Ввод новой должности в справочник 1С ЗУП 3.1

Справочник должностей в 1С ЗУП 3.1 открывается через Настройка → Должности. Чтобы завести новую, нажмите Создать, впишите наименование и сохраните кнопкой Записать и закрыть. На это уходит меньше минуты.

Сложность не в самой карточке, а в том, что оклад, тарифную ставку, график и количество ставок в ней не задают. Эти параметры живут в штатном расписании (точнее — в позиции штатного расписания) или в документе приёма на работу. Карточка должности хранит только название и, при желании, принадлежность к группе.

Ниже — где лежит справочник, как ввести запись правильно и где настраивается всё остальное: оплата, тариф, подразделение, график. Всё по интерфейсу «Такси» актуального релиза ЗУП 3.1 на платформе 8.3.

Что решить до ввода новой должности

Перед тем как добавлять записи, определитесь с двумя настройками — от них зависит, где потом будут задаваться оклад и количество ставок.

Ведётся ли штатное расписание. Флаг находится в Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания, параметр «Ведётся штатное расписание». Если он включён, оплата и число ставок привязываются к позиции штатного расписания. Если выключен — всё задаётся прямо в приёме на работу сотрудника.

Нужна ли «вилка» окладов и разряды. В той же форме настройки штатного расписания есть опции использования вилки окладов (минимум–максимум) и использования разрядов и категорий. Включать их стоит только если у вас действительно тарифная сетка, а не один оклад на должность.

Ещё до ввода полезно договориться о правилах наименования. В одной базе легко расходятся варианты вроде Менеджер, Менеджер по продажам и Менеджер отдела продаж — а это формально разные должности. Единый стиль избавит от дублей и путаницы в отчётности по численности. Названия стоит брать из штатного расписания, утверждённого в организации, а не придумывать на ходу.

Трудовая функция и наименование должности — обязательное условие трудового договора (статья 57 ТК РФ). Поэтому название в карточке должно совпадать с тем, что пойдёт в договор и приказ о приёме: программа переносит его дословно.

Как завести новую должность: пошаговый алгоритм

Порядок действий в справочнике одинаков независимо от настроек учёта.

1. Откройте Настройка → Должности. Откроется список всех действующих должностей организации.
2. Нажмите кнопку Создать в командной панели списка.
3. В поле Наименование впишите название должности так, как оно должно звучать в трудовом договоре и приказах, — например, Главный бухгалтер или Менеджер по продажам.
4. При необходимости заполните поле группы — если справочник ведётся по группам (разделам). Тогда должность попадёт в выбранную папку, а не в общий список.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Новая запись сразу доступна для подбора в кадровых документах и в позициях штатного расписания.

Одинаковые наименования программа технически позволяет создать, но делать этого не нужно: в списках появятся две неразличимые строки, и в документах легко выбрать не ту. Если должность повторяется в разных подразделениях, это нормально — одна запись в справочнике используется многократно.

Группы должностей: когда структурировать справочник

Пока должностей немного, достаточно плоского списка. Когда их десятки, справочник удобно разбить на группы (папки) — например, по направлениям: «Производство», «Администрация», «Коммерческая служба». Группа создаётся кнопкой Создать группу , затем новые должности добавляются уже внутри неё.

Группировка влияет только на удобство поиска и подбора — на расчёты и отчётность она не действует. Переносить должность между группами можно в любой момент перетаскиванием или через поле группы в карточке, документы при этом не меняются.

Оклад, тариф и вилка ставок: где настраивается оплата

В карточке должности полей для суммы нет — и это правильно. Одна и та же должность в разных подразделениях может оплачиваться по-разному, поэтому сумма привязывается не к названию, а к конкретному рабочему месту.

Где именно задаётся оплата, зависит от режима учёта:

Вид начисления выбирается из плана видов расчёта: оклад по дням, оклад по часам, тарифная ставка (дневная, часовая, месячная), оплата по сдельным нарядам. Для должности с тарифной сеткой включите в настройке штатного расписания использование разрядов и категорий — тогда в позиции можно указать разряд, а размер ставки подтянуть из тарифной группы.

На одной позиции можно задать не одно начисление, а несколько: например, оклад плюс постоянную надбавку за вредность или за совмещение. Все они суммируются в плановый фонд оплаты труда по позиции. Это и есть «условия оплаты» должности в терминах штатного расписания — не одна цифра, а набор начислений с размерами.

