет движения исходного документа: выручку, списание товара, долг покупателя. В оборотно-сальдовой ведомости это выглядит как удвоенный оборот.

Если такую копию уже провели, сделайте так:

1. Откройте её и нажмите «Отмена проведения» в меню «Ещё», чтобы убрать движения.
2. Пометьте на удаление командой «Пометить на удаление» (Del в списке).
3. Окончательно удалит документ администратор через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

И ещё одна мелочь, которая потом всплывает в НДС. Счёт-фактура к реализации не копируется вместе с ней. После проведения копии выставьте его заново: внизу формы реализации есть кнопка выписки счёта-фактуры.

Частые вопросы