Заводим новую фирму в 1С:Бухгалтерии и ЗУП — все настройки

Организация в 1С заводится в справочнике «Организации». В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Главное → Настройки → Организации, в 1С:ЗУП 3.1 — Настройка → Организации. Нажимаете «Создать», выбираете вид (юридическое лицо или ИП), заполняете реквизиты — и дальше настраиваете учётную политику, счета, кассу и ответственных лиц.

Если в базе будет больше одной фирмы, сначала включите многофирменный учёт: Главное → Функциональность, флажок «Учёт по нескольким организациям». Без него поле «Организация» в документах просто не появится, и вторую фирму завести не получится.

Пути меню приведены для интерфейса «Такси» на платформе 8.3. Порядок одинаков для «чистой» базы и для демонстрационной: отличается лишь то, что в демо часть реквизитов уже заполнена, и её лучше не трогать, а завести свою организацию отдельным элементом.

С чего начать: реквизиты и режим учёта

До создания карточки держите под рукой учредительные документы: ИНН, КПП, ОГРН, коды статистики, реквизиты расчётного счёта, данные о системе налогообложения. Эти сведения заполняются один раз и попадают во все печатные формы — от счёта до декларации.

Какие сведения понадобятся:

• 📄 Регистрационные данные: ИНН, КПП, ОГРН (у ИП — ОГРНИП), дата регистрации.
• 📊 Коды статистики: ОКПО, ОКВЭД, ОКТМО. Их выдаёт Росстат, часть подтягивается автоматически по ИНН.
• 🏦 Банковские реквизиты: БИК и номер расчётного счёта.
• 🧾 Система налогообложения: решение по режиму принимается до начала работы.

Решите заранее два вопроса:

• 📌 Сколько фирм будет в базе. Одна — ничего включать не нужно. Две и больше — включите многофирменный учёт (см. выше) и продумайте префиксы.
• 📌 С какого момента ведёте учёт. С даты регистрации новой фирмы или переносите данные из другой программы на определённую дату. От этого зависит, нужен ли ввод остатков .

Если у фирмы есть обособленные подразделения на отдельном балансе, их заводят в справочнике подразделений и регистрируют в своих налоговых органах. Для простой структуры без филиалов этот шаг пропускаем.

Создание элемента в справочнике «Организации»

Откройте справочник и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От выбора зависит набор полей — у ИП нет КПП и уставного капитала, зато есть поля для сведений о предпринимателе.

Дальше два пути заполнения.

Автозаполнение по ИНН

Если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), введите ИНН и нажмите кнопку заполнения по ИНН. Сервис 1С:Контрагент подтянет наименование, адрес, ОГРН и КПП из базы ФНС. Это быстрее ручного ввода и снижает риск опечатки в реквизитах.

Заполнение вручную

Без интернет-поддержки заполняете поля сами:

1. Наименование — сокращённое и полное (полное идёт в официальные документы).
2. ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО, коды ОКВЭД.
3. Юридический и фактический адрес, телефон.
4. Префикс для нумерации документов.

После автозаполнения проверьте КПП и перечень ОКВЭД — для обособленных подразделений и некоторых видов деятельности их уточняют вручную. Наименование в карточке должно совпадать с уставом до символа: оно идёт в договоры и официальные документы.

После записи карточки в ней появятся ссылки на дополнительные настройки — учётную политику, банковские счета, подписи. К ним и переходим.

Система налогообложения и учётная политика

Это два разных блока, их часто путают.

Система налогообложения задаётся в Главное → Налоги и отчёты. Выберите режим:

Для УСН обязательно укажите объект налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы») и дату, с которой применяется режим. От этого зависит расчёт налога и книга учёта.

Для ИП в этом же блоке настраиваются фиксированные страховые взносы за себя — программа рассчитает их по году и напомнит о сроках уплаты. Ставки и льготы тоже берутся из настроек налогов, поэтому заполнить их нужно до начисления первых налогов и зарплаты.

Учётная политика по бухучёту настраивается отдельно — Главное → Учётная политика. Эти параметры опираются на ПБУ 1/2008 и применяются с начала года. Что здесь задаётся:

• способ оценки запасов при списании — по средней себестоимости или ФИФО;
• порядок учёта общехозяйственных расходов — относить на себестоимость продаж (директ-костинг) или распределять;
• метод начисления амортизации;
• применяемые ФСБУ и перечень создаваемых резервов.

Параметры выбираются один раз и фиксируются на весь год — менять их в середине периода нельзя. Поэтому режим налогообложения и учётную политику настраивают до ввода первого документа.

Банковские счета и касса организации

В карточке организации нажмите ссылку «Банковские счета» и создайте расчётный счёт. Введите БИК банка — остальные реквизиты (наименование, корсчёт, город) подтянутся из классификатора банков автоматически. Проверьте номер счёта: программа контролирует контрольную цифру и подсветит ошибку.

Один из счетов отметьте как основной — он будет подставляться в платёжные документы по умолчанию.

