Создание документа в 1С 8.3: от выбора типа до проведения

Чтобы создать документ в 1С 8.3, откройте нужный список (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), нажмите Создать, заполните шапку и табличную часть, затем нажмите Провести и закрыть. Документ появится в журнале, а его движения — в учёте. Это общий порядок для всех конфигураций на платформе «Такси».

Разберём создание документа по шагам: как выбрать правильный тип, что заполнять в первую очередь, чем отличается ручной ввод от ввода на основании, как напечатать и выгрузить результат и как сделать то же самое из встроенного кода. Пути меню приведены для интерфейса «Такси» (платформа 8.3.2x и новее).

Что сделать до создания документа

Новый документ не появляется на пустом месте — ему нужны заполненные справочники и права на ввод. Иначе вы упрётесь либо в недоступную кнопку Создать, либо в пустые поля подбора.

Минимум, который должен быть готов:

• 🏢 Организация — в справочнике Главное → Организации (в УТ — НСИ и администрирование). Без неё документ не проведётся.
• 👥 Контрагент и договор — для торговых и денежных документов.
• 📦 Номенклатура — товары и услуги, которые пойдут в табличную часть.
• 💳 Банковские счета и кассы — для платёжных документов.

По правам доступа: возможность создавать документы определённого вида задаётся профилем группы доступа в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Если у пользователя нет права на объект, в его списке кнопка Создать будет неактивна либо самого пункта меню он не увидит.

Как найти нужный тип документа

В 1С сотни видов документов, и выбор неправильного — самая частая причина кривого учёта. Документы сгруппированы по разделам по смыслу операции, а не по алфавиту.

Ориентир простой: что происходит в реальности, в том разделе и ищите.

В разных конфигурациях названия одних и тех же списков отличаются, хотя сам механизм создания везде одинаковый. Одна и та же операция ведёт в разные разделы:

В ЗУП 3.1 своя логика: кадровые документы лежат в разделе Кадры, а начисления — в Зарплата. Если нужного раздела на панели не видно, проверьте, включён ли он в настройках панели разделов (Вид → Настройка панели разделов).

Пошаговый ввод документа вручную

Это базовый сценарий — вы заполняете документ с нуля.

1. Откройте журнал нужного вида (пути — в таблице выше) и нажмите Создать. Откроется форма нового документа.
2. Проверьте шапку. Дата и номер подставляются автоматически: номер присваивается при записи, дата — текущая рабочая. Дату можно изменить вручную — но только в пределах незакрытого периода.
3. Заполните реквизиты шапки — организацию, контрагента, договор, склад. Поля с кнопкой выбора (три точки или стрелка) открывают соответствующий справочник; можно начать печатать название, и система предложит совпадения.
4. Заполните табличную часть. Нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее, когда строк много: он открывает список номенклатуры с остатками и ценами, и вы набираете сразу несколько позиций.
5. Проверьте итоги. Суммы, НДС и общий итог пересчитываются автоматически по мере заполнения строк.
6. Запишите. Кнопка Записать сохраняет документ без формирования движений — он остаётся черновиком. Кнопка Провести формирует движения по регистрам (остатки, взаиморасчёты, НДС). Провести и закрыть делает и то, и другое, и закрывает форму.

Записанный, но не проведённый документ в учёте не участвует. Пока вы его не провели, он не влияет на остатки и отчёты — это просто сохранённый черновик.

Отдельный момент — дата проведения. Если дата документа совпадает с текущей, он проводится оперативно: система контролирует остатки на момент «сейчас». Если дата в прошлом, проведение неоперативное — контроль идёт по данным на указанную дату. При дате в будущем 1С выдаст вопрос о переносе времени документа на конец дня: соглашаться стоит, только если вы осознанно оформляете операцию будущим числом.

После проведения проверить результат можно кнопкой Дт/Кт (показывает проводки и движения по регистрам) — она есть в командной панели почти любого документа. Если проводки не те, которых вы ждали, вернитесь в документ, исправьте реквизиты и проведите заново — старые движения при этом перезапишутся.