При индексации окладов или пересмотре тарифов суммы меняют не в карточке должности, а документом изменения штатного расписания с новой даты. Старые позиции при этом сохраняются в истории, поэтому всегда видно, с какого числа действовал тот или иной размер.

Если включена вилка окладов, в позиции указываются минимальный и максимальный размер, а конкретная сумма сотруднику назначается в этих границах при приёме или кадровом переводе. Программа предупредит, если оклад выходит за вилку.

Должность в штатном расписании и подразделении

К подразделению напрямую должность в справочнике не привязывается. Связка «подразделение + должность + количество ставок» создаётся в позиции штатного расписания.

Чтобы добавить должность в штатное расписание:

1. Откройте раздел Кадры → Штатное расписание (или Настройка → Штатное расписание, если включён соответствующий учёт).
2. Создайте документ Изменение штатного расписания (а при первичном вводе — Утверждение штатного расписания).
3. Добавьте новую позицию: выберите подразделение и должность из справочника.
4. Укажите количество ставок — целое или дробное (например, 0,5 ставки).
5. Задайте начисления позиции: вид оплаты и размер.
6. Проведите документ.

После проведения позиция становится действующей с даты документа. В списке штатного расписания должность отображается внутри своего подразделения с числом ставок и фондом оплаты.

Разница между двумя документами важна. Утверждение штатного расписания вводит расписание целиком и применяется при первичной настройке или при полном пересмотре. Изменение штатного расписания добавляет, убирает или правит отдельные позиции с указанной даты, не затрагивая остальные. В рабочей базе для точечного ввода новой должности почти всегда нужен именно документ изменения.

Проверить, сколько ставок занято, а сколько свободно, удобно по отчёту анализа штатного расписания — он показывает плановую численность по позициям и фактически занятые ставки. Открывается из формы штатного расписания по команде отчётов.

График работы: откуда он берётся

График в карточке должности тоже не хранится. Он выбирается на уровне позиции штатного расписания или в приёме на работу — там, где задаётся оплата.

Сами графики лежат в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников. Там создаются пятидневки, сменные, сокращённые и индивидуальные графики. Каждый график опирается на производственный календарь , поэтому перед назначением убедитесь, что календарь на нужный год заполнен (Настройка → Производственные календари).

Логика привязки такая:

• 📌 График работы — это свойство позиции или конкретного сотрудника, а не должности.
• 📌 Для должности с нестандартным режимом (например, сторож по сменам) график задают в позиции штатного расписания, и он применяется ко всем, кто на неё принят.
• 📌 Индивидуальный график отдельному сотруднику назначается кадровым документом, не меняя должность.

Если по должности предполагается работа по сменам или суммированный учёт рабочего времени, заранее заведите нужный график — иначе при приёме его не из чего будет выбрать. Для суммированного учёта в настройках графика задаётся учётный период (месяц, квартал, год), и программа сама контролирует переработки и недоработки по итогам периода.

Менять график для всех сотрудников одной должности проще всего через позицию штатного расписания: при изменении позиции новый график применится ко всем, кто на неё принят, с указанной даты. Отдельному работнику нестандартный режим задают индивидуальным графиком, не трогая саму должность и позицию.

Ошибки, из-за которых должность ведёт себя не так

Самостоятельный ввод названия редко вызывает проблемы. Сложности начинаются при связке со штатным расписанием и оплатой.

Должность есть в справочнике, но её нет при приёме. Если ведётся штатное расписание, в приёме на работу подбираются не должности сами по себе, а позиции. Нет позиции в нужном подразделении — нечего и выбрать. Решение: сначала добавить позицию документом изменения штатного расписания.

Оклад не подтянулся в приём. Сумма задана не там. При ведении штатного расписания оклад берётся из позиции; если он не заполнен в позиции, поле в приёме останется пустым. Проверьте начисления позиции.

Две одинаковые должности в списке. Их создали дважды — например, с разным регистром букв или лишним пробелом. Лишнюю запись нужно пометить на удаление, предварительно переназначив её позиции и документы на правильную должность.

Переименовали должность, а в старых приказах осталось прежнее название. Печатные формы уже проведённых документов хранят название на момент проведения. Менять их задним числом не нужно — это исказит кадровую историю. Новое название появится в документах, созданных после правки.

Приняли больше людей, чем ставок в позиции. Если включён контроль соответствия штатному расписанию, программа предупредит о превышении плановой численности. Это не ошибка ввода должности, а сигнал пересмотреть количество ставок в позиции: либо увеличить его документом изменения штатного расписания, либо оформить дробную ставку (например, двоих на 0,5).

Частые вопросы