Касса — отдельный справочник: Банк и касса → Кассы. Создайте кассу для наличных операций, при необходимости укажите лимит остатка. Если фирма ведёт расчёты в валюте, заведите отдельные кассы по валютам.

• 💳 Расчётный счёт — для безналичных платежей и выписок банка.
• 💵 Касса — для приходных и расходных кассовых ордеров.
• 🏧 Эквайринг — настраивается отдельно, если принимаете оплату картами.

Банковские выписки удобнее не вбивать руками, а загружать: через файл обмена с клиент-банком или прямой обмен с банком, если он поддерживается. Эту интеграцию настраивают после того, как расчётный счёт заведён.

Лимит остатка кассы фирма устанавливает сама приказом. Субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать — тогда поле оставляют пустым, и сверхлимитного остатка не возникает.

Руководитель, главбух и другие ответственные лица

Подписи в печатных формах берутся из раздела «Подписи» (или «Ответственные лица») в карточке организации. Заполните минимум три роли:

1. Руководитель — директор, генеральный директор или сам ИП.
2. Главный бухгалтер — подписывает бухгалтерскую отчётность и первичку.
3. Кассир — подписывает кассовые ордера.

Для каждой роли указывается физлицо (или сотрудник) и дата, с которой он действует. Если руководитель меняется, не стирайте старую запись — добавьте новую с новой датой. Тогда документы прошлых периодов сохранят прежнюю подпись.

Что добавить при заведении фирмы в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП карточка организации создаётся так же — Настройка → Организации, — но кадровый и зарплатный учёт требует дополнительных настроек, которых нет в 1С:Бухгалтерии.

• 🗂 Учётная политика по зарплате. В карточке организации (раздел учётной политики и настроек) задаётся порядок отражения зарплаты в бухучёте, способ учёта резервов отпусков, правила пересчёта и округления сумм.
• 🏢 Регистрация в налоговом органе и СФР. Без регистрационных данных не сформировать РСВ , 6-НДФЛ и ЕФС-1.
• 👥 Сведения о сотрудниках и подразделениях. Структура подразделений и штатное расписание заводятся до начала расчёта зарплаты.

Если зарплата ведётся в отдельной базе 1С:ЗУП, а бухгалтерия — в 1С:Бухгалтерии, настройте синхронизацию между базами, чтобы проводки по зарплате переносились автоматически. Реквизиты организации в обеих базах должны совпадать до буквы.

Ввод начальных остатков при переносе учёта

Новой фирме, которая начинает деятельность с нуля, остатки вводить не нужно — учёт пойдёт с первого документа. Остатки нужны, когда вы переносите учёт из другой программы или начинаете вести базу не с момента регистрации.

Инструмент — Главное → Помощник ввода остатков.

1. Установите дату ввода остатков.
2. Выберите раздел учёта (основные средства , запасы, расчёты с контрагентами, деньги и т.д.).
3. Заполните документ «Ввод остатков » суммами и количеством по каждому счёту.

Дата ввода остатков — это последний день периода перед началом учёта (например, 31 декабря), а не первый день нового года. Ошибка в дате сдвинет все остатки на период и сломает баланс.

Помощник показывает остатки сгруппированно по разделам учёта, так что видно, по каким участкам данные уже введены, а по каким ещё пусто. Удобно заводить по одному разделу за заход и сразу проверять результат.

Остатки заводятся в корреспонденции со вспомогательным счётом 000. Когда всё введено верно, по счёту 000 не должно остаться сальдо — он должен «схлопнуться» в ноль. Если сальдо есть, значит актив и пассив не сошлись: ищите, где недобрали или перебрали сумму.

Остатки по бухгалтерскому и налоговому учёту вводятся вместе: в документе есть отдельные поля для сумм БУ и НУ. Если организация на УСН или ОСН с разницами, суммы могут отличаться — не копируйте вслепую одно в другое.

Типичные ошибки при заведении организации

Эти промахи всплывают уже в работе, когда что-то идёт не так в документах, поэтому проще проверить реквизиты сразу после заведения фирмы, чем ловить последствия при закрытии месяца.

• 🔴 Не включён многофирменный учёт. В документах нет поля «Организация», вторую фирму завести некуда. Решение — флажок «Учёт по нескольким организациям» в Главное → Функциональность.
• 🔴 Не задан префикс. Номера документов разных фирм пересекаются, в отчётах каша. Задайте уникальный префикс каждой организации.
• 🔴 Неверная дата настроек. Система налогообложения или учётная политика заданы не с той даты — проводки формируются по чужим правилам.
• 🔴 Ошибка в БИК или корсчёте. Платёжки уходят с неверными реквизитами банка. Вводите БИК и дайте программе подтянуть остальное.
• 🔴 Остатки на неправильную дату. Сальдо счёта 000 не закрывается, баланс не сходится. Дата ввода — последний день перед началом учёта.

Частые вопросы