Как вести электронный авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии

Электронный авансовый отчёт в 1С — это тот же документ Авансовый отчёт, но собранный без бумаги: сотрудник подаёт заявление на выдачу денег в приложении, деньги уходят на корпоративную карту, а расходы подтягиваются из банковской выписки и распознанных чеков. Бухгалтеру остаётся проверить суммы и провести документ .

Работает это в 1С:Бухгалтерии 8.3. Ниже — порядок от настройки справочников до возврата остатка: где включить функциональность, как оформить выдачу средств, загрузить выписку , собрать авансовый отчёт, разобраться с НДС по чекам ККМ и закрыть расчёты с подотчётником.

Бумажный и электронный варианты дают одинаковые проводки. Разница — в подтверждающих документах: вместо подшивки чеков вы храните их сканы и данные из выписки прямо в базе.

Когда выбирают электронную схему. Она выгодна там, где подотчётников много, а трат по картам — десятки в месяц: ручной ввод каждой покупки съедает время, а выписка и распознанные чеки заполняют строки сами. При двух-трёх командировках в год смысла переходить мало — проще оформить бумажный отчёт. Корпоративная карта удобна при регулярных закупках и топливе; разовую покупку легче закрыть наличной выдачей из кассы.

Что включить и какие справочники подготовить

Прежде чем оформлять первый отчёт, проверьте настройки и заполните справочники. Это разовая работа.

🔧 Функциональность. В разделе Главное → Функциональность на закладке Банк и касса включите использование платёжных карт — без этого списания по корпоративной карте не с чем будет связать. Название флажка в вашем релизе может отличаться; ориентируйтесь на блок про платёжные карты и эквайринг.

👤 Подотчётные лица. Отдельного справочника нет: подотчётником выступает физлицо или сотрудник из справочника Физические лица (Сотрудники). Убедитесь, что у человека заполнены ФИО и, если выдаёте деньги на карту, реквизиты карты или счёта.

🏦 Корпоративная карта как банковский счёт. Карту заводят отдельным банковским счётом организации в справочнике Банковские счета. Тогда операции по ней попадают в выписку и не смешиваются с основным расчётным счётом.

📂 Статьи расходов и номенклатура. Заранее создайте статьи движения денежных средств для выдачи под отчёт и типовую номенклатуру (ГСМ, канцтовары, проживание), чтобы не заводить позиции вручную при каждом отчёте.

Заявление сотрудника на выдачу денежных средств

Электронная схема начинается с заявления. Сотрудник не приходит к кассиру, а оформляет запрос на выдачу денег заранее — с указанием суммы и назначения.

Канал подачи зависит от того, как у вас организован обмен с сотрудниками. Если подключён личный кабинет сотрудника , заявление приходит в базу само. Если нет — бухгалтер создаёт документ-основание вручную по служебной записке.

Логика выдачи под отчёт по действующему порядку кассовых операций:

• 💰 выдавать деньги можно на основании письменного заявления работника либо распорядительного документа руководителя;
• 📅 срок, на который выданы деньги, и дату возврата организация устанавливает сама;
• 🔁 жёсткого запрета выдавать новую сумму при незакрытом долге с 2017 года нет — но внутренним регламентом его часто оставляют.

Деньги считаются выданными под отчёт только после фактического перечисления или выдачи из кассы — само заявление проводок не делает.

В заявлении сотрудник указывает сумму, срок и цель расхода. Цель важна для статьи затрат: по ней бухгалтер поймёт, на какой счёт потом лягут траты. Если организация работает через личный кабинет сотрудника, одобренное руководителем заявление автоматически становится основанием для выплаты, и бухгалтеру не нужно восстанавливать бумажную цепочку. Отдельного распоряжения руководителя на каждую выдачу тогда не требуется — его роль выполняет электронное одобрение.

Срок, в который сотрудник обязан отчитаться, организация прописывает в учётной политике или отдельном приказе. Раньше действовало жёсткое правило «три рабочих дня», теперь срок устанавливает сама компания — но зафиксировать его письменно нужно, иначе налоговая может признать неотчитанные суммы доходом работника.

Выдача денег на корпоративную карту

Когда заявление одобрено, деньги перечисляют на карту сотрудника. Это обычное списание с расчётного счёта, но с нужным видом операции.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте документ Списание с расчётного счёта.
2. В поле вид операции выберите Перечисление подотчётному лицу.
3. Укажите подотчётника, сумму и статью расходов.
4. Проведите документ.

Проводка получится такая: деньги уходят с расчётного счёта и повисают долгом за сотрудником.

Загрузка и обработка банковской выписки

Расходы по корпоративной карте не нужно вбивать руками — они приходят в выписке. Платёжные операции загружают через прямой обмен с банком (DirectBank) или импортом файла.

