Документы в 1С 8.3: от пустой формы до проведения и печати
Содержание
Чтобы создать документ
в 1С, откройте нужный журнал через раздел меню (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в 1С:Бухгалтерии 3.0), нажмите Создать, заполните шапку и табличную часть, затем нажмите Провести. Пока документ не проведён, он не попадает в учёт: проводок, остатков и движений по регистрам нет.
Любой первичный документ в 1С 8.3 создаётся по одной схеме. Счёт покупателю, накладная, акт, поступление, платёжное поручение отличаются составом полей, но не порядком работы. Примеры даны для интерфейса «Такси» в Бухгалтерии предприятия 3.0 и Управлении торговлей 11.
1. Где найти журнал и как начать новый документ
Документы в 1С хранятся в списках, которые называют журналами. Каждый журнал открывается из раздела верхнего уровня на панели слева.
| Что нужно создать | БП 3.0 | УТ 11 |
|---|---|---|
| Счёт на оплату покупателю | Продажи → Счета покупателям | Продажи → Заказы клиентов, счёт печатается из заказа |
| Отгрузка товаров и услуг | Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) | Продажи → Документы продажи (все) |
| Поступление от поставщика | Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) | Закупки → Документы закупки (все) |
| Оплата поставщику, поступление на счёт | Банк и касса → Банковские выписки | Казначейство → Банковские выписки |
| Приход и расход наличных | Банк и касса → Кассовые документы | Казначейство → Кассовые документы |
В журнале нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. У многих документов кнопка открывает подменю с видом операции.
Пример: в журнале реализаций БП 3.0 кнопка Создать предлагает выбрать вариант:
- 📦 Товары (накладная, УПД) — продажа со склада;
- 🛠 Услуги (акт, УПД) — работы и услуги без склада;
- 🔀 Товары, услуги, комиссия — смешанная отгрузка.
Вид операции определяет, какие вкладки и поля появятся в форме. Выбрали «Услуги», а продаёте товар — поля «Склад» не будет. Проще закрыть форму без записи и создать документ заново, чем переделывать.
Если не помните, в каком разделе лежит документ, воспользуйтесь поиском по меню: в верхней части окна программы есть строка поиска, достаточно набрать «реализация» или «поступление».
2. Шапка документа: дата, организация, контрагент, договор
Шапка — верхняя часть формы. От неё зависят проводки, НДС и то, как документ ляжет в отчёты.
Номер и дата
Поле Номер оставляйте пустым. Программа присвоит его сама при первой записи, по порядку в пределах организации и года. Ручной номер нужен только для входящих документов, и для них есть отдельные поля номера и даты документа поставщика.
Дата подставляется текущая. Если оформляете отгрузку задним числом, поменяйте дату до заполнения табличной части: от даты зависят цены, курс валюты и ставка НДС.
Организация
Если в базе несколько организаций, проверьте поле Организация первым. Ошибка здесь — самая неприятная: документ уйдёт в учёт чужой фирмы, а в отчётах своей его не будет.
Контрагент и договор
- В поле Контрагент начните набирать название или ИНН — 1С предложит совпадения из справочника.
- Нет нужного контрагента — выберите в выпадающем списке Создать и заполните карточку. В БП 3.0 при подключённой интернет-поддержке реквизиты подтягиваются по ИНН.
- Поле Договор заполнится автоматически, если у контрагента один договор нужного вида. Если договоров несколько, выберите вручную.
- Если договора нет вообще, программа создаст его при записи документа. Это удобно, но в справочнике копятся безымянные «Основной договор».
Вид договора важен. Продажу нельзя провести по договору «С поставщиком»: 1С просто не даст его выбрать в документе реализации.
Склад, цены и НДС
Для товарных документов выберите Склад. Над табличной частью есть ссылка с типом цен и способом расчёта НДС: «НДС сверху» или «НДС в сумме». Нажмите её и проверьте, как считается налог, до того как вносить строки. После смены способа суммы в уже заполненных строках пересчитываются, и итог может разойтись со счётом поставщика на копейки.
