Переход на новый год в 1С 8.3: что нужно сделать в базе

Отдельной команды «создать новый год», как это было в 1С 7.7, в версии 8.3 нет. База ведётся непрерывно: 1 января программа продолжает работать в той же информационной базе, остатки по счетам, взаиморасчёты и кадровые данные переходят сами. Создавать новый период и переносить сальдо вручную не нужно.

Вместо «создания года» на стыке декабря и января выполняют пять связанных задач: закрывают декабрь с реформацией баланса, обновляют производственный календарь , ставят дату запрета редактирования, проверяют нумерацию документов и в 1С:ЗУП готовят расчёт зарплаты к работе по новым лимитам. Ниже — что именно и где сделать в типовых конфигурациях БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11.

Нужно ли вообще «создавать год» в 1С 8.3

Короткий ответ — нет. В 8.3 одна информационная база хранит данные за все годы сразу. Регистры бухгалтерии, накопления и сведений ведутся нарастающим итогом, поэтому входящие остатки нового года — это исходящие остатки предыдущего. Перенос делать не требуется.

Путаница идёт от 1С 7.7, где каждый год заводили отдельной базой и переносили остатки специальной обработкой «свёртки». В 8.x этот механизм не используется. Если вы перешли с 7.7 и ищете, как «открыть год», — такой операции в 8.3 просто нет, это нормально.

Ввод начальных остатков через Главное → Помощник ввода остатков нужен только один раз — когда базу начинают вести с нуля посреди года. На стыке лет в рабочей базе помощник не трогают.

Если в январе кажется, что остатки «не перешли», проверьте две вещи. Первое — закрыт ли декабрь: без проведённого закрытия месяца часть сумм зависает на незакрытых счетах. Второе — период в отчёте: в оборотно-сальдовой ведомости легко оставить старый отбор по датам и увидеть пустые строки. Сами данные при этом на месте.

Закрытие декабря и реформация баланса

Главное действие в конце года — закрыть декабрь обработкой Операции → Закрытие месяца. В декабрьском закрытии к обычным операциям добавляется реформация баланса. Она запускается автоматически, отдельной кнопки искать не нужно.

Что происходит при реформации:

• 📕 субсчета счёта 90 «Продажи» закрываются на субсчёт 90.09;
• 📗 субсчета счёта 91 «Прочие доходы и расходы» — на 91.09;
• 📙 итоговый финансовый результат года переносится со счёта 99 на счёт 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)».

Проводка зависит от результата: прибыль — Дт 99 Кт 84, убыток — Дт 84 Кт 99. После реформации на счетах 90, 91 и 99 на 1 января не должно остаться развёрнутого сальдо по аналитике закрытого года.

Реформация идёт не первой операцией. Обработка «Закрытие месяца » выполняет шаги по порядку: сначала начисляет амортизацию и списывает расходы, затем закрывает счета затрат (20, 23, 25, 26, 44) на себестоимость и выручку, рассчитывает финансовый результат на счёте 90, определяет базу по налогу на прибыль — и только в декабре завершает всё реформацией баланса. Поэтому вручную «запускать реформацию» отдельно не нужно: она часть декабрьского закрытия.

Порядок закрытия важнее скорости. Сначала проведите все первичные документы декабря, затем перепроведите месяц, если меняли документы задним числом, и только потом запускайте «Закрытие месяца». Если программа подсветит ошибку красным — откройте её, устраните причину и перезапустите операцию. Частая причина незакрытого месяца — ручные проводки по счетам 90 и 91 или незаполненная статья затрат в документе: программа не понимает, куда отнести сумму.

Производственный календарь на новый год

Производственный календарь задаёт рабочие и праздничные дни. От него зависят расчёт зарплаты, отпусков, больничных и планирование в УТ. На новый год его нужно заполнить заранее.

В 1С:ЗУП календарь лежит в разделе Настройка → Производственные календари. Откройте календарь на нужный год и заполните его по умолчанию — программа проставит выходные и праздники по общим правилам. В бухгалтерии и УТ используется тот же общероссийский календарь.

Дальше — ручная проверка. Переносы выходных дней каждый год утверждает Правительство отдельным постановлением, и автозаполнение может не учитывать свежие переносы. Нерабочие праздничные дни перечислены в статье 112 ТК РФ, а конкретные переносы — в постановлении на соответствующий год. Сверьте праздничные и перенесённые дни вручную.

Проверьте и предпраздничные дни: по статье 95 ТК РФ рабочий день перед нерабочим праздником сокращается на час. В календаре такие дни помечаются отдельно, и от этой пометки зависит норма рабочего времени за месяц. Если организация работает по особому графику (сменному, суммированному учёту), общероссийский календарь — только основа: графики сотрудников настраиваются отдельно.

Дата запрета редактирования: фиксируем старый период

Чтобы случайно не изменить данные сданного года, после отчётности поставьте дату запрета. Настройка находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав, пункт «Даты запрета изменения».

Как настроить:

1. Включите флажок «Даты запрета изменения».
2. Выберите способ: общая дата для всех или отдельные даты по пользователям и организациям.
3. Укажите дату — 31 декабря закрытого года.
4. Запишите настройку.

После этого провести или изменить документ с датой закрытого года без снятия запрета не получится — программа выдаст предупреждение. Это защищает от «съехавшей» отчётности, когда кто-то правит прошлый период уже после сдачи баланса.

Запрет снимают временно, если нужна корректировка за прошлый год, а потом возвращают обратно. Право менять дату запрета есть не у всех пользователей — его выдают администратору.

Кроме запрета изменения данных есть отдельная дата запрета загрузки — она ограничивает приём документов из других программ и обменов задним числом. Для закрытия года обычно достаточно первой. Дату можно задать фиксированной (конкретное 31 декабря) или относительной — например, «конец прошлого месяца», чтобы запрет сам сдвигался каждый период и его не приходилось переставлять вручную.

Нумерация документов с нового года

В типовых конфигурациях нумерация документов — годовая: с 1 января счётчик сбрасывается и первый документ года получает номер 1 (или 0000-0001 в зависимости от формата). Это штатное поведение, настраивать его не нужно.

Если номера должны продолжаться сквозной нумерацией без сброса — это нетиповое изменение, которое задаётся в конфигурации. Без доработки в типовой базе номера с нового года начинаются заново, и это не ошибка.

Отдельного «файлового» или «клиент-серверного» порядка смены года не существует: нумерация и переход остатков работают одинаково в обоих вариантах. Разница между файловой и серверной базой проявляется только при проверке целостности — об этом ниже.

Чтобы не искать пункты меню наугад, вот где лежат ключевые операции перехода года в типовых конфигурациях:

В УТ 11 переход года тоже сводится к проверке производственного календаря и штатной годовой нумерации; закрытие месяца в УТ рассчитывает себестоимость, но реформации баланса там нет — бухгалтерский результат формируется в БП.

Переход на новый год в 1С:ЗУП

В зарплатном учёте стык лет заметнее, потому что многие показатели считаются нарастающим итогом в пределах календарного года и с января обнуляются автоматически.

Что программа пересчитывает сама с 1 января:

• 💰 совокупный доход для НДФЛ — отсчёт начинается с нуля, прогрессивная шкала применяется заново;
• 👨‍👩‍👧 предоставленные стандартные вычеты на детей — лимит дохода считается с начала года;
• 📊 база для страховых взносов и предельная величина — обновляются по значениям нового года.

Что проверить вручную:

1. Актуальны ли заявления на вычеты по НДФЛ — если сотрудник потерял право на вычет, снимите его.
2. Подтянулась ли новая предельная база по взносам — она приходит с обновлением конфигурации, отдельно вводить суммы не нужно.
3. Заполнен ли производственный календарь — без него январская зарплата посчитается неверно.

Остатки отпусков переносить не надо: они накапливаются непрерывно и доступны в январе так же, как в декабре. Это ещё одно отличие от старых версий, где остатки переносили вручную.

Если в организации применяется индексация заработка, проверьте, что её коэффициенты и дата вступления в силу заданы на новый год — от этого зависит средний заработок для отпускных и больничных в январе. А при расчёте первой зарплаты года имеет смысл открыть расчётный листок одного-двух сотрудников и убедиться, что НДФЛ считается с нуля, а не продолжает прошлогоднюю базу.

В конфигурациях без модуля зарплаты (УТ 11 без расчёта зарплаты, Розница) кадровых и зарплатных задач на переходе года нет — там актуальны только производственный календарь и нумерация.

Проверка базы после перехода на новый год

После закрытия года имеет смысл убедиться, что данные целы и остатки перешли корректно.

Проверьте учёт:

• Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость): сформируйте на 31 декабря и на 1 января. Исходящие остатки одного дня должны совпасть с входящими другого.
• Счета 90, 91, 99: после реформации по закрытому году на них не должно быть остатка, финрезультат — на счёте 84.
• Экспресс-проверка (Отчёты, группа «Анализ учёта»): укажите закрытый год и прогоните проверку — она найдёт типовые расхождения в учёте.

Проверьте техническую целостность через Конфигуратор → Администрирование → Тестирование и исправление информационной базы. Для файловой базы то же делает утилита chkdbfl.exe. В клиент-серверном варианте тестирование запускают так же через Конфигуратор.

Если после реформации сальдо на счёте 84 выглядит неверно, не исправляйте его ручной проводкой сразу: сначала найдите причину в декабре — чаще это незакрытые 90 и 91 или ошибка в учёте расходов. Ручная корректировка 84 поверх неверного закрытия только спрячет проблему, а отчётность останется некорректной.

Полный технический прогон раз в год делать не обязательно — он нужен при сбоях или перед крупным обновлением. Для обычной проверки перехода года хватает оборотно-сальдовой ведомости и экспресс-проверки.

Частые вопросы