Добавляем должность в 1С 8.3: от карточки до штатного расписания

Новая должность в 1С заводится в справочнике Должности. В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Настройка → Должности, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Чтобы добавить запись, откройте справочник, нажмите Создать, впишите наименование и сохраните.

На этом создание самой должности заканчивается — карточка в 1С намеренно простая. А вот оклад, надбавки и количество ставок задаются не в ней, а в штатном расписании или в документе приёма на работу. Ниже — где найти справочник, что писать в наименовании по закону, зачем нужен код ОКЗ и почему оплату труда в карточке должности искать бесполезно.

Где лежит справочник должностей в ЗУП и Бухгалтерии

Путь к справочнику зависит от конфигурации. Пункты меню верхнего уровня стабильны, их можно открывать смело.

В Бухгалтерии кадровый блок урезан: справочник должностей есть, но штатного расписания и большинства кадровых отчётов нет. Если в организации больше нескольких человек и нужен полноценный учёт, должности удобнее вести в ЗУП.

Создаём новую должность: обязательные реквизиты

Откройте справочник и нажмите Создать. В карточке два ключевых поля:

1. Наименование — обязательное поле. Это то, как должность будет называться во всех документах: в штатном расписании, приказе о приёме, трудовом договоре.
2. Код — программа присваивает его автоматически по порядку. Менять вручную обычно не нужно.

Нажмите Записать и закрыть. Должность появится в списке и станет доступна для выбора в кадровых документах.

Наименование должности нельзя менять «задним числом» после того, как по ней уже оформлены сотрудники. Исправление названия затронет ранее проведённые документы и может рассинхронизировать данные для отчётности. Если название нужно сменить по-настоящему (переименование должности в организации), это оформляют через штатное расписание, а не правкой справочника.

Как ускорить ввод: группы и копирование

Когда должностей десятки, плоский список быстро становится неудобным. Два приёма экономят время.

Группы (папки). В форме списка справочника есть команда Создать группу. Она заводит папку, внутри которой можно собрать должности по признаку — например, «Производство», «АУП», «Торговый персонал». Группы влияют только на удобство навигации и не попадают в документы, поэтому структурировать справочник можно как угодно.

Создание копированием. Если новая должность почти повторяет существующую, встаньте на похожую запись и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Откроется новая карточка с заполненными полями — останется поправить наименование и код ОКЗ. Это удобно для серий вроде «Инженер», «Инженер-технолог», «Инженер-конструктор».

Наименование по закону: когда нельзя писать как угодно

Для большинства должностей наименование вы выбираете свободно — «Менеджер», «Кладовщик», «Специалист отдела продаж». Но есть исключение, прописанное в статье 57 Трудового кодекса.

Если с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения — например, право на досрочную пенсию, сокращённый рабочий день, дополнительный отпуск за вредность, — наименование должно точно совпадать с одним из источников:

• 🔹 квалификационными справочниками (ЕКС для служащих, ЕТКС для рабочих);
• 🔹 профессиональными стандартами (ст. 195.3 ТК РФ).

Пример: нельзя записать «вредную» должность как «Аппаратчик широкого профиля», если в справочнике она называется строго. От формулировки зависит, подтвердит ли работник льготный стаж при выходе на пенсию.

Ещё пример из профстандартов: должность, по которой предъявляются квалификационные требования (бухгалтер организации определённой категории, специалист по охране труда), по закону называется так, как указано в соответствующем профстандарте. Если организация подпадает под обязательное применение профстандарта, расхождение в наименовании — это нарушение, которое видно при проверке трудовой инспекции.

Код ОКЗ и категория: что нужно для отчётности

Голое наименование для отчётности недостаточно. Начиная с 2023 года при сдаче сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1, бывший СЗВ-ТД) по приёмам, переводам и увольнениям нужен код выполняемой функции. Его первые знаки — это код должности по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ, ОК 010-2014).

Как это выглядит на практике:

• Код по ОКЗ привязывается к должности — в актуальных релизах ЗУП поле для него есть в карточке должности. Если в вашей версии поля нет, код подставляется при заполнении самого отчёта.
• Подбирать код вручную по классификатору не обязательно: ЗУП предлагает значения по наименованию, останется выбрать подходящее.
• Для должностей, по которым вы планируете сдавать ЕФС-1, заполните ОКЗ заранее — иначе отчёт выдаст ошибку проверки в момент сдачи, в самый неудобный момент.