3. Табличная часть: товары, услуги и номенклатура
Табличная часть — это строки документа: что продали или купили, сколько и почём.
Три способа добавить строки
| Способ | Когда удобен | На что смотреть |
|---|---|---|
| Кнопка Добавить | 1–5 позиций | Номенклатуру выбираете в каждой строке отдельно |
| Кнопка Подбор | Десятки позиций из справочника | В окне подбора видны остатки и цены, количество вводится сразу |
| Заполнение из основания | Документ повторяет счёт или заказ | Строки переносятся вместе с ценами и НДС |
В окне Подбор двойной щелчок по позиции переносит её в корзину внизу. Когда всё собрано, нажмите Перенести в документ.
Новая номенклатура прямо из документа
Если позиции нет в справочнике, в поле Номенклатура нажмите Создать. Заполните минимум:
- 🏷 Наименование — как товар называется в документах;
- 📂 Вид номенклатуры — «Товары», «Услуги», «Материалы»; от него зависят счета учёта;
- 📏 Единица измерения;
- 💰 Ставка НДС.
Счета учёта (41.01, 10.01, 90.01.1 и др.) БП 3.0 подставляет автоматически по виду номенклатуры. Если у вас настроены свои правила, проверьте их в строках документа: счета видны на той же вкладке, при необходимости через Ещё → Изменить форму.
Проверка итогов
Внизу формы — итоговые сумма и НДС. Сверьте их с бумажным документом контрагента до проведения. Расхождение в 1 копейку обычно означает разный порядок расчёта НДС: построчно у вас и от итога у поставщика. Сумму НДС в строке можно поправить вручную.
4. Ввод на основании: документ из документа
Ввод на основании — главный приём, который экономит время и убирает ошибки перепечатки. Новый документ получает контрагента, договор, склад и строки из исходного.
Как это сделать
- Откройте исходный документ или выделите его в журнале.
- Нажмите кнопку Создать на основании на командной панели (значок с зелёной стрелкой).
- Выберите из списка, какой документ нужен.
- Проверьте дату и количество: при частичной отгрузке уменьшите количество в строках.
- Проведите новый документ.
Типовые цепочки в БП 3.0
Счёт покупателю → Реализация (акты, накладные, УПД) → Счёт-фактура выданный
Счёт покупателю → Поступление на расчётный счёт
Поступление (акты, накладные, УПД) → Счёт-фактура полученный
Поступление (акты, накладные, УПД) → Списание с расчётного счёта
Реализация → Возврат товаров от покупателя
Счёт-фактуру к реализации проще оформить кнопкой внизу формы самого документа: в реализации — Выписать счёт-фактуру, в поступлении — поле для регистрации полученного счёта-фактуры с номером и датой. Связь при этом сохраняется так же, как при вводе на основании.
Где посмотреть всю цепочку
В форме документа откройте Ещё → Структура подчинённости. Откроется дерево: какой счёт стал основанием, какие отгрузки, оплаты и счета-фактуры из него выросли. По дереву быстро видно, оплачена ли отгрузка и выставлен ли счёт-фактура.
Если в списке «Создать на основании» нет нужного документа, значит, типовая конфигурация не предусматривает такой связи. Создайте документ обычным способом и заполните поля вручную.
5. Записать, провести, распечатать
У кнопок внизу и вверху формы разный смысл. Путаница с ними — частая причина «документ есть, а в отчётах пусто».
| Действие | Кнопка / клавиши | Что происходит |
|---|---|---|
| Записать | Записать, Ctrl+S | Документ сохранён, получил номер, но в учёт не попал |
| Провести | Провести | Сформированы проводки и движения по регистрам |
| Провести и закрыть | Провести и закрыть, Ctrl+Enter | То же, форма закрывается |
| Отмена проведения | Ещё → Отмена проведения | Движения удаляются, документ остаётся записанным |
В журнале статус виден по значку в первой колонке:
- ✅ зелёная галочка — документ проведён;
- 📄 значок без галочки — только записан;
- ❌ красный крест — помечен на удаление.
