Новый документ в 1С 8.3: от кнопки «Создать» до печати и отправки

Чтобы создать документ в 1С, откройте нужный раздел, затем журнал документа (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)) и нажмите кнопку Создать. Заполните шапку и табличную часть и нажмите Провести и закрыть. Документ получит номер, а в учёте появятся его движения: проводки, остатки товаров, взаимные расчёты.

Порядок одинаков почти для всех документов 1С:Предприятия 8.3 в интерфейсе «Такси». Различаются только раздел меню и набор полей. Примеры ниже — на 1С:Бухгалтерии 3.0, отдельной таблицей даны пути для ЗУП 3.1 и УТ 11.

Где искать нужный документ в меню 1С

Сначала определите, какая хозяйственная операция произошла. От неё зависит вид документа. Продали товар или оказали услугу — это реализация. Получили товар от поставщика — поступление. Заплатили с расчётного счёта — платёжное поручение и списание с расчётного счёта.

Документы в 1С живут в журналах (списках), а журналы собраны по разделам на левой панели. Быстрая шпаргалка по 1С:Бухгалтерии 3.0:

В других конфигурациях разделы называются иначе:

Если не знаете, где документ

Есть два быстрых способа.

• 🔍 Поиск по меню. В левой верхней части окна есть поле поиска (значок лупы). Наберите часть названия, например «реализ», и программа покажет все команды с этим словом.
• 📂 Функции для технического специалиста. Если в настройках включена эта команда, в главном меню (значок с тремя полосками) появляется пункт со всеми объектами базы. Там документы перечислены по алфавиту, без разделов. Пользуйтесь им для поиска, а не для ежедневной работы: там нет удобных форм списков.

Вид операции внутри документа

Некоторые журналы объединяют несколько видов операций. Кнопка Создать в них открывает не форму, а выпадающий список.

Например, в журнале поступлений Бухгалтерии 3.0 после нажатия Поступление предлагается выбрать: товары, услуги, товары и услуги, материалы в переработку и другие варианты. В журнале списаний с расчётного счёта вид операции выбирают уже в форме: оплата поставщику, перечисление налога, перевод на другой счёт.

От вида операции зависят поля и счета учёта. Сменить вид операции после заполнения можно, но часть полей при этом очистится. Лучше выбрать правильный вид сразу.

Заполняем шапку нового документа

Шапка — верхняя часть формы. В ней указано, кто, когда и с кем провёл операцию.

Поля, которые есть почти везде

1. Номер. Оставьте пустым. Программа присвоит следующий свободный номер при первой записи. Ручной номер имеет смысл, только если вы вносите документ контрагента и хотите сохранить его номер (для этого в поступлениях есть отдельные поля «Номер» и «Дата» входящего документа).
2. Дата. По умолчанию подставляется текущая. Ставьте дату операции, а не дату ввода в базу. От даты зависят остатки, курсы валют и налоговый период.
3. Организация. Если в базе одна организация, поле скрыто и заполняется само. Если несколько — проверяйте всегда: ошибка здесь самая неприятная.
4. Контрагент. Выберите из справочника или начните вводить название — 1С предложит совпадения. Нового контрагента можно создать прямо из поля через Создать в выпадающем списке.
5. Договор. Заполняется автоматически, если у контрагента один договор нужного вида. Если договоров несколько, выберите вручную.
6. Склад. Нужен для товарных документов.

Цены, НДС и валюта

В товарных документах есть ссылка с текущими условиями цены (например, «Цены и валюта» или строка с типом цен). Нажмите её, если нужно:

• 💰 выбрать тип цен, по которым подставятся цены в строки;
• 🧾 указать, включён ли НДС в сумму или начисляется сверху;
• 💱 сменить валюту документа для валютного договора.

Поменяли условие после заполнения строк — программа предложит пересчитать цены. Соглашайтесь, только если уверены: ручные цены перезапишутся.

Скрытые поля

Если нужного поля нет на экране, оно может быть свёрнуто в группу или выключено в настройке формы. Откройте Ещё → Изменить форму и включите видимость элемента. Настройка сохранится только для вас.

Табличная часть: товары, услуги, номенклатура

Табличная часть — список строк документа. В реализации это товары и услуги, в платёжной ведомости — сотрудники, в авансовом отчёте — расходы.

Три способа добавить строки

• ➕ Кнопка Добавить (или клавиша Ins). Создаёт одну пустую строку. Выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма посчитается сама.
• 📋 Кнопка Подбор. Открывает окно со справочником номенклатуры и остатками. Двойной щелчок по позиции — запрос количества, затем позиция попадает в корзину внизу окна. Когда закончили, нажмите Перенести в документ. Для накладной на 30 позиций это в разы быстрее, чем добавлять по одной.
• 🔁 Заполнение на основании. Если документ создан из счёта или заказа, строки переносятся из него целиком (подробнее ниже).

Номенклатура, которой нет в справочнике

В поле «Номенклатура» начните вводить название. Если совпадений нет, в выпадающем списке появится команда Создать. Откроется карточка новой позиции: заполните наименование, вид номенклатуры и единицу измерения.

⚠️ Не создавайте дубль. Сначала поищите по части слова и по артикулу. Две карточки «Бумага А4» и «Бумага А4 » с пробелом на конце дадут два разных остатка на складе.