Приём для однотипных документов. Когда нужно ввести несколько похожих документов, не заполняйте каждый с нуля. Выделите в журнале готовый документ и нажмите Создать копированием (клавиша F9) — откроется копия со всеми реквизитами, останется поменять дату, суммы или контрагента. Это заметно быстрее ручного ввода и реже приводит к пропущенным полям.

Ввод на основании: создать документ из другого

Половину документов не нужно набирать руками — их создают на основании уже введённых. Так счёт превращается в реализацию, поступление — в счёт-фактуру, а заказ — в накладную. Реквизиты при этом переносятся автоматически.

Как это сделать:

1. Откройте или выделите документ-основание в списке.
2. Нажмите Создать на основании (в форме документа — в командной панели, в списке — одноимённая кнопка или пункт меню).
3. Выберите из выпадающего списка, какой документ создать. Система покажет только те виды, которые логично ввести на основании этого.
4. Новый документ откроется с уже заполненной шапкой и табличной частью. Проверьте перенесённые данные, при необходимости скорректируйте и проведите.

Обратная задача — посмотреть, что создано на основании текущего документа, — решается кнопкой Еще → Связанные документы (структура подчинённости). Она показывает всю цепочку: от основания до всех производных документов.

Печать и выгрузка документа

Напечатать документ можно сразу после записи — проведение для печати не обязательно.

• 🖨 Печать. Кнопка Печать в командной панели документа открывает список доступных печатных форм (ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт и т. д.). Выберите нужную — откроется табличный документ, готовый к печати.
• 📄 Сохранение в файл. В открытой печатной форме нажмите Сохранить (значок дискеты или Еще → Сохранить). Доступны форматы PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx), табличный документ .mxl.
• ✉️ Отправка по почте. Если в программе настроена учётная запись электронной почты, печатную форму можно отправить контрагенту прямо из окна печати.

Для массовой печати выделите в журнале несколько документов (с зажатым Ctrl или Shift), нажмите Печать и выберите форму — программа подготовит комплект сразу по всем.

Создание документа программно

Когда документы нужно создавать массово (при обмене, загрузке из файла, обработке), их формируют из встроенного языка. Базовый шаблон такой:

НовыйДокумент = Документы.РеализацияТоваровУслуг.СоздатьДокумент();
НовыйДокумент.Дата = ТекущаяДата();
НовыйДокумент.Организация = Справочники.Организации.НайтиПоНаименованию("Ромашка");
НовыйДокумент.Контрагент = Справочники.Контрагенты.НайтиПоНаименованию("Покупатель");

СтрокаТовара = НовыйДокумент.Товары.Добавить();
СтрокаТовара.Номенклатура = НайденнаяНоменклатура;
СтрокаТовара.Количество = 10;
СтрокаТовара.Цена = 100;
СтрокаТовара.Сумма = СтрокаТовара.Количество * СтрокаТовара.Цена;

НовыйДокумент.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);

Ключевые моменты:

• СоздатьДокумент() создаёт новый объект в памяти — в базе его ещё нет.
• Заполнение табличной части идёт через .Добавить() для каждой строки.
• Записать() без параметра просто сохраняет; Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение) сохраняет и проводит, формируя движения.
• Поиск ссылок (НайтиПоНаименованию, НайтиПоКоду) лучше делать заранее и проверять на Пустая(), иначе в документ попадёт пустая ссылка.

Запускать такой код разово удобнее из внешней обработки с кнопкой — консоль запросов для записи данных не подходит, она только читает. Для регулярного ввода документов при обмене настраивают типовые правила обмена или интеграцию по API, а не ручной код.

Типичные ошибки при создании документов

Ошибки здесь почти всегда об одном — документ не проводится или проводится не так, как ждали.

Отдельно про копирование: перед тем как провести копию документа в рабочей базе, убедитесь, что не задваиваете движения. Копия — это полноценный новый документ, и при проведении она сформирует свой комплект проводок.

Частые вопросы