Как проверить проводки
В форме проведённого документа нажмите кнопку ДтКт (показать проводки и другие движения). Откроется окно с бухгалтерскими проводками и движениями по регистрам НДС и налогового учёта. Если проводки неверные, исправьте шапку или строки и проведите повторно: 1С перезапишет движения.
Ручная правка проводок в этом окне возможна, но после неё документ перестаёт перепроводиться автоматически. Пользуйтесь этим только в крайнем случае.
Печать
Кнопка Печать на командной панели открывает список печатных форм документа. Для реализации это, например, ТОРГ-12, УПД, акт, счёт-фактура, товарно-транспортная накладная .
- 🖨 Чтобы распечатать сразу несколько документов, выделите их в журнале с
CtrlилиShiftи нажмите Печать там. - 📎 В окне печатной формы есть кнопки сохранения в PDF или Excel и отправки по почте.
- 🖋 Подпись и печать подставляются в форму, если их изображения загружены в карточку организации.
Распечатать можно и непроведённый документ. Но бумага при этом разойдётся с учётом, поэтому печатайте после проведения.
6. Копирование документов и черновики
Как скопировать
Повторяющиеся документы — ежемесячный акт аренды, абонентское обслуживание — удобнее не создавать с нуля, а копировать.
- В журнале выделите похожий документ.
- Нажмите кнопку Скопировать на командной панели или клавишу
F9. - Откроется новая форма с теми же контрагентом, договором и строками. Номер будет новым, дата — текущей.
- Поправьте период в содержании услуги, количество, суммы.
- Проведите.
Копия создаётся сразу как новый документ. Если вы скопировали проведённую реализацию «посмотреть», записали и провели её, отгрузка задвоится: двойная выручка и двойной НДС. Такую копию сразу пометьте на удаление.
Связи с основанием при копировании не переносятся. Скопированная реализация не будет подчинена счёту, по которому выставлялся исходный документ.
Черновики
Отдельного режима «черновик» в 1С нет. Его роль играет записанный, но не проведённый документ: он хранится в журнале, его видно, но учёт он не меняет.
Пользуйтесь этим, когда данных не хватает: ждёте точное количество от склада или цену от менеджера. Запишите документ, вернитесь к нему позже и проведите.
Чтобы непроведённые документы не терялись, в журнале отберите их: добавьте в настройках списка отбор по полю «Проведён» со значением «Нет». Раз в месяц, перед закрытием, пройдитесь по такому списку.
Удаление лишнего
Документ сначала помечают на удаление клавишей Delete или командой в меню Ещё. Пометка снимает проведение, но запись остаётся в базе. Окончательно помеченные объекты удаляет обработка «Удаление помеченных объектов» в разделе Администрирование → Обслуживание. Она проверяет ссылки: документ, на основании которого введены другие, не удалится, пока жива цепочка.
7. Частые ошибки при создании документов
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Документ в закрытом периоде создаёт или правит только пользователь с правом на это, обычно главный бухгалтер.Ещё три ошибки, которые не дают сообщений, но портят учёт:
- 🗓 Документ задним числом без перепроведения. Вы ввели поступление прошлым месяцем, а реализации после него уже проведены. Себестоимость в них осталась старой. После таких правок выполните групповое перепроведение документов
за период (обработка есть в разделе
Операции). - 👥 Дубли контрагентов. Создали «ООО Ромашка» второй раз вместо поиска по ИНН. Расчёты расползлись по двум карточкам, акт сверки врёт. Ищите контрагента по ИНН до создания нового.
- 🧾 Входящий номер не заполнен. В поступлении поля номера и даты документа поставщика пустые. В книге покупок и при сверке с контрагентом найти документ потом трудно.