Доверенность на получение ТМЦ в 1С: формы М-2 и М-2а

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется документом в разделе Покупки → Доверенности. Документ хранит, на кого и от какого поставщика выдано право получить ТМЦ, а печатается он по формам М-2 или М-2а.

Проводок доверенность не делает — это первичный документ для кладовщика и поставщика, а не хозяйственная операция. Поэтому главное здесь не бухгалтерия, а правильно заполненные реквизиты и действующий срок: по этим данным поставщик решает, отпускать товар вашему сотруднику или нет.

Весь процесс укладывается в три шага: подготовить справочники, заполнить документ , выбрать при печати форму М-2 или М-2а. Цена ошибки в реквизитах высокая — из-за несовпадения паспорта или пустого срока поставщик разворачивает курьера обратно, и за товаром приходится ехать повторно.

Что нужно заполнить до выписки

Доверенность выписывается на конкретного человека и на конкретного поставщика, поэтому все участники сделки должны уже быть в справочниках. Если чего-то нет, программа не даст выбрать нужное значение в полях документа.

Проверьте перед началом:

• 🏢 Организация — та, от чьего имени выдаётся доверенность. Её реквизиты (ИНН, КПП, адрес) подтянутся в печатную форму из справочника Организации.
• 👤 Физическое лицо — сотрудник, которому поручено получить ТМЦ. Заводится в справочнике Зарплата и кадры → Физические лица (или Справочники → Физические лица). Понадобятся паспортные данные: в бланке М-2 они обязательны.
• 🚚 Контрагент и договор — поставщик, у которого забирают ценности, и договор с ним. Без договора поле в документе останется пустым, а в бланке не будет основания отпуска.
• 📦 Номенклатура — позиции, которые человек получит. Удобно, когда заказ уже оформлен документом поступления: тогда перечень не придётся набивать руками.

Частая путаница новичков — поле физлица и поле контрагента. Физлицо в доверенности — это ваш сотрудник, которому вы доверяете получить товар; он заводится в справочнике физических лиц, а не контрагентов. Контрагент же — это поставщик, у которого товар забирают. Если выбрать в поле получателя стороннего человека как контрагента, бланк заполнится неверно, и поставщик это заметит при сверке с паспортом.

Пошаговый порядок создания документа

Самый быстрый способ — сделать доверенность на основании заказа или поступления, тогда поставщик, договор и список ТМЦ заполнятся сами. Разберём оба варианта.

Создание с нуля:

1. Откройте Покупки → Доверенности и нажмите Создать.
2. Укажите Организацию и дату выписки. Номер программа присвоит сама.
3. В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника.
4. Заполните Контрагента (поставщика) и Договор.
5. В табличной части перечислите ТМЦ: наименование, единицу измерения и количество. Сумму в М-2 указывать не требуется — это документ на получение, а не на оплату.
6. Задайте Срок действия (поле с датой «действительна по»).
7. Нажмите Провести и закрыть.

Создание на основании поступления или заказа поставщику:

1. Откройте документ Поступление (акт, накладная, УПД) или Заказ поставщику.
2. Нажмите Создать на основании → Доверенность.
3. Поставщик, договор и перечень номенклатуры перенесутся автоматически.
4. Останется выбрать физлицо и срок — и провести документ .

Несколько тонкостей по табличной части. Наименования ТМЦ берутся из справочника номенклатуры — набирать их текстом в доверенности не нужно, иначе поставщик получит безликую строку без артикула. Единица измерения подставляется из карточки номенклатуры, количество указываете вручную. В печатном бланке М-2 количество выводится и цифрами, и прописью — это требование формы, 1С заполняет пропись сама.

Если получаемых позиций много, перечень удобнее перенести из поступления: вручную длинный список легко набрать с опечаткой в количестве, а поставщик сверяет бланк с накладной построчно.

Чем отличаются формы М-2 и М-2а

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а и применяются для получения ТМЦ у поставщика. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но на практике организации продолжают использовать именно эти бланки — поставщики их принимают без вопросов.

Разница в способе учёта:

Проще говоря: если доверенности выписываются от случая к случаю — берите М-2, корешок и будет вашей отметкой о выдаче. Если сотрудники получают товар постоянно и бланков много — удобнее М-2а с отдельным журналом, где фиксируется каждая выданная доверенность и расписка в её получении.

Жёсткого правила, какую форму применять, нет — выбор за организацией. Но смешивать их в одном журнале не стоит: либо весь учёт по корешкам М-2, либо по журналу М-2а, иначе сложно свести, какие доверенности ещё на руках, а какие уже отработаны.

Выбор формы в 1С делается на этапе печати — сам документ один и тот же, меняется только печатный бланк.