Порядок обработки:

• откройте Банк и касса → Банковские выписки по счёту корпоративной карты;
• загрузите операции за период — каждая покупка станет отдельной строкой списания;
• для операций снятия и покупок проставьте вид операции и подотчётника, чтобы 1С понимала, что это траты под отчёт.

На этом этапе важно не путать два события. Загрузка выписки показывает, что сотрудник потратил деньги карты, но расход у организации ещё не признан. Признание расхода и НДС произойдёт позже — в самом авансовом отчёте, когда появятся чеки.

Как распознаются чеки. Сотрудник фотографирует бумажный чек в мобильном приложении или сканирует QR-код, данные уходят в базу. 1С запрашивает у ФНС полный состав чека по коду и подставляет наименования товаров, суммы и ставку НДС. Это снимает две рутинные задачи: ручной ввод позиций и проверку подлинности документа. Если чек не проходит проверку в ФНС, стоит уточнить его у сотрудника — к расходам лучше принимать только подтверждённые чеки.

Суммы по выписке и суммы по чекам должны сойтись. Расхождение обычно означает, что часть трат по карте сотрудник не подтвердил чеком, — такую сумму без первички в расходы принимать нельзя, она останется долгом за подотчётником до выяснения.

Заполнение документа «Авансовый отчёт»

Это основной документ схемы. Он собирает выданные суммы и фактические траты в один расчёт.

Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты и создайте новый документ. Выберите подотчётное лицо и дату. Дальше работаете по закладкам.

Закладка «Авансы»

Здесь указывают, какими документами выдавались деньги. Нажмите подбор — 1С покажет непогашенные выдачи под отчёт по этому сотруднику (списания на карту и РКО). Отметьте те, по которым отчитываетесь.

Закладки «Товары» и «Оплата»

На закладке Товары вносят приобретённые ценности и услуги: что купили, у кого, на какую сумму, по какому документу. Для материалов и ОС укажите счёт учёта, чтобы они оприходовались на склад.

На закладке Оплата отражают суммы, которыми сотрудник погасил задолженность организации перед поставщиком (например, оплатил ранее полученный товар).

Закладка «Прочее»

Сюда попадают расходы, которые не приходуются как номенклатура: проезд, проживание, суточные, услуги. Указывают счёт затрат (26, 44, 20) и аналитику.

Суточные отражают здесь же. В налоговом учёте есть необлагаемый лимит (по действующим нормам — 700 рублей в день по России и 2500 рублей за границей); сумма сверх лимита облагается НДФЛ и взносами. Если платите суточные выше нормы, разницу нужно будет провести по зарплатному учёту отдельно — в самом авансовом отчёте начисление НДФЛ не делается.

НДС и чеки ККМ в авансовом отчёте

Здесь чаще всего ошибаются. НДС по тратам подотчётника можно принять к вычету не всегда.

Правило простое: вычет НДС возможен, если есть счёт-фактура. На каждой закладке с суммами есть реквизиты СФ и флажок, что счёт-фактура предъявлена. Отметьте его и внесите номер и дату счёта-фактуры — тогда 1С сделает запись в книгу покупок.

Отдельная ситуация — чек ККМ с выделенным НДС, но без счёта-фактуры. Такое бывает при покупке в розницу.

Проводки по НДС, когда счёт-фактура есть:

Если подключена проверка чеков ФНС, 1С сама подставит ставку и сумму НДС из распознанного чека — это снижает риск ошибки в ставке.

Закрытие отчёта и возврат остатка

После заполнения закладок проверьте итог внизу документа. 1С покажет три суммы: получено, израсходовано и остаток (или перерасход).

Возможны три исхода:

• ✅ Потрачено ровно столько, сколько выдали — долг закрыт, дополнительных документов не нужно.
• 🔙 Остался остаток — сотрудник возвращает неизрасходованное. Наличными — через Поступление наличных (ПКО) с видом операции Возврат от подотчётного лица; на счёт — поступлением на расчётный счёт.
• ➕ Перерасход — организация доплачивает сотруднику. Оформляют выдачу наличных или перечисление, долг по счёту 71.01 обнуляется.

Проверить расчёты удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71.01 в разрезе сотрудников. Дебетовое сальдо означает, что за человеком висит невозвращённый долг, кредитовое — что организация должна ему возместить перерасход. Нулевое сальдо по подотчётнику означает, что он полностью отчитался.

Контролировать такие остатки стоит в конце каждого месяца, а не только перед отчётностью. Карточка счёта 71.01 по конкретному сотруднику показывает всю историю выдач и отчётов — по ней легко найти, какая именно сумма зависла и с какой даты. Это удобнее, чем поднимать отдельные документы.

Электронная схема не меняет учёт — она убирает ручной ввод и бумагу. Деньги по-прежнему висят на 71.01, расход признаётся авансовым отчётом, а НДС принимается к вычету только по счёту-фактуре. Автоматизация касается скорости, а не правил.