Как подбирается код. ОКЗ построен по уровням: от укрупнённых групп занятий к конкретным базовым группам. Вручную листать классификатор не нужно — в карточке должности (или в отчёте) достаточно начать вводить название, и программа предложит подходящие базовые группы. Задача кадровика — выбрать ту, что по смыслу ближе всего к фактическим обязанностям, а не формально совпадает по слову. Для ЕФС-1 к коду ОКЗ добавляется код трудовой функции, но его подставляет сама форма.

Отдельно про категорию персонала (руководители, специалисты, рабочие, другие служащие). Она нужна для статистической формы П-4 и определяется по должности. В большинстве организаций её задают при настройке статистической отчётности, а не при создании каждой должности, поэтому на этапе заведения карточки о ней можно не думать.

Напомню: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому «пенсионные» и «соцстраховские» сведения теперь идут в единой форме ЕФС-1.

Почему оклада нет в карточке должности

Самая частая развилка. Кадровик открывает должность, ищет поле «Оклад» — и не находит. Это не ошибка настройки: в 1С оклад и надбавки принципиально не привязаны к справочнику должностей.

Логика простая: одна и та же должность в разных подразделениях или у разных сотрудников может оплачиваться по-разному. Поэтому сумма задаётся там, где учитывается конкретное рабочее место, а не в общем справочнике.

Где на самом деле настраивается оплата, зависит от того, ведёте вы штатное расписание или нет:

• Штатное расписание ведётся → оклад и надбавки указываются в позиции штатного расписания (см. следующий раздел).
• Штатное расписание не ведётся → оплата задаётся прямо в документе Приём на работу на вкладке с плановыми начислениями.

Сами виды начислений (оклад по дням, по часам, надбавка за вредность, персональная надбавка и т. д.) настраиваются в ЗУП один раз в разделе Настройка → Начисления. В штатке и приёме вы потом просто выбираете их из списка и ставите сумму или процент.

У такого разделения есть практический плюс. Когда оплата хранится в позициях штатного расписания, повысить оклад по всей должности можно одним документом изменения штатки — и программа сама сформирует плановые начисления всем сотрудникам на этой позиции с нужной даты. Если бы оклад лежал в справочнике должностей, пришлось бы править каждого сотрудника вручную.

Привязка к подразделению и штатному расписанию

Чтобы связать должность с подразделением и количеством ставок, в ЗУП используют штатное расписание. Сначала проверьте, что оно включено: Настройка → Кадровый учёт, флажок Ведётся штатное расписание.

Дальнейший порядок:

1. Откройте раздел Кадры → Штатное расписание.
2. Если штатка создаётся впервые — нажмите Утвердить штатное расписание, если вносите изменения в действующее — Изменить штатное расписание.
3. Добавьте строку (позицию): выберите подразделение и должность, которую вы завели в справочнике.
4. Укажите количество единиц (ставок) по этой позиции.
5. Задайте график работы и начисления — оклад, надбавки, их суммы или проценты.
6. Проведите документ. С даты утверждения позиция становится действующей.

Именно позиция штатного расписания — это сцепка «подразделение + должность + ставки + оплата». Один и тот же элемент справочника должностей может входить в несколько позиций: например, «Бухгалтер» в бухгалтерии и «Бухгалтер» в обособленном подразделении с разными окладами.

Несколько нюансов по позициям, которые часто упускают:

• Вилка окладов. В настройках штатного расписания можно включить ведение «вилки» — минимального и максимального оклада по позиции. Тогда при приёме программа контролирует, что оклад сотрудника попадает в заданный диапазон, и подсвечивает выход за границы.
• Дробные ставки. Количество единиц не обязано быть целым: 0,5 ставки для совместителя указывается прямо в позиции. Это удобнее, чем вручную урезать оклад при приёме.
• Надбавки в процентах. Если надбавка зависит от оклада (например, районный коэффициент или процент за стаж), её задают процентом — сумма пересчитается автоматически при изменении оклада по позиции.
• Категории и разряды. Для рабочих специальностей внутри одной должности можно хранить разряды. Их настраивают в параметрах штатного расписания и указывают в позиции отдельно от наименования должности.

Типичные ошибки при создании должностей

Ошибки здесь редко про кнопки — чаще про рассинхрон данных и отчётность.

Частые вопросы