Срок, подписи и нумерация

Три реквизита, из-за которых чаще всего возникают вопросы, касаются не склада, а оформления. Разберём их отдельно.

Срок действия. По статье 186 ГК РФ срок доверенности организация устанавливает сама — верхнего предела с 2013 года нет (прежнее ограничение в три года отменено). Если срок в документе не проставлен, доверенность действует ровно один год со дня выдачи. На практике под разовое получение товара хватает срока в несколько дней или недель — чем короче срок, тем меньше риск, что бланком воспользуются не по назначению.

Подписи. В бланке М-2 предусмотрены строки для подписи получателя (образец подписи сотрудника) и подписи руководителя организации. Исторически в форме была и строка главного бухгалтера; ставить её подпись или нет, организация решает по своему регламенту. Доверенность действительна только с подписью руководителя — без неё поставщик её не примет.

Нумерация. Номер документа 1С присваивает автоматически сквозной нумерацией в пределах года. Отдельно вести бумажную книгу регистрации доверенностей закон не обязывает, но при форме М-2а журнал учёта выданных доверенностей фактически и есть такой реестр: в него заносят номер, дату, срок, получателя и его расписку.

Печать и настройка бланка

Из проведённого документа печать вызывается кнопкой Печать в верхней командной панели. В выпадающем списке выберите нужный бланк — М-2 или М-2а.

Что увидите в печатной форме:

• шапку с реквизитами вашей организации (подтягивается из справочника Организации);
• данные сотрудника и его паспорт;
• поставщика, договор-основание и перечень ТМЦ;
• срок действия и строки для подписей.

Если какое-то поле в бланке пустое, закройте печать, вернитесь в документ и дозаполните реквизит — форма подтягивает данные из полей документа и справочников, вручную в сам бланк вписывать ничего не нужно.

Печать удобнее вызывать из проведённого документа, но программа покажет бланк и для записанного, ещё не проведённого. Для поставщика это роли не играет — ему важен сам бумажный оригинал с подписями и печатью, а не статус документа в вашей базе. Количество экземпляров задаётся прямо в окне просмотра перед отправкой на принтер: обычно печатают один экземпляр для поставщика, а при форме М-2 корешок остаётся в книжке.

Когда требуется изменить внешний вид бланка (добавить логотип, поменять расположение полей), это делается через механизм макетов печатных форм в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки. Правка типового макета — задача для специалиста: неаккуратное изменение ломает автоматическую подстановку данных. Для разовых правок проще выгрузить форму в Excel кнопкой сохранения и дооформить там.

Учёт выданных и прекращение доверенности

Все выписанные доверенности видны списком в Покупки → Доверенности. Это и есть ваш журнал: по колонкам видно физлицо, поставщика, дату и срок. Список можно отсортировать по дате или отфильтровать по сотруднику, чтобы быстро найти нужную запись. Для бумажного журнала учёта по форме М-2а список при необходимости выгружается в Excel из командной панели.

Несколько практических моментов по прекращению доверенности:

• Истечение срока. По окончании срока доверенность перестаёт действовать сама собой, никаких действий в программе для этого не нужно. Удалять документ из базы тоже не нужно — он остаётся в списке для истории и сверок с поставщиком.
• Досрочный отзыв. Отменить доверенность до конца срока можно в любой момент (статья 188 ГК РФ). Отзыв оформляется приказом или распоряжением руководителя, а сотрудника и поставщика об этом уведомляют. В программе отозванную доверенность оставляют в списке — как факт, что она выдавалась и когда.
• Возврат неиспользованной. Если сотрудник не воспользовался доверенностью (сделка сорвалась), бланк по-хорошему возвращают и гасят. Так он не попадёт в чужие руки с ещё действующим сроком.

Отдельно об электронных доверенностях. Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это не форма М-2, а отдельный электронный документ для подписания отчётности и первички от имени организации через оператора ЭДО. Её оформляют не в журнале доверенностей на ТМЦ, а в сервисе электронного документооборота. Путать эти два инструмента не стоит: М-2 — для склада и кладовщика, МЧД — для электронных подписей.

Частые ошибки при оформлении

Большинство проблем с доверенностью всплывает уже у поставщика, когда менять что-то поздно. Проверяйте документ до того, как сотрудник уедет за товаром.

Ещё две типичные оплошности, которые не выдаёт сама программа:

• Доверенность на лишние позиции. Поставщик отпустит ровно то, что перечислено. Если в бланке нет части товара из накладной — остаток придётся оформлять отдельной доверенностью.
• Выдача без расписки. При форме М-2а сотрудник должен расписаться в журнале учёта. Без подписи у вас нет доказательства, что доверенность вручена именно ему.

Частые вопросы