Счета учёта в строках

В Бухгалтерии 3.0 у каждой строки есть счета учёта: для товара это обычно 41.01, для материалов 10.01, для доходов от реализации — субсчёт 90.01. Они подставляются из регистра «Счета учета номенклатуры», который открывается из раздела Справочники (группа товаров и услуг).

Если счёт подставился не тот, исправьте правило в этом регистре, а не в каждом документе. Тогда следующие документы заполнятся правильно.

Ввод на основании и копирование: как создать документ быстрее

Опытные пользователи редко создают документ с нуля. Два приёма экономят большую часть ввода.

Создание на основании

Откройте исходный документ, например счёт покупателю. Нажмите кнопку Создать на основании (значок с зелёной стрелкой) и выберите вид нового документа: реализация, поступление на расчётный счёт, приходный кассовый ордер .

Что вы получите:

• ✅ шапка и строки перенесены из основания;
• ✅ новый документ связан с исходным — связь видна в отчёте Структура подчиненности (кнопка в форме документа);
• ✅ меньше ошибок в суммах и контрагентах.

Типичные цепочки в Бухгалтерии 3.0:

Копирование

Для повторяющихся документов (ежемесячная аренда, абонентское обслуживание) удобнее копирование. Выделите прошлый документ в журнале и нажмите F9 или кнопку копирования в командной панели. Откроется новый документ со всеми данными, но без номера и с текущей датой.

Проверьте дату, период услуги в наименовании и сумму. Копия не связана с исходным документом.

Проведение документа и что попадает в регистры

У документа есть два состояния сохранения. Разница между ними принципиальная.

В журнале проведённый документ отмечен зелёной галочкой. Записанный, но не проведённый — значком без галочки. Помеченный на удаление — красным крестом.

Что такое движения

При проведении документ записывает данные в регистры. Это таблицы, из которых потом строятся отчёты:

• 📒 регистр бухгалтерии — проводки Дт/Кт, из него строится оборотно-сальдовая ведомость;
• 📦 регистры накопления — остатки товаров, взаиморасчёты, суммы для книг покупок и продаж;
• 📑 регистры сведений — разные данные, например, состояние счёта-фактуры.

Посмотреть движения можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа в форме (значок «Дт/Кт»). Откроется отчёт по вкладкам: проводки, налоговый учёт, прочие регистры.

Ручная корректировка проводок

В отчёте о движениях Бухгалтерии 3.0 есть флажок «Ручная корректировка». Он позволяет править проводки руками.

Отмена проведения и удаление

Отменить проведение можно в форме документа или в журнале: Ещё → Отменить проведение. Документ останется в базе, но его движения исчезнут.

Удалить документ сразу нельзя. Сначала его помечают на удаление (клавиша Del или Ещё → Пометить на удаление). Пометка снимает проведение. Физически помеченные объекты удаляются отдельной обработкой. В Бухгалтерии 3.0 она называется «Удаление помеченных объектов» и находится в Администрирование → Обслуживание.

Удаление помеченных выполняйте после резервной копии — восстановить удалённый документ без неё нельзя.

Печать, PDF и отправка документа контрагенту

Проведённый документ можно распечатать. Технически печать доступна и для записанного документа, но выдавать клиенту непроведённую накладную — значит получить расхождение учёта и бумаг.

Печать

1. В форме документа нажмите кнопку Печать.
2. Выберите форму: товарная накладная, акт, УПД, счёт-фактура, комплект документов.
3. Откроется окно предварительного просмотра. Перед печатью можно задать число экземпляров.
4. Нажмите Печать в окне просмотра.

Распечатать сразу пачку документов можно из журнала: выделите строки с Ctrl или Shift и нажмите Печать в командной панели списка.

💡 Если в печатной форме нужно что-то поправить разово (опечатку в основании, дополнительную строку), в окне просмотра включите режим редактирования. Изменения не сохранятся в документе и при следующей печати пропадут.

Сохранение в файл

В окне просмотра печатной формы есть кнопка сохранения (значок дискеты). Выберите формат: PDF для отправки, XLSX или DOCX, если документ нужно доработать вне 1С.

Отправка по почте и через ЭДО

• ✉️ Электронная почта. В окне печатной формы нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта). 1С сама сформирует вложение и подставит адрес из карточки контрагента. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись почты.
• 🔐 ЭДО. Если подключён электронный документооборот, в форме документа появляется кнопка ЭДО. Через неё документ отправляется в формате ФНС с подписью. Счёт-фактура в ЭДО подписывается только квалифицированной подписью.

Ошибки при создании и проведении документов

Ниже — сообщения и ситуации, с которыми приходят чаще всего. Нажмите на симптом, чтобы увидеть причину и решение.

Ошибка, о которой 1С не скажет

Документ, проведённый задним числом, не вызывает ошибки, но может сломать последующий учёт. Например, в марте вы добавили поступление товара в январь, когда январь и февраль уже закрыты процедурой «Закрытие месяца ». Себестоимость продаж за эти месяцы останется посчитанной по старым данным.

После правок в прошлом периоде перезапустите закрытие месяца за этот и последующие месяцы. В Бухгалтерии 3.0 для этого в форме закрытия месяца есть команда повторного выполнения операций.

Частые вопросы